Нэнси Энковиц - Карьера для интровертов. Как завоевать авторитет и получить заслуженное повышение

– Знайте, когда попросить о помощи.Если на аудиовизуальном фронте возникла какая-то проблема, не падайте духом и, если не можете решить проблему самостоятельно, попросите о помощи. Будет лучше, если вы заранее позаботитесь о том, чтобы заручиться согласием одного из специалистов помогать вам в решении подобных проблем.

– Продолжайте презентацию, даже если вы упустили один из пунктов своего выступления.Если вы упустили какой-то из пунктов в конспекте выступления (конечно, если речь не идет о принципиально важном моменте), не обращайте внимания и продолжайте презентацию как ни в чем не бывало. Если же речь идет о принципиально важном моменте вашего выступления, завершите излагаемую вами мысль, а затем вернитесь к пункту, который забыли изложить ранее.

Теперь, после того как мы обсудили всевозможные аспекты презентации, я поделюсь с вами ответами на вопросы, которые мне задают чаще всего.

1. Вопрос.Как представиться аудитории?

Рекомендации. Если вы представляете себя аудитории сами, произнесите несколько фраз, подходящих для данной аудитории. Включите в раздаточные материалы свою краткую биографию, если это уместно. Если же вас представляет другой человек, сообщите ему о том, как именно вас следует представить публике. Не предлагайте ему прочитать вашу биографию. Вполне достаточно лишь упомянуть вашу ученую степень, место работы, занимаемую должность и, возможно, еще кое-какие краткие сведения, которые могут представлять интерес для данной аудитории. Убедитесь в том, что тот, кто будет представлять вас, правильно произносит ваши имя и фамилию.

2. Вопрос.Как лучше всего начать презентацию?

Рекомендации. Постарайтесь сразу же приковать внимание аудитории к своему выступлению. Не поддавайтесь соблазну начать презентацию с расточения благодарностей направо и налево (как правило, это вызывает у слушателей приступ зевоты). Начните с изложения статистических данных, новостей, цитаты или интересной жизненной ситуации, которые могут оказаться неожиданными для аудитории и заинтересуют ее. Шутки и остроты часто помогают достичь желаемого эффекта (правда, иногда он бывает противоположным желаемому). Можно начать презентацию с какого-либо вопроса, если это позволит настроить аудиторию на нужный лад.

3. Вопрос.Как структурировать презентацию?

Рекомендации. Мне нравится следующая, проверенная временем формула: изложите то, что вы хотите сказать (то есть свою «дорожную карту»), сообщите суть своего послания и, наконец, резюмируйте изложенное. Мне, например, нравится, когда выступающий акцентирует внимание на цифрах, чтобы публика получила представление о структуре его выступления. Например, «характеризуя состояние экономики, я хотел бы подчеркнуть три важных момента: во-первых… во-вторых… и наконец, в-третьих…». Мне нравится, когда по ходу дела выступающий знакомит аудиторию с интересными случаями из практики, статистическими данными и фактами, подкрепляющими его сообщение. Обычно я предпочитаю присутствовать на интерактивных презентациях, а не на докладах. Однако у докладов есть свои достоинства. Структурируйте свою презентацию так, чтобы максимально раскрыть достоинства своего стиля и послания и оправдать ожидания аудитории.

4. Вопрос.Как использовать визуальные материалы, чтобы сделать презентацию более интересной, доходчивой и увлекательной?

Рекомендации. Схемы, диаграммы, таблицы и фотографии могут внести в презентацию определенное разнообразие и подкрепить ваше сообщение. Сказать, что прибыль компании увеличилась на 15 %, конечно, неплохо, но проиллюстрировать эти слова графиком, устремившимся вверх, – более доходчивый аргумент, который произведет гораздо большее впечатление на слушателей (особенно на тех, кто склонен в большей степени к зрительному восприятию информации). В выступлении перед относительно небольшой группой людей, не более тридцати человек, зачастую бывает эффективнее использовать лекционный плакат, обычную школьную доску (для писания мелом или цветными маркерами), чтобы подкреплять свои слова схематическими изображениями, графиками или примечаниями. В таких случаях желательно воспользоваться услугами «секретаря», который заранее развесит лекционные плакаты, будет четко и быстро выписывать на доске все необходимые примечания, цифровые данные и формулы, рисовать схемы, пока вы произносите текст своего выступления. К тому же при этом вам не придется поворачиваться спиной к аудитории. Выступая перед достаточно большой группой людей, можно воспользоваться PowerPoint – если будете следовать приведенным ниже рекомендациям.

5. Вопрос.Сколько слайдов нужно создать с помощью PowerPoint для 30-минутной презентации?

Рекомендации. Ответ на этот вопрос зависит от многих переменных, хотя в общем я рекомендую ограничиться не более чем десятью четкими и простыми слайдами, причем маркированные списки на каждом слайде должны включать не более четырех пунктов. Если же вы хотите поделиться со своей аудиторией более широкими дополнительными сведениями, можете включить их в раздаточные материалы, разослать по электронной почте до или после презентации или выложить на соответствующем сайте. Одной из самых серьезных ошибок презентаций, проводимых на основе PowerPoint, я считаю перегруженность слайдов информацией, что мешает их пониманию и даже визуальному восприятию слушателями. Запомните: проводя презентацию на основе PowerPoint, не поворачивайтесь спиной к аудитории (и лицом к проекционному экрану), когда комментируете свои слайды.

6. Вопрос.Насколько интерактивной должна быть презентация?

Рекомендации. Прежде всего постарайтесь ответить самому себе на вопрос о том, какой способ подачи презентации в наибольшей степени соответствует вашим ораторским способностям. Возможными способами подачи презентации являются лекция, интерактивное обсуждение темы с аудиторией, групповое обсуждение с другими докладчиками или даже обсуждение рассматриваемой темы в духе неформальной беседы с интервьюером. Несмотря на то что у нас не всегда есть возможность выбора конкретного способа подачи презентации, стоит подумать, какой подход принесет наибольшую пользу аудитории. Посоветуйтесь заранее с организаторами презентации. Возможно, они предложат вариант, наиболее подходящий именно вам. Спросите у них, какой способ подачи презентации оказывался самым удачным в прошлом и какой предпочитает аудитория. Что бы вы ни выбрали, постарайтесь в самом начале выступления изложить слушателям план и структуру своей презентации. Сказав несколько вводных фраз, сообщите слушателям, сколько времени отведено для презентации и о чем вы собираетесь рассказывать в течение этого времени. Можно также поинтересоваться у аудитории, в какой мере ваш план отвечает их интересам (если такой вопрос кажется вам уместным).