Шэрон Мельник - Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и высокую эффективность в любых ситуациях

П: Позволить (или принять)

О: Отрезать на корню (или отклонить)

РА: Ранжировать (фильтровать)

Позволить (или принять):если вы позволили себя отвлечь, то уделите этому все свое внимание. Если ответили на телефонный звонок, оставайтесь на линии, пока не решите проблему. Если читаете электронное письмо, составьте развернутый ответ. У вас должны быть обдуманные и строгие критерии, какая ситуация заслуживает вашего немедленного внимания. Вот несколько примеров:

• ваш руководитель или клиенты ожидают от вас доступности в режиме реального времени;

• существует значительный риск снижения уровня обслуживания;

• требуется ваше решение, чтобы проект двигался дальше;

• человек, который вас отвлек, ваш друг, и он всегда вам помогает и никогда не тратит ваше время впустую;

• личные или семейные экстренные обстоятельства.

Теперь вы можете не бояться позволять другим вас отвлекать, если ситуация отвечает критериям, которые вы для себя определили. Это должна быть ситуация, которую вы считаете такой же важной, как и то, над чем вы в этот момент работаете.

Отрезать на корню (или отклонить):если вы действительно хотите избежать отвлекающих факторов, проще всего отключить уведомления о новых письмах и не отвечать на телефонные звонки. Кроме того, вы можете «внести их в свой график», чтобы можно было контролировать время, когда другие хотят вас чем-то отвлечь. К примеру:

• Планируйте регулярные встречи с коллегами, если их дальнейшая работа зависит от вашей обратной связи.

• Составьте документ с часто задаваемыми вопросами и доступными ответами на них (FAQ). Оставьте ссылку на этот документ в своей голосовой почте или в строке вашей электронной подписи.

• Выделите «резервное (буферное) время», когда вы сможете решать неожиданные проблемы или уделять время обратной связи.

• Составьте «график приема» и сообщите всем, в какое время лучше всего с вами связываться или ждать от вас звонка для решения срочных проблем.

• Следуйте примеру Пегги Троб, СЕО компании Adesso, занятой в сфере производства современных осветительных приборов и предметов интерьера. Когда у сотрудников возникают проблемы, которые они хотели бы с ней обсудить, раз в неделю они могут присоединиться к ней во время обеденного перерыва, который получил название «общение с боссом» {67}.

• Найдите пустую комнату для переговоров, тихое кафе поблизости или, если возможно, место у себя дома. Предупредите коллег, что в это время вас нельзя отвлекать. Дайте им знать, что с вами можно связаться по телефону, но только в случае экстренных ситуаций, которые не терпят промедления. При этом помните про «свои 50 %» и конкретно определите для себя смысл слова «экстренный» (будьте уверены, ваши коллеги вкладывают в это слово совершенно другой смысл).

• Если вас отвлекают непосредственные подчиненные или помощники, наделите их дополнительными полномочиями и научите решать проблемы самостоятельно. Дайте им понять, что вы верите в их способность действовать без указки сверху, а также объясните, что оценка их результатов будет зависеть от того, как они справились с ситуацией. Мотивируйте их на самостоятельное решение проблемы – сделайте так, чтобы вам требовалось вмешиваться только в том случае, когда это действительно необходимо.

Ранжируйте (фильтруйте):вступите в небольшой диалог с человеком, который вас отвлек, чтобы сориентироваться, как реагировать на ситуацию. Так же как и у медсестры, которая приветствует пациента в кабинете неотложной помощи, ваше намерение – понять, в чем проблема пациента, а затем быстро решить, что делать. Помня об образе медсестры, четко (но вежливо) задайте несколько вопросов для прояснения ситуации. Правильные вопросы помогут вам выработать план, который устроит все стороны, или же они помогут вам определить, что вашего вмешательства эта ситуация не требует. Составьте список из трех-пяти вопросов, которые актуальны ввиду сложившихся обстоятельств. Повесьте их в кабинете, чтобы можно было легко на них ссылаться в определенной ситуации.

Одна сотрудница административного персонала больницы, которая узнала о методике П-О-РА даже призналась: «Я экономлю минимум час в день, когда не отвлекаюсь от своей работы: ведь сначала надо вникнуть, что происходит у других, а потом потратить время на то, чтобы снова погрузиться в собственную работу. Я больше не решаю проблемы, за которые не несу ответственности, а если вдруг мне приходится вникать в проблемы других и помогать их решать, то я делаю это так, как удобно мне» {68}. Обратите внимание, как эффективно она контролирует то, что может контролировать! Как бы вы использовали дополнительный, сэкономленный в течение дня час? Чтобы узнать ответ, ПОРА правильно реагировать на отвлекающие факторы!

Какие основные отвлекающие факторы возникали у вас за последнюю неделю? Подумайте, как можно было использовать методику П-О-РА, чтобы отреагировать на них иначе. Табл. 5.1 заполнила Стейси, чтобы начать контролировать свои отвлекающие факторы. Заполните табл. 5.2, чтобы подготовиться к тому, как реагировать на стандартные отвлекающие факторы.

Четко установите, когда вы доступны для других, а когда нет

Технологии в буквальном смысле слова открывают перед нами огромный мир. Кроме того, они искушают нас быть постоянно и для всех доступными. Помимо случаев, когда ваша доступность действительно важна, время, когда вы открыты для всего мира, устанавливаете вы сами, а не люди вокруг вас.

Табл. 5.1. Методика П-О-РА для Стейси

Табл. 5.2. Методика П-О-РА для вас

Это ваш выбор: вы пытались когда-нибудь понять, почему вы в принципе позволяете себя отвлекать? Может, эта данность – ваша нервная система, которая попросту не умеет управляться с «кнопкой выключения»? Или, может быть, это ваше благое намерение, которое вышло из-под контроля? «Наша зависимость от цифровых устройств скорее связана с основополагающей потребностью человека чувствовать себя необходимым и значимым. [Мы считаем], что быть успешным членом нашего общества – значит показывать свою приверженность профессиональной деятельности, а также быть доступным круглые сутки… Тем не менее такая приверженность не превращается в повышенную продуктивность… Люди, которые находятся под постоянным натиском разного рода электронной информации… не могут уделять должного внимания задачам так, как это делают те, кто концентрируется на одной задаче» {69}.