Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Оставьте адресату пространство для маневра, но не покидайте его территорию. Пообещайте, что в ближайшие дни позвоните ему или напишете вновь. Дайте ему понять, что ваши слова не расходятся с делом. Демонстрируя ответственность, вы демонстрируете профессионализм. Даже если ваш коммерческий призыв не приведет к заключению сделки, вы сможете завязать новые деловые контакты и в конечном итоге продать свой продукт.

I’ll call you soon…

I’ll give your office a call this week…

I’ll be in touch in the coming days…

I’ll follow up this e-mail with a phone call…

I’ll contact your office this week for an appointment…

I’ll send you an e-mail later on in the week to see if…

Dear Human Resources Manager,

Предмет обсуждения

As manager of Go Organic, I would like to extend a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes to all full-time Vector, Inc. employees. The offer is good through end-2007.

Краткое описание продукции

Go Organic specializes in light, gourmet meals prepared in our kitchens using products from Grow Organic farms. All our foodstuffs – fruits, vegetables, nuts and grains – are grown in biodynamic fields free of artificial pesticides and herbicides. Our livestock roam in fenced-in terrain, nourished on traditional feeds. Grow Organic oils and wines are of the highest qualities, renown as much for their taste as for their nutrients.

Подробная характеристика продукта

Each Gourmet Lunchbox features a main-course salad accompanied by grain or bread, with a raw or prepared fruit dessert. Vegetarians might prefer the lemon-squash salad with basil quinoa and sautéed bananas, while others might choose the roasted chicken accompanied with walnut and spinach salad, with cornbread and fresh berries.

Ассортимент

With 14 Go Organic Lunchboxes to choose from, there’s an organic gourmet combination to suit every palette. We also have a full range of sandwiches, snacks and juices, each made on-site with our own Grow Organic ingredients.

To receive a 10%E discount, Vector, Inc. employees must present a current employee ID. We are open 24 hours – and of course, we deliver. If you have any questions on our offer, feel free to contact me at Go Organic, Wilson branch: 716–235–9897. Or visit our Website at www.go_organic.com.

Подтверждение доброй воли

I hope to see you soon!

Правильное распределение смысловой нагрузки делает предложение отточенным и изящным. Что такое смысловая нагрузка? Если мы нагружаем машину, нужно положить самые тяжелые вещи вниз, те, что полегче, – сверху, и проследить, чтобы груз не закрывал обзор. Не стоит укладывать на дно стеклянную посуду и ставить на нее коробки с книгами.

При распределении смысловой нагрузки происходит нечто подобное. Вы должны структурировать предложение так, чтобы оно содержало всю необходимую информацию. В распределении информации есть своя логика. Вам не нужны предложения, которые удивляют или озадачивают. Вы должны писать так, чтобы получатель прочел письмо, не спотыкаясь о неуклюжие конструкции и не гадая, что хотел сказать автор.

Как вам нравится такая фраза: «Gourmet Lunchboxes are being discounted at 10 % by Go Organic for all full-time employees of Vector, Inc.»? Громоздко и несуразно, верно? Причина этого – неудачный порядок слов. Дело портит пассивная форма глагола – «are being discounted».

А теперь взгляните на другое предложение: «I would like to extend to all the full-time employees of Vector, Inc. a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes». Оно звучит куда лучше: здесь сразу видны подлежащее, глагол в активной форме и важная информация, которую несут второстепенные члены предложения. Но порядок второстепенных членов не идеален.

И наконец, последний вариант: «I would like to extend a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes to all full-time Vector, Inc. employees». В этом случае смысловая нагрузка распределена в полном соответствии с правилами английского языка: I (подлежащее) + would like to extend (активный глагол в вежливой форме) + a 10 % discount on Gourmet Lunchboxes (прямое дополнение) + to all full-time Vector, Inc. employees (косвенное дополнение).

Первым делом найдите подлежащее и поставьте его в начало предложения. Подтяните к нему глагол. Затем добавьте к этой конструкции дополнение. Сначала идет прямое дополнение (объект, на который направлено действие, переданное глаголом). За прямым дополнением следует косвенное (ему часто предшествует предлог).

Активная форма глагола бодрит. Пассивная наводит скуку. В большинстве случаев пассив – это табу. Он делает фразы тяжелыми и запутанными.

Как опознать фразы с пассивной формой глагола? Их основные признаки – подлежащее не совершает действие, а подвергается воздействию; глагол to be и предложные обороты со словами by или in в конце.

«The discount was offered by the manager» – пассивная форма. «The manager offered the discount» – активная. «A salad is being featured in the Lunchbox» – пассивная. «The Lunchbox featured a salad» – активная.

Разумеется, иногда без пассивной формы не обойтись, но такие случаи редки. Общее правило: всегда старайтесь заменять пассивные формы активными.

Осваивая новую позу на занятиях йогой, вы понимаете, что это нелегкое дело. Поначалу тело с трудом принимает новое положение, но с каждым разом вам становится легче. И наконец наступает день, когда вам удается достичь совершенства. А со временем выполнение каждого упражнения доводится до автоматизма.

То же самое относится к писательскому мастерству. Сначала кривая обучения круто взмывает вверх. Потом движение вперед замедляется. Но если вы твердо решили добиться конкурентного преимущества, ваши усилия окупятся. Вам станет легче. И мало-помалу вы доведете свои навыки до автоматизма.

Frank, Allen, Joanne,

Предмет обсуждения

As key members of Research and Development at Vector, Inc., you know just how prevalent electronic emissions are in the workplace. You also know electronic emissions are becoming an important public health issue. And you are probably aware of evidence that continued exposure to LANS reduces worker productivity.

Потребность в продукте

Methods for monitoring electronic emissions (E-E) in the workplace are expensive and cumbersome. Many companies postpone purchasing an E-E monitoring system – even at the risk of employee health.

Продукт-решение

With the introduction of the Zyztem Electronic Emissions Reader – EER, for short – that situation is changing. The EER is portable, affordable and accurate. The size of a paperback book, the EER discretely sits on a desk, providing a continual read-out of emission levels. This information is stored in a memory stick with easy interface.

Применение продукта

Because EER provides companies with the information they need to protect worker health, it helps maximize worker productivity. An accurate E-E monitoring system allows employers to pinpoint peak emissions in order to reroute services to less congested posts.

Логистика

The EER specs are attached. For more information, please feel free to consult our Website at: www.zyztem.com.

Подтверждение доброй воли

Thank you for your time and attention.

Самый простой и быстрый способ привлечь внимание адресата – воздать должное его профессионализму. Придумайте две-три фразы примерно такого рода: «You know X. And you know Y. And you are probably aware of Z». После этого польщенный адресат скорей всего будет читать ваше послание с интересом.