Эмили Гост - Этикет

Обращение

В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".

Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: "Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое словами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.

Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпожа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый господин издатель".

Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:

Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017

В ответ на заказ N 6345, каталог 55

30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня... и т.д.

Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не известно.

В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запятой, которой принято отделять обращение от текста самого послания в личном письме.

Концовка делового письма

Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Преданный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.

Подпись под деловым письмом

Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует: "Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпишитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:

Искренне ваша, Элис Симмонс

КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС

7. РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ

Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения, и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились недостатки. Словоохотливый приятель битый час держит вас в плену, как держал бы до изобретения этого аппарата, а на следующий день вы чертыхаетесь, звоня домой и слыша только гудки "занято", - это часами висят на телефоне ваши дети.

Ежедневно появляются все новые и новые усовершенствования, открываются неслыханные возможности - раздается звонок, и записанный на пленку голос просит вас подождать, пока не освободится тот клерк, который осведомится, когда вы намерены "погасить задолженность", а по номеру 900, заплатив от 50 центов до 9 долларов, можно услышать от Санта-Клауса сказку на ночь или узнать, выиграли ли вы бесплатную поездку на выходные в Поконос.

Однако подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на что остается рассчитывать - это правила хорошего тона, которые надо не только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе.

ЛИЧНЫЕ ЗВОНКИ

Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей мимики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на основании голоса.

А телефон и предназначен для того, чтобы передавать обычный тембр и нормальную громкость вашего голоса. Кричать не надо. Это - в особенности при междугородном разговоре - только исказит звук. Держите трубку плотно прижатой к уху так, чтобы микрофон находился примерно в дюйме от губ. Говорить следует отчетливо и раздельно, с теми же интонациями, что и при личной беседе. Когда, прерывая на какое-то время разговор, вы кладете трубку рядом с аппаратом или опускаете ее на рычаг, завершив телефонные переговоры, делайте это осторожно, поскольку ваш собеседник еще держит свою трубку возле уха, и резкий щелчок может на минуту оглушить его.

Как отвечать на звонок

Если вы - у себя дома, самым уместным, как и прежде, остается "Алло". "Да" звучит слишком отрывисто и чуть грубовато, и если произнесенное следом: "Квартира миссис Джонс" еще оставляет вам лазейку, "Миссис Джонс слушает" отрезает все пути к отступлению.

Ничего смешного в этом нет. Речь идет о немаловажной стороне современного "телефонного этикета". Во всех больших городах надрываются телефоны из-за того, что совершенно незнакомые люди намереваются что-то продать "миссис Домохозяйке", обратиться с просьбой к "миссис Знаменитости" или войти в контакт с "мистером Большим Начальником", которому не дозвонились по служебному телефону. Многие люди "на виду" вынуждены из-за этого скрывать номера своих домашних телефонов.

Звонящий

Даже не знаю, какие найти слова, чтобы подчеркнуть, что вы просто обязаны представиться после того, как вам ответили, - это и полезно, и учтиво. Как именно представляться, зависит от того, насколько хорошо вы знакомы с тем, кому звоните. Но если у вас имеются "законные основания" для звонка и вы не собираетесь сохранять инкогнито, сразу же назовитесь. Вот несколько стандартных форм представления.