Питер Холлинс - Книга эффективных решений: 30 стратегий мышления

Нам кажется, будто многие вопросы являются срочными, их необходимо решить как можно быстрее и ужасные последствия не заставят себя ждать, если мы лично не начнем действовать.

Ошибка заключается в том, что мы воспринимаем «важно» и «срочно» как синонимы, не осознавая огромной разницы между ними и не понимая, как определить приоритеты. Способность различать эти понятия является ключевым шагом к снижению уровня тревожности, прекращению прокрастинации (то есть склонности откладывать важные дела на потом) и обретению оптимального эмоционально-психического состояния.

Эта ментальная модель исключительно важна, когда дело касается сферы мыслительной продуктивности и время очень дорого. Мы посвящаем слишком много времени срочным задачам, вместо того чтобы сфокусироваться на важных .

Важные задачи.Они имеют непосредственное отношение к нашим краткосрочным и долгосрочным целям. Они являются императивами в нашей деятельности, касаются обязательств или важных аспектов жизни. Их нельзя игнорировать, и они должны быть приоритетными. Возможно, их не требуется решать незамедлительно, и по этой причине они могут показаться не столь важными.

Поэтому так легко попасть в ловушку, игнорируя важное в пользу срочного. Но именно эти важные задачи реально влияют на самые разные итоговые результаты вашей деятельности, и серьезные негативные последствия непременно последуют для вас в случае, если вы их не решите.

Срочные задачи.Они требуют немедленного ответа и быстроты действий и, как правило, исходят от других людей. Конечно, это естественным образом вызывает у нас соответствующую реакцию и может отвлечь от действительно важного. Порой они могут переплетаться и с важной задачей, но зачастую пытаются привлечь фокус нашего внимания, абсолютно этого не заслуживая. Обычно они не требуют больших затрат и усилий, так что мы охотно обращаемся к ним, поддавшись прокрастинации: это дает нам ощущение квазипродуктивности, хотя мы тем самым игнорируем то, что реально должны были делать. Множество срочных задач можно спокойно отложить, делегировать другим или попросту проигнорировать.

К примеру, вы как автор имеете обязательство в короткие сроки сдать издательству книгу, и в этой ситуации важной задачей для вас является ежедневная работа над текстом. Вам необходимо выдавать пять тысяч слов в день в течение ближайших двух недель, или в противном случае придется перейти на хлеб и овсяные хлопья. Для вас это не может не быть приоритетом.

Срочная задача возникает, например, тогда, когда на приборной доске вашего автомобиля загорается индикатор «проверьте двигатель» и постоянно нервирует вас своим миганием. Ваш автомобиль, вероятно, выдержит еще какое-то количество поездок, и, хотя сложно игнорировать мигание индикатора, вы не должны этому поддаваться, потому что в данном случае срочное маскируется под важное.

Вам может казаться, что важное мероприятие или проект сопровождаются большим количеством срочных задач. Это может сбить с толку и внести сумятицу в приоритеты. К счастью, существует проверенный и эффективный метод, позволяющий отличить срочное от важного. Он носит имя одного из самых известных американских президентов Дуайта Эйзенхауэра. «Матрица Эйзенхауэра» поможет вам правильно определить приоритеты и точно идентифицировать все те задачи, которые перед вами возникают.

Во время Второй мировой войны Эйзенхауэр стал пятизвездочным генералом, а затем с 1953 по 1961 год два раза избирался президентом страны. Помимо того, что он привел войска союзников к победе в войне, Эйзенхауэр курировал создание космического агентства NASA и сети федеральных скоростных автомагистралей, поддержал принятие новых законов в сфере защиты гражданских прав, уверенно руководил страной в сложнейший период военного конфликта с Кореей и разворачивавшейся холодной войны.

Чтобы справляться с неимоверно сложным потоком проблем, Эйзенхауэр разработал систему, позволявшую отсортировывать наиболее важные задачи и находить алгоритмы их решения. Эта система также помогала определить, какие менее важные задачи можно делегировать другим или от решения каких задач стоит отказаться вообще. Другими словами, определять важное относительно срочного.

Решение каких-то задач, вероятно, привело к изменению законодательства в сфере гражданских прав, но при этом они никогда не выглядели срочными. Другие задачи наверняка активно сигнализировали о своей высшей степени срочности, но в итоге не произошло ровным счетом ничего – ни хорошего, ни плохого. Любой человек, а в особенности такой влиятельный, как президент Соединенных Штатов Америки, просто обязан уметь выделять главное.

«Матрицу Эйзенхауэра» с легкостью может использовать любой, и она играет важную роль в повышении эффективности и продуктивности деятельности. Схематически она представляет собой небольшую таблицу размером два на два, разделенную на колонки «важность» целей и «срочность» задач, как показано ниже.

www.expertprogrammanagement.com

Важные. Верхняя строка матрицы отражает самые важные обязательства и задачи. Это проблемные вопросы, которым необходимо уделить первостепенное внимание. Если речь идет о профессиональной деятельности, такими вопросами могут быть наиболее актуальные аспекты рабочих процессов: контроль над параметрами бюджета, управление долгосрочными проектами, на которых строится развитие бизнеса или базируется стабильная операционная деятельность.

В сфере личных вопросов там могут присутствовать задачи, связанные с поддержанием здоровья человека (или его близких), сохранением семейных уз, продажей дома или открытием собственного бизнеса. То есть это вопросы и задачи из профессиональной и личной сферы человека, которые определяют его успешность, качество жизни и потому являются наиболее важными по отношению ко всем другим.

Но даже когда какой-то вопрос является исключительно важным, это не означает, что к нему надо приступать немедленно. Решение некоторых задач можно отложить (даже на неопределенное время); для решения других еще не сложились необходимые условия; а для отдельных из них необходимо, чтобы кто-то другой вначале проявил активность. Короче говоря, вы не можете решить их все прямо сейчас . Это уже касается параметра «срочности»: верхняя строка матрицы разделяет важные задачи на те, что требуют немедленного действия, и те, которые могут быть отложены на какой-то срок (но должны быть обязательно сделаны в определенный момент в будущем).