Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Вот почему вы должны привносить осознанность и сфокусированность в решение задач. Если вы выработаете соответствующий образ мыслей, вы сможете выполнять свою работу качественно и в срок.

Вы можете использовать свои системы и инструменты (будь то бумажные или электронные) – одним словом, «снаряжение» – с большей пользой для себя. Освоение всего одного их нового свойства сегодня сэкономит вам в будущем массу времени и энергии на протяжении каждого рабочего дня.

Поразмышляйте над тем, как лучше организовать свое время и повысить продуктивность, и обратите особое внимание на то, как расходуете при этом свою энергию. Ваша ментальная энергия позволяет использовать свои знания, опыт и деловые качества, тогда как физическая – помогает сохранять бдительность и вовлеченность.

И последнее, имейте в виду, что ваши системы и инструменты сами могут стать отвлекающим фактором, если вы не уделите достаточно времени их освоению и грамотному применению. Как можно лучше изучите их, чтобы свести к минимуму необходимость отвлекаться по ходу работы.

Я осознанно пытаюсь использовать свои системы и инструменты, чтобы сосредоточиться на завершении поставленных задач. У меня появляется больше энергии, когда я довожу какое-то дело до конца; это помогает мне лучше сфокусироваться, и у меня возникает ощущение, что я стал успешнее управлять своим временем. Когда мне действительно удается сосредоточиться на самых важных делах, это повышает вероятность того, что я доведу их до завершения. Осознание того, что я сделал это, наполняет меня энергией и говорит о том, что я овладел тайнами тайм-менеджмента.

Считайте этот раздел персональным руководством по самокоучингу. Здесь я расскажу о реальных приемах, которые использую в работе с клиентами, а также представлю пошаговые инструкции, которые помогут вам отслеживать свое продвижение к успеху. Следующие несколько страниц могут показаться вам слишком перегруженными информацией, поскольку я излагаю на них больше идей, чем вы сможете применить на практике в течение недели. Я делаю это только для того, чтобы вы знали: у вас есть выбор.

Читая мои рекомендации, вы можете взять на вооружение наиболее подходящие вам, а затем начать процесс отслеживания. Советую выбрать один из ограниченных ресурсов и наблюдать за ним на протяжении одной-двух недель. А затем возвращайтесь к этой главе.

По всей вероятности, вы уже пытались применить метод временны́х отрезков. Мне приходилось работать со многими клиентами по всему миру, которые выделяли в своем календаре время для определенных задач, «придумывая» какие-то встречи, чтобы гарантировать, что их никто и ничто не будет отвлекать в это время. К сожалению, они далеко не всегда придерживаются своего же графика, поэтому начинать с применения такого подхода – не самая лучшая идея.

Чтобы эффективно отслеживать время на протяжении одного-двух дней, вам понадобится несколько простых инструментов: таймер обратного отсчета, ручка или карандаш, а также блокнот или бумага для записей.

Я отдаю предпочтение переносному таймеру – это могут быть либо наручные электронные часы, либо таймер, который крепится на ремне или портфеле. Когда у меня под рукой есть такой простой инструмент управления времени, это увеличивает вероятность того, что я им воспользуюсь.

Когда я включаю таймер, происходят две вещи:

1. Я осознаю, сколько времени есть в моем распоряжении. Я устанавливаю таймер после того, как определяю два момента: который сейчас час и сколько времени осталось до начала выполнения следующей задачи. Я отношусь к категории «жаворонков» и отдаю себе в этом отчет. Поэтому, если я смотрю на часы и вижу, что сейчас 14:34, а мой ежедневник говорит о том, что следующая встреча назначена на 15:30, я выбираю ту задачу, на которую у меня хватит времени и энергии. Если часы показывают 5:30 утра и мне не нужно разговаривать по телефону с клиентом в 9:00, я отдаю предпочтение чему-то совсем другому.

2. Я успеваю сделать больше. Когда во время работы в поле моего зрения находится таймер обратного отсчета, это помогает мне сфокусировать внимание. Например, когда я провожу за рабочим столом 30, 45 или 60 минут, у меня может появиться желание сделать небольшой перерыв (проверить электронную почту, поговорить с кем-то из коллег). Но я бросаю взгляд на часы, вижу, что они показывают 17:37, и говорю себе: «Сфокусируйся, Джейсон, сфокусируйся. Тебе осталось еще 17 минут».

Для начала вам следует решить, какие именно дни вы станете отслеживать. Лучше, если они будут идти подряд. Следовательно, если вы читаете эту главу в воскресенье после обеда, можете отслеживать свои действия во вторник и среду. В будущем не исключено, что вам захочется провести такую же процедуру на протяжении двух уик-эндов. Кроме того, вы должны выделить день для анализа своей самоорганизации.

Как правило, лучше и проще всего отслеживать временны́е отрезки по 30 минут, поскольку это вполне осуществимо с практической точки зрения. Вместе с тем, если вы предпочтете пятнадцатиминутные периоды, количество полученной информации удвоится. Если вы считаете, что сможете отслеживать каждые 15 минут своего времени на протяжении одного-двух дней – сделайте это.

Начните процесс за день до его официального старта; в приведенном выше примере это следовало бы сделать в понедельник. (Именно поэтому я рекомендую начинать его через два дня после того, когда прочитаете этот раздел.) Для успешного выполнения процедуры вам понадобится подготовить необходимые офисные принадлежности и составить карту отслеживания времени. Ниже представлен ее образец, которым вы можете воспользоваться. Я пользуюсь этой картой для двухдневного процесса отслеживания времени, который провожу один раз в год-полтора.

Думаю, вы увидите и оцените, насколько проста эта матрица. В левом столбце отображены временны́е отрезки, а в правом оставлено место для кратких комментариев. Но его не случайно так мало: вы не должны тратить много времени на подробное описание своих наблюдений. В большинстве случаев на это понадобится от 10 до 30 секунд. Вот пример того, как это выглядит.

В какое время суток вы преисполнены энергии – утром, днем или вечером? Да, хотелось бы быть продуктивными в течение всего дня, но я пришел к выводу, что мы предпочитаем заниматься важными проектами в определенное время суток. Я знаю, что пишу эффективнее, делаю презентации лучше и показываю спортивные результаты выше с 6 до 11 часов утра. (Разумеется, я могу это делать и после обеда.)