Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Аргумент 1

Vector’s reconciliated accounts present a strong case for extending the line to 50K. While in the short term, the debt ratio will temporarily increase, so will the margins.

Аргумент 2

By May 2008, our debt-to-equity ratio will reflect gains from joint marketing agreements as well as amendments in factors of production. The extended line allows Vector to capitalize on opportunities while reducing accrued expenses. The full financial statement is attached.

Выгодное предложение

As Vector expands existing operations in Central and South America, it will open new markets for Lumina Corp. I look forward to discussing the details of these incentives over the phone prior to our meeting. Please e-mail me your availability.

Подтверждение доброй воли

I am always available to provide additional information.

Любой текст рассказывает правду об авторе. Читая одно письмо, вы чувствуете искренность отправителя, читая другое, понимаете, что вас пытаются провести. Указать конкретные слова, фразы или мысли, которые говорят об этом, бывает трудно, а порой невозможно.

Это объясняется тем, что достоверность сказанного оценивается не по отдельным словам или формулировкам. Зачастую она проявляется неявным образом на более высоком уровне: в общей структуре текста, в манере изложения. Иными словами, здесь важнее не анализ, а синтез.

Когда вы пишете e-mail, особенно если речь идет о сложном и важном письме, соберитесь и постарайтесь показать себя с лучшей стороны. Если вы делаете это через силу, чуткий адресат сразу заметит это. Если вы убеждены, что на вашу просьбу ответят отказом, скорее всего так и будет.

Поскольку рациональное начало – логика, объективность и эмпирические данные – играет важную роль в сфере бизнеса, ваше главное оружие – грамотные аргументы. Излагайте факты последовательно, один за другим. Постепенно наращивайте темп наступления. Ближе к концу приведите решающий довод. Формулируйте мысли четко и ясно, не давайте воли чувствам. В этом случае независимо от результата вы будете знать, что сделали все возможное.

В деловой переписке предпочтительны простые глагольные формы. E-mail – прагматичный жанр: отправитель пишет адресату с определенной целью. Здесь ни к чему литературные изыски и сложные обороты, принятые в бумажных письмах. Чтобы изложить суть дела или изменить условия контракта, не нужны сложные времена с пугающими названиями.

Золотое правило электронной переписки: использовать простейшие глагольные формы. Почему? Потому что многие авторы излишне усложняют фразы, выбирая неправильное время глагола. Чаще всего эту ошибку совершают те, кто не очень уверенно владеет письменной речью или говорит на нескольких языках.

Разные варианты – «Vector is being restructured», «Vector has restructured», «Vector has been restructured», «Vector will be restructured», «Vector will be restructuring», «Vector will have been restructuring», «Vector will be being restructured», «Vector will have had restructuring» – имеют разный смысл и уместны в разных ситуациях. Но большей частью сложные глагольные формы в электронной переписке лишь засоряют текст.

Три самые употребительные формы настоящего времени в деловой переписке это: 1) простое настоящее (simple present): «Vector requires a credit extension»; 2) настоящее продолженное (simple present progressive): «Vector is restructuring» – глагол to be + причастие (с окончанием -ing; 3) формы, образованные с помощью модальных глаголов: «Vector will open markets». Эти времена выполняют основную работу, порой заменяя прочие более сложные конструкции. Другие глагольные формы следует использовать лишь в тех случаях, когда без них не обойтись.

Та же тенденция прослеживается и в прошедшем времени: предпочтение отдается простому прошедшему (simple past tense). Сообщить о том, что Vector провела реструктуризацию, лучше так: «Vector restructured», чем так: «Vector has had restructuring». То же самое относится и к другой паре вариантов: «Vector required credit» смотрится лучше, чем «Vector had been requiring credit». Первая фраза получилась более динамичной и краткой.

Простые понятные глагольные формы требуют от вас меньше усилий и делают текст более доходчивым и изящным. Фразы становятся короче, легче и энергичнее. А вы получаете дополнительный бонус: ваша речь делается более уверенной и смелой.

Следите за тем, чтобы в письме не было повторений: к одной и той же мысли обычно возвращается тот, кто не уверен в себе.

Употребляйте усилительные слова по минимуму. «It was an important concession» звучит внушительнее, чем «it was a very important concession» или «very, very important concession».

Будьте осторожны с превосходной степенью. «One of the most interesting outcomes» звучит лучше, чем «the most interesting outcome». Не переборщите с крайностями – подобный тон вызывает сомнения.

Не переусердствуйте, растолковывая одно и то же разными способами, – так вы рискуете обидеть адресата. Не забывайте, что e-mail требует краткости.

По возможности избегайте слов «really», «so», «very» и им подобных. Они придают тексту эмоциональную окраску, а значит, не годятся для деловой переписки.

Mick,

Предмет обсуждения

Thank you for your e-mail of Sept. 21, requesting an extension of Vector’s credit line. The request for 50K is likely to be approved in the future, provided:

Список условий

• variance figures meet threshold requirements of 7M

• products and operations diverge shared lines

• weighed capital is at 10 percent of the 15M marker

Отказ

As present, the financial report is far from transparent. Lumina cannot accept greater exposure without a better idea of what we’re dealing with.

Подтверждение доброй воли

Please give me a call if you want to discuss this further.

Поскольку бизнес опирается на взаимоотношения, люди стремятся поддерживать и упрочивать деловые связи. Возможно, вы еще не раз встретитесь с тем, с кем переписываетесь по электронной почте.

Каким вы хотите остаться в памяти адресата? Собранным, вежливым и тактичным или грубым и бесцеремонным?

Оставьте дверь открытой. Если вам нужно отказать адресату, сделайте это в корректной форме. Правильная подача помогает смягчить даже самые неприятные новости. Опытные предприниматели знают: то, что на первый взгляд кажется поражением, может обернуться возможностью.

Отказ, как и согласие, редко бывает безоговорочным – и то и другое зависит от обстоятельств. Если коммерческие факторы меняются, меняется и решение. Вместо того чтобы сказать: «This wasn’t good enough» или «That wasn’t right», – объясните адресату, какие требования он должен выполнить, чтобы достичь цели. Если вы покажете ему, к чему стремиться, мяч снова будет на его стороне.

Один из самых простых и удачных способов привлечь внимание к информации – представить ее в виде маркированного списка. Он выделяется на фоне остального текста, а двоеточие после заголовка придает ему официальный оттенок. Благодаря этому список сразу притягивает взгляд.