Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Двоеточие ставится перед перечнем позиций. Например: «This redecoration includes: 5 shared offices, 7 private offices, 1 executive office, 1 executive reception area, 1 small meeting room, 1 conference room, 1 main reception area, 1 stock room, and 1 staff room».

Ставя двоеточие, вы словно сдергиваете кусок бархата, открывая на всеобщее обозрение приз. Раздается воображаемая барабанная дробь… Двоеточию предшествует пауза – совсем крохотная, – но ее достаточно, чтобы привлечь внимание к тому, что будет сказано далее. Например: «The message we want to send is: international».

Такое двоеточие вводит новую мысль и заставляет обратить на нее внимание. В письме, приведенном выше, есть и такой пример: «Please note: We will not accept products that are in anyway associated with environmental hazards in the production, manufacturing or maintenance of materials».

Двоеточие после «please note» – лишь один случай из многих. В электронной почте используется масса подобных оборотов. Все они лаконичны, выразительны и отлично вписываются в e-mail-стиль.

Look: I would like to discuss this further…

Consider the problem: Vector has exceeded targets in sales, but…

Stop: This line of action will only complicate the situation…

Wait: Let’s hold off on this decision until…

OK: Let’s reconsider our position in the next draft…

Here’s why: The meeting resulted in a new strategic marketing campaign…

That’s true: We are in a period of belt-tightening…

No way: You’ve misunderstood their intentions…

Feel free to contact me if you need more information…

I’d be happy to supply additional information…

If you’d like to discuss the project in detail, please phone me at…

If you need more information, please contact me at…

Please get back to me for more information…

Please don’t hesitate to contact me regarding this project…

Please give me a call and we can discuss the details.

Please let me know if I can provide more information.

Please contact me with any questions you might have.

Плагиат – серьезное правонарушение. Плагиатор выдает чужие идеи или работы за свои, обычно ради наживы. Он использует чужую интеллектуальную собственность без разрешения автора и выплаты соответствующих компенсаций.

Если вы взяли приветственную речь, составленную другим человеком, и скопировали ее, поставив под ней свое имя, вы совершили плагиат. Если вы взяли готовую речь и переписали ее своими словами, изменив формулировки и структуру текста, – это не плагиат. Это подражание.

Joyce,

Предмет обсуждения

Yesterday, May 15, I received the April e-invoice from Interior Green (please see attached). This invoice is incorrect.

Ситуация

As I discussed yesterday with your associate, Braunwyn Michaels, Interior Green is no longer caring for the balcony gardens in the Vector executive offices. We have replaced annuals with succulents that do not require regular gardening maintenance. Vector notified Interior Green regarding the termination of the service contract on March 23 (see note below). We will, however, continue to use your services for the entry garden and atrium.

Исправление

Please revise the billing statement by removing one month of balcony maintenance and send me a cancelled invoice.

Подтверждение доброй воли

Thank you for your prompt attention to this matter.

Слово «please» украшает текст, если используется к месту. Это знак уважения к адресату и намек на то, что отправитель тоже заслуживает уважения. Учтивый тон настраивает людей на позитивный лад, и это касается как бизнеса, так и других сфер. Мы ведь не полные идиоты.

«Please» посылает сигнал о том, что отправитель не просто любезен, но обучен хорошим манерам. Чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем важнее становятся ваши социальные навыки.

Руководители высшего звена любят общество себе подобных. Если вы хотите влиться в их ряды, следуйте их примеру. И не только в бизнесе. Наблюдайте, как они одеваются, едят, разговаривают, что делают в свободное время и особенно как они пишут письма подчиненным.

Воспитанный человек, уверенный в себе, всегда вежлив. Тот, кто сомневается в своих возможностях, либо перебарщивает с любезностью и ведет себя раболепно, либо вовсе отбрасывает условности. Слово «please» работает на ваш авторитет.

Слишком много «please» в коротком письме делают его тон заискивающим. Ваш текст должен источать уверенность и силу, а не робость и смирение. Тот, кто без конца повторяет «please», напоминает нищего, который просит милостыню.

Порой достаточно одного «please» в первой фразе, чтобы задать верный тон всему письму.

К примеру, если употребить «please», отдавая первое распоряжение («please see the attached e-invoice»), можно опустить его в дальнейшем («see note below»).

Порой «thank you» выражает искреннюю признательность, а порой помогает заставить других выполнить ту или иную задачу. Люди любят, когда их благодарят за работу. Если вы заранее скажете адресату спасибо, скорее всего он пойдет вам навстречу. Или как минимум хорошенько подумает, прежде чем поступить иначе.

Будьте осторожны с вложениями. Скажем откровенно: не все они одинаково важны. Без некоторых вполне можно обойтись. Одни вы открываете, потому что они нужны для работы. Другие – когда у вас есть время. А третьи удаляете, не читая.

Чтобы адресат открыл вложение – а может быть, даже распечатал и прочел его, – нужно убедить его сделать это. Иначе люди будут воспринимать ваши вложения как незваных гостей, которые доставляют лишние хлопоты.

В действительности вы уже знаете, как это делается. Нужно упомянуть вложение в теле письма, например так: «The attachment shows the latest figures», – или так: «Please see attached». Каждое вложение требует отдельного упоминания.

Уведомлять о вложении следует в конце – в конце предложения, абзаца или письма. Просить адресата посмотреть вложение в середине фразы – все равно что отвечать на телефонный звонок во время киносеанса. Это раздражает. Это мешает чтению. Это сбивает с мысли.

Многие люди дублируют содержание вложений в письме. Не делайте этого. Достаточно кратко передать общий смысл вложенного документа. Если вы дословно повторяете его текст в письме, вложение теряет смысл.

Вложение не конкурирует с письмом. Вложение не заменяет его. Вложение дополняет текст письма.

Высокая скорость связи заставляет людей торопиться. Но когда речь идет о e-mail, лучше притормозить. Не жалейте времени на работу над текстом – эти усилия непременно принесут плоды. Помните, в сообщении, написанном в спешке, обычно остается немало ошибок.

Cris,

Предмет обсуждения

As you know, Vector, Inc. is restructuring to mutually benefit our longstanding business relationships with Lumina Corp. For the same reason, Vector requires credit extension.