Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Когда вы сообщаете о чьем-то повышении в должности, у собеседника возникает вопрос: «Почему этот человек получил назначение?» Рассказывая, как он продвигался по службе, опишите его опыт в обратной хронологии. В этом случае последняя должность воспринимается как закономерный итог прежних достижений.

Расскажите об образовании и квалификации нового сотрудника, начиная с настоящего момента. Каждое предложение должно вытекать из предыдущего. Новичок получил место не просто так. Раньше он занимал должность W, где достиг X. До этого он работал Y. А еще раньше Z. Повествование ведется от настоящего к прошлому: это помогает сделать акцент на результатах. Главную роль в цепочке играют последние события.

Вопрос «как» предполагает описание процесса, а значит, требует рассказать о событиях по порядку и показать, что одно вытекает из другого. Хронология определяет последовательность этапов, причинно-следственная цепочка увязывает их между собой. Первая укладывает кирпич к кирпичу, вторая служит строительным раствором.

Хронология и причинно-следственные связи описывают процесс разными способами и дают разные результаты. Хотя оба метода позволяют уяснить суть происходящего, хронология более нейтральна. Читатель может истолковать процесс на свое усмотрение. Причинно-следственная цепочка не оставляет такого шанса: события связаны между собой и закономерно приводят к конечному результату.

Есть два основных подхода к описанию объекта или места. Мы либо начинаем с общей картины, а потом переходим к деталям, либо поступаем наоборот. Если вы хотите описать упаковку для кукурузных хлопьев, можно начать с ее размеров, а закончить описанием картинки, где изображены дети, с аппетитом поедающие завтрак. Или сделать все наоборот и начать с подробностей.

Выбрав второй путь, описывайте объект последовательно, двигаясь по часовой стрелке, против часовой стрелки или по воображаемой координатной сетке. К примеру, если вам нужно описать структуру веб-страницы, начните с шапки, затем перейдите к левой колонке и двигайтесь вправо.

Какой бы метод вы ни избрали, всегда придерживайтесь определенной пространственной логики.

Представляя нового торгового представителя, помните: адресат расстроится, узнав, что лишился хорошего партнера. Он может встретить изменения в штыки и невзлюбить новичка. Он может беспокоиться, что щекотливые моменты, улаженные ранее, будут забыты. Поэтому постарайтесь убедить адресата, что его интересы не пострадают.

Успокойте его, рассказав ему о достоинствах новичка. Ваш виртуальный собеседник почувствует облегчение, когда поймет, что будет работать с профи, чутко реагирующим на его проблемы.

Xi,

Предмет обсуждения

I was among the many fans at your presentation last week, “Wired for Green,” at the Vector, Inc. annual IT Conference. Given how accomplished you are in person, I was surprised to see how ineffective the copy is in your “Wired for Green” brochure.

Бесплатный бонус

I’ve taken the liberty of attaching a new version of the “Wired for Green” brochure – not because I want to point out the weaknesses of the original, but because I want to show you how much better the brochure can be. Ideas as impressive as yours require impressive prose, too. They need to be written as carefully as they were developed. And they should compliment your powerful visuals with the same level of intensity and rigor.

Предложение

As a freelance copywriter with a background in social psychology, I specialize in using words to elicit specific responses in readers. My clients include several Fortune 500 groups. I am particularly drawn to your work because you bring to the business world an intuition for trends that is rare and vital. I believe I could help you improve your promotional tools and written communication style.

Подтверждение доброй воли

I am eager to know what you think of the attached version of “Wired for Green.” I’ll give your office a call this week to see if we can find a time to meet.

Выйдя на контакт с будущим заказчиком, постарайтесь убедить его, что у вас есть все основания продолжить общение. Для этого вам пригодятся конкретные сведения о его бизнесе и достижениях. Если человек почувствует, что вы подготовились к разговору, он поймет: вы не из тех, кто теряет время попусту.

Ваша задача – не указать на серьезные промахи, а обратить внимание на перспективы роста и развития. Как правило, неожиданные критические замечания, особенно конструктивные, вызывают у людей интерес. Критикуя недостатки, преподносите их не как проблемы, а как возможности. Будьте откровенны, опирайтесь на факты и постарайтесь ограничиться общими замечаниями. Если переборщить с деталями, можно показаться придирой или занудой. Все мы знаем, что к таким людям не прислушиваются, их предпочитают игнорировать.

Нет ничего убедительнее фактов. Если у вас есть продукт, который адресат может увидеть своими глазами, – это отличная наживка. У него нет причин отвергнуть ваше предложение – во всяком случае, найти такие причины будет нелегко.

Если человек принял ваш подарок – или хотя бы задумался о такой возможности, – он почувствует, что должен что-то взамен. Здесь начинает действовать правило: услуга за услугу. В обществе не принято схватить и бежать без оглядки. Человеку захочется отблагодарить вас, сделав вам приятное.

Потенциальным заказчикам интересны факты: ссылки на проекты, имена клиентов, рекомендации незнакомых людей и даже сухая статистика. Такие сведения создают иллюзию объективности и бывают весьма убедительны. Легко сказать: «Мне не нужен ваш продукт», – если вам просто предлагают заключить сделку. Куда труднее отклонить предложение, если этот продукт используют те, кого вы уважаете, или сотни людей говорят, что он сделает вашу жизнь более счастливой и плодотворной.

Если просить слишком много, можно лишиться доверия. Профессионалы знают: бизнес строится постепенно, шаг за шагом. Ваша цель на первом этапе – заинтересовать адресата и договориться о встрече. А во время беседы постарайтесь получить контракт или заключить сделку. Не пытайтесь решить все вопросы в первом письме – раскрыв карты раньше времени, вы проиграете.

Ваша задача – увлечь клиента, а не манипулировать им. Разожгите его любопытство, завладейте его вниманием, польстите его самолюбию. Но делайте это осторожно и ненавязчиво. Чрезмерный напор, особенно на первых этапах продажи, сведет ваши шансы к нулю.