Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Вспомните, как в главе 3 я предложил вам скрестить руки на груди одним, а затем другим способом и прочувствовать, насколько он для вас непривычен. Тогда вы пришли к выводу, что у вас есть нормальная, комфортная манера скрещивания рук, и любое другое их положение кажется вам неправильным. Когда речь идет о продуктивном дне (а в долгосрочной перспективе о развитии карьеры посредством постоянного улучшения лучшего), очень важно пересмотреть свою норму, так как приемлемый для вас способ выполнения работы обеспечил те показатели, которых вы добились к настоящему моменту. Изучив затраченные усилия, а также отслеживая свои привычки, действия и полученные результаты, вы сможете быстро и эффективно определить, что вам необходимо или что вы можете изменить.

В главе 2 я попросил вас составить несколько списков, проанализировав, что и как вы делаете. Посмотрев, чтó вы успеваете сделать до 10 часов утра, определив системы и инструменты, которые вы используете при выполнении работы, а также разобравшись, как вы изыскиваете время для отдыха и восстановления сил в своем ежемесячном графике, вы получаете информацию, которая необходима для пересмотра своих привычек, действий и рутинных процедур. Данная глава научит вас, как поднять свою продуктивность и эффективность на принципиально новый уровень.

Часто можно услышать, как люди говорят: «Мне не хватило времени сделать все». Но не забывайте: время – это только один из четырех ограниченных ресурсов. У вас есть еще три, хотя они тоже доступны в ограниченном количестве: энергия, внимание и инструменты.

• Ваша способность максимально эффективно использовать свое время зависит от энергии , которую вы можете вложить в свою работу.

• Энергия , в свою очередь, зависит от вашей способности сфокусироваться на работе.

• Способность сфокусироваться зависит от систем и инструментов , используемых вами для выполнения своих обязанностей. Сформировав образ мыслей, который позволит вам фокусироваться на завершении работы, вы сможете ежедневно решать больше задач.

• Эффективное использование систем и инструментов поможет вам работать более сосредоточенно, а привычка завершать начатое окажет положительное влияние на вас и вашу команду. Благодаря реализации проекта и получению результатов вы будете знать, что разумно распределяете свое время.

Как вы уже хорошо знаете, в сутках всего 1440 минут. Не забывайте об этом, когда будете отвечать на следующие вопросы:

• Как вы используете эти 1440 минут?

• Вы максимально эффективно расходуете свое время?

• Вы тратите время попусту?

Для того чтобы повысить эффективность использования времени, регулярно делайте паузу в ходе работы или перед тем, как приступить к выполнению новой задачи, и задавайте себе и членам своей команды такие вопросы:

• Сколько времени это займет на самом деле?

• К кому мы можем обратиться за советом или новыми идеями, чтобы получить ответ быстрее?

• Можем ли мы провести эту встречу за 45 минут вместо часа?

Я рекомендую всем, с кем работаю, быть очень осторожными с обещаниями, поскольку очень легко недооценить , какое количество времени понадобится на решение соответствующих задач, и переоценить , что можно успеть сделать за имеющееся время. Для того чтобы обеспечить высокую эффективность рабочего процесса, необходимо выработать привычки и создать системы для определения, отслеживания и выполнения работы, которую вы обязались завершить. Четкая постановка задач и выявление ограничений позволят вам понять, какие из них вы можете изменить.

Не забывайте и о таких факторах потери времени, как встречи, начинающиеся с опозданием, отмена назначенных встреч и склонность других людей к откладыванию дел на потом: все они негативно скажутся на вашей эффективности, если вы не учтете их в своих планах. Предусмотрев такие сценарии развития событий, вы сможете до минимума снизить временны́е потери.

• Всегда берите с собой материалы, которые сможете просмотреть, ожидая начала встречи.

• За день до назначенной встречи звоните, чтобы подтвердить ее, чтобы ее отмена не стала для вас неожиданностью.

• Отдавайте себе полный отчет в том, что стоит за словом «да», которое вам говорят другие люди. Убедитесь, что они тоже придерживаются определенной системы организации и анализа своей работы.

• Разработайте систему отслеживания своих обязательств, чтобы у вас была возможность сфокусироваться на своих MIT и определить приоритетность их выполнения, когда вернетесь к рабочему столу.

Как я уже говорил в главе 3, наши разум и тело стремятся к гомеостазу, то есть возврату в нормальное состояние. Следовательно, нам необходимо предпринять определенные усилия, для того чтобы выяснить, какие виды деятельности помогают нам полностью погрузиться в выполнение поставленных задач как в личной, так и в профессиональной сфере, поскольку такая погруженность требует больших затрат ментальной и физической энергии.

Для того чтобы понять, как это сделать, проведите следующий эксперимент: на протяжении недели отмечайте, какие проекты и действия повышают ваш энергетический уровень, а какие снижают его. Например, вы можете обнаружить, что после встреч чувствуете себя уставшим, а небольшая послеобеденная прогулка наполняет вас дополнительной энергией, необходимой для продуктивного завершения рабочего дня. Проанализировав все это, вы сможете ввести в свою практику процедуры, которые позволят вам усилить факторы, повышающие ваш энергетический уровень, и устранить причины, снижающие его.

Я уверен, что большинство людей переключаются между разными задачами сотни раз в день. Например, подумайте о том, сколько раз вы беретесь за компьютерную мышь в течение дня и щелкаете ею по всевозможным ссылкам и программам. Не нужны никакие исследования или опросы, чтобы доказать, что ваши коллеги по работе отвлекают вас десятки раз в день, а также что во время одних встреч вы постоянно думаете о других. И еще одно: когда кто-то проверяет информацию на смартфоне и обсуждает посторонние темы на заседаниях, он не только отвлекается сам, но и отвлекает остальных присутствующих. Еще хуже, когда во время встречи в режиме конференц-связи человек отключает звук и просматривает электронную почту. Что будет, если он упустит важный момент, а впоследствии его спросят об этом?

Такие отвлекающие факторы гораздо сильнее сказываются на вашей продуктивности, чем вы думаете. Для того чтобы восстановить ход мыслей и сфокусировать внимание после таких прерываний, придется потратить энергию и другие ресурсы, которые можно было бы направить на что-то более важное. Необходимость снова и снова сосредоточиваться на том, что вы только что делали, ставит под угрозу всю вашу работу, не позволяет завершить выполнение приоритетных задач и, по сути, вынуждает вас тратить на работу больше времени, чем требуется.