Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Вопросы помогают подчеркнуть, что между отправителем и адресатом сложились определенные отношения. Если кто-то задает вопрос, есть тот, кто на него отвечает. Автор может подчеркнуть связь «you-I» с помощью местоимений. Если он задает вопрос: «Have you heard about the recent nanotech innovation?» – кажется, что он обращается к адресату. Здесь, как и в других случаях, местоимения «you» и «I» делают текст более теплым и человечным. Это не просто обезличенный набор слов на экране. Это диалог отправителя и адресата, обмен мнениями между двумя собеседниками.

Вопрос может стоять в строке темы. Или в начале абзаца. Он может служить заголовком – в этом случае он не только структурирует текст, но и помогает пробудить интерес. Вопрос в конце текста – это эффектный финал.

Please know that we value your comments and suggestions…

Please know that your feedback means a lot to us…

Meeting your business needs is our priority…

Thank you for your continued support…

We are grateful for your loyalty…

We appreciate your interest and support…

We are pleased to number you among our valued clients…

Your business is very important us, both now and in the future…

Когда вы приходите в гости, вам приятно, что хозяева с улыбкой встречают вас у порога, провожают в гостиную и предлагают напитки и угощение. Вы с удовольствием выбираете местечко поудобнее и наслаждаетесь беседой с друзьями.

Вряд ли вы почувствуете себя желанным гостем, если вам придется самому открыть дверь, отыскать гостиную и освободить себе место на диване, отодвинув груду грязного белья. Трудно назвать прием теплым, если хозяевам нечем вас угостить или во время вашего визита они без умолку болтают по телефону.

Представьте, что адресат – ваш гость. Если текст легко читается, удобен для просмотра, формулировки точны и не сбивают с толку, человек чувствует, что о нем позаботились. Если письмо написано плохо, получатель ощущает пренебрежение… или просто злится.

Hey Girls,

The E-Hotels marketing survey, recently completed, is in the process of being analyzed by the team here at Vector, Inc. as you’ll see in the results in the executive summary and full report, which are going to be sent to you soon.

In conclusion, the E-Hotels Survey is below our expectation, as we will be discussing at Heathrow. Of course the data are being gone through to get at whatever is of use.

The vendor Real People was not apparently being supervised as well as we had hoped by our in-house delegate so that the questions are not ideal. We got a lot of data but not the exact information that we were looking for though some of it is useful.

The coming days I’ll be setting up a conference call so we can discuss.

Общий вид текста! Непонятные отступы мешают восприятию. Оформление текста должно подчиняться общей логике. Красные строки помогают ориентироваться в документе: чем больше в тексте тезисов, тем больше красных строк. Помогает ли компоновка этого текста понять иерархию данных? Никоим образом.

Порядок предложений! Порядок предложений в документе и отдельных абзацах должен помогать систематизации данных, а не сбивать с толку. В этом письме порядок изложения не выполняет своей функции. Выделить основные мысли невозможно. Это совершенно бесполезное письмо.

Пассивные формы глаголов ! Посмотрите, как много здесь «being» и «by». В связке эти два слова образуют громоздкие неудобоваримые конструкции, которые делают фразу тяжелой и невнятной. Вместо того чтобы действовать, подлежащее подвергается воздействию. Вместо «I kissed my lover» – «I was kissed by my lover». Пассивные формы глагола – верный способ сделать письмо вялым и скучным.

Уберите красные строки – они уместны в бумажных письмах, а в деловой электронной переписке выглядят архаизмом. Исключение составляют списки. Впрочем, в некоторых почтовых клиентах красные строки живут собственной жизнью, появляясь в самых неожиданных местах. Если нужно, оставьте красные строки во вложенных документах, но позаботьтесь, чтобы они не мешали восприятию.

Начните с главного. Самые важные мысли следует вынести в начало письма или в начало абзацев. Это сделает текст ясным и доходчивым и позволит адресату сэкономить время. Такой подход помогает автору не сбиться с мысли, а адресату – бегло просмотреть текст и найти нужную информацию. Ему не придется перечитывать написанное несколько раз, а вам – писать второе письмо, чтобы объяснить, что вы хотели сказать в первом.

Избавьтесь от сочетания «being» и «by» . Уберите пассивные формы глагола, изменив структуру предложений. Фразы с активными формами глаголов получаются более ясными и запоминающимися. Как говорится, активный глагол – активная фраза, активная фраза – активный читатель.

Начальство отлично помнит, кто пишет эффективные четкие письма. И не забывает, кто делает это спустя рукава.

Marianne, Laura, Norine, Mina,

As you know, the Vector, Inc. Marketing Research Team, headed by Tristan Betton, is analyzing the recently completed E-Hotels Marketing Survey. Unfortunately, our primary market research questions resulted in significant qualitative flaws.

Tristan, our in-house delegate, under-supervised the vendor Real People. Consequently, the probing psychographics focused on follow-ups at the expense of closed-ends. Length and sequencing were against us – we covered a lot of terrain but without much depth.

Overall, the E-Hotels Survey is disappointing, as we will discuss at our monthly meeting at Heathrow on August 12. I wanted to give you the heads-up before the executive summary and full report reach your offices by the end of next week. Please know that I am working to salvage whatever information data we can.

I’ll set up a conference call in the coming days so we can come up with a game plan.

В этом нет ничего сложного, но этого не делает почти никто. Помните: первым делом получателю важно понять вашу задачу. Все остальное – просто дополнительная информация.

Цель деловой переписки – не подружиться с собеседником или похвастаться богатым словарным запасом. Деловая переписка – это часть бизнеса. Она требует четких прямых формулировок. Авторитетный тон производит впечатление, даже если адресат не понимает жаргон инсайдеров. А если вы сообщаете дурные вести, не жалейте времени, чтобы преподнести их должным образом.

Бизнес не любит нытиков и трусов, но борцы и воители всегда получают по заслугам. Бизнес – это прежде всего действие, а действие – лучшее средство против дурных вестей. Если вам выпало сообщить плохие новости, сделайте это кратко, без лишних рассуждений, и сразу предложите, как исправить или улучшить неприятную ситуацию. Готовое решение поможет сгладить тягостное впечатление.