Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Анализируйте полученные письма. Какие из них достигают цели, а какие нет? Что делает их эффективными?

• Основано ли письмо на фактах?

• Есть ли убедительные детали?

• Отражает ли текст квалификацию и статус отправителя?

• Владеет ли автор слогом?

• Какие письма вызывают желание пойти навстречу отправителю?

Linsey,

Предмет обсуждения

I am writing to confirm the changes you made on January 4, 2007, to Vector Order # 12BG591 for 12 reams of Unbleached Recycled Paper.

Изменения в заказе

We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping. We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of number 2 pencils and 1 electric sharpener.

Доставка

Because you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail.

Подтверждение доброй воли

Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches. Please let me know if there’s anything else we can help you with.

Большинство деловых людей теряются, когда речь идет о запятых. Почему? Запятые пугают – слишком много правил, слишком много исключений. Авторы, которые боятся запятых, не знают, что в деловой переписке используются стандартные фразы, которые не отличаются разнообразием. Поэтому правил, которые нужно выучить, не так много.

Поосторожнее с автоматической проверкой правописания. Некоторые текстовые редакторы настойчиво предлагают поставить после приветствия двоеточие. Однако это уместно лишь в официальных бумагах, например в юридических документах. В большинстве случаев лучше ставить запятую.

На письме это выглядит так: «January 4, 2007,», – если дата написана полностью. Но если указаны только год и месяц, запятая между ними не ставится: «January 2007».

Аббревиатура FANBOYS поможет вам запомнить слова, перед которыми ставится запятая, если они соединяют части сложного предложения: For, And, Nor, But, Or, Yet, So.

Запятая появится, к примеру, в таком предложении: «We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping».

В предложении «We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of pencils and 1 electric sharpener» запятая не стоит только перед союзом «and». Запятая, которая ставится (или не ставится) перед союзом «and», перед последним пунктом в списке, называется серийной запятой. Обычно ее используют, чтобы избежать разночтений. К примеру, в предложении: «We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of number 2 pencils, and black and white tape», – она отделяет последний пункт в списке.

Нередко придаточное предложение начинается словами «although», «because», «since», «when» или «if». Например: «Since you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail».

Вводные предложения могут начинаться с ing-овых форм: «Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches».

Представьте, что вы получили письмо об изменении заказа… без названия продукта. В это трудно поверить, но нередко в письмах, касающихся размещения, изменения, подтверждения, задержки или отмены заказов, люди забывают указать главное. В таких случаях следом за первым письмом приходится слать второе, чтобы сообщить то, что упущено вначале. Не спешите отправлять письмо. Проверьте, есть ли там все необходимые сведения: название продукта, число единиц, номер подтверждения заказа, отгрузочные данные, адрес доставки и даты. Для таких писем лучше иметь готовый шаблон.

Правила употребления прописных букв в электронной переписке и бумажных письмах одинаковы. Даже если вам кажется, что строчные буквы избавят вас от лишних хлопот, не поддавайтесь соблазну. Это не пойдет в плюс вашему деловому имиджу. А текст, сплошь напечатанный большими буквами, равносилен гневному крику.

Правильное употребление заглавных букв показывает, что вы владеете пером. Вы даете адресату понять, что умеете правильно писать по-английски. И это действительно так. Это умение совершенствуется, когда вы читаете газеты, книги или отредактированный текст на веб-сайтах. Даже если вы не отслеживаете каждый языковой нюанс, ваш мозг исправно обрабатывает поступающие сигналы, когда вы читаете качественную прозу. Он неутомимо накапливает знания, и вам остается лишь научиться применять их осознанно.

Прописные буквы связаны с авторитетом – они нужны для выделения важных или конкретных вещей. Обычные слова пишутся с маленькой буквы. Прописная буква – дань уважения уникальным свойствам того или иного объекта.

Вдумайтесь, к примеру, чем отличается «Through-Screen Security Camera» от «Through-screen security camera» (или даже «through-screen security camera»). Какой вариант выглядит более официальным? Более внушительным? Какая камера будет работать лучше? Какая надежнее всех остальных? Какую из них вы бы выбрали при покупке?

Заглавные буквы не просто привлекают внимание и подчеркивают значимость. Они играют роль смысловых подсказок, которые помогают адресату просматривать текст. Мозг еще не успел распознать слово, а заглавная буква уже посылает ему сигнал. Внимание, говорит она, здесь находится информация особого свойства.

Используйте прописные буквы как положено: в именах людей, наименованиях продуктов, заголовках и географических названиях. Если вы не знаете, нужна ли прописная буква, найдите сомнительное слово в других текстах: в переписке, рекламных проспектах, на этикетках или в Интернете.

Anselm,

Предмет обсуждения

Vector, Inc. is seeking bids for redecoration of the Executive Sales Offices in Hawthorne, New Jersey.

Требования

This redecoration includes:

• 5 shared offices

• 7 private offices

• 1 executive office

• 1 executive office reception area

• 1 small meeting room

• 1 conference room

• 1 main reception area

• 1 staff room

Условие 1

Because the company is in full global expansion, we want our business interior to reflect our global outlook in both color and materials. The message we want to send is: international.

Условие 2

We also want to send a strong ecological message. Please note: We will not accept products that are in anyway associated with environmental hazards in the production, manufacturing or maintenance of materials.

Сроки

The deadline for bids is June 12, 2007. Detailed specifications are attached.

Подтверждение доброй воли

Feel free to contact me if you need more information.

Этот знак препинания – быстрый и удобный способ выделить важные детали. Двоеточие делает текст более доходчивым и лаконичным.