Эмили Гост - Этикет

Что делать в том случае, когда вы не знаете, как ответить на заданный вопрос? Ничто не мешает вам прямо сказать: "Я, к сожалению, не знаю". Тем не менее, правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, в частности, такую фразу: "Но, мне кажется, я могу назвать человека, который ответит на ваш вопрос". Если этот человек находится поблизости или соответствующее разъяснение можно получить сразу же, позвонив ему по телефону, можете связать собеседника с тем сотрудником, который владеет интересующей вашего посетителя информацией. Если же для ответа на поставленный вопрос требуется время и дополнительные усилия, скажите, что вы свяжетесь с вашим собеседником позже и предоставите ему ответ на интересующий его вопрос.

Завершение назначенной встречи

Для многих бывает довольно сложно завершить назначенную встречу, поскольку они опасаются задеть чувства посетителей. В результате беседа продолжается гораздо дольше, чем было намечено, причем никаких положительных результатов собеседникам она принести уже не может.

Если ваш посетитель уклоняется от темы, которую вы собирались обсудить во время встречи, у вас может возникнуть желание не завершать разговор сразу же, но существенно его сократить. В таком случае удобно сказать: "Поскольку у меня через несколько минут назначено совещание, мне хотелось бы теперь завершить обсуждение темы нашего разговора, чтобы можно было без промедления переходить к решению проблемы". Если "темы" для обсуждения в ходе беседы так и не возникло, а посетитель лишь попусту болтает и отнимает у вас время, предложите ему отложить разговор до другого раза, в заключение заметив: "Мне бы хотелось поговорить с вами, но сейчас я, к сожалению, очень занят".

Самым жестким, но иногда неизбежным способом завершения разговора с посетителями, которые не понимают, что время, отведенное им для беседы, истекло, является появление в кабинете секретарши, которая во всеуслышание объявляет: "Извините, миссис Филипс, но через несколько минут у вас назначена следующая встреча". Тогда миссис Филипс быстро завершает разговор, подводя итоги обсуждения и намечая действия, которые следует предпринять в будущем. Затем миссис Филипс поднимается, и ее собеседникам не остается ничего другого, как последовать ее примеру. Она провожает их в приемную, где секретарша помогает им одеться, и они вежливо прощаются. Посетители уходят в приподнятом настроении, уверенные, что миссис Филипс, ее компания и они сами были на высоте.

Если у вас нет секретарши, которая помогла бы вам завершить бесцельный визит, вы сами можете известить пришедших о том, что у вас назначена следующая встреча, либо найти возможность подвести итоги состоявшейся беседы в надежде на то, что посетители правильно поймут ваш намек. Если же это не подействует, вам остается только подняться со стула, давая понять, что аудиенция окончена.

ВСТРЕЧИ В ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Поступать в соответствии с правилами хорошего тона следует не только хозяину, но и посетителям. Первое из предписаний гласит, что приходить на встречу нужно вовремя. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, сразу же позвоните тому, кто вас ждет. Когда под рукой у вас нет телефона, попросите кого-нибудь это сделать за вас. Если вы застряли в автомобильной пробке, а в машине у вас есть телефон - предупредите того, с кем должны встретиться, о непредвиденной задержке.

Приехав на встречу, назовите свое имя сотруднику, отвечающему за прием посетителей, или секретарше, не забыв при этом указать время назначенной встречи: "Я - Сьюзен Артур. На три тридцать у меня назначена встреча с миссис Барнз". Вручите секретарше свою служебную визитную карточку (если таковая у вас имеется), чтобы та отнесла ее миссис Барнз. Если секретарша не предложила вам раздеться, спросите ее, куда вы можете повесить пальто.

В ожидании приема вам следует вести себя спокойно, не отвлекать работающих пустыми разговорами, пытаясь убить время. Не проявляйте признаков нетерпения, демонстративно поглядывая на часы, хотя, если вас заставят ждать более двадцати минут, можете спросить: "Вы случайно не знаете, когда миссис Барнз должна освободиться?" Если вы не можете так долго ждать, скажите об этом секретарше и договоритесь о переносе назначенной встречи на другой день. Независимо от того, насколько вас вывело из себя поведение начальника, с секретарем вы должны держаться неизменно вежливо.

Когда вас проводили в кабинет к тому, с кем назначена встреча, первым делом представьтесь, если раньше вы не были друг с другом знакомы: "Добрый день, миссис Барнз. Меня зовут Сьюзен Артур. Очень вам признательна за то, что вы нашли время меня принять". Если вы уже были знакомы, следует просто обменяться приветствиями и пожать друг другу руки.

Поскольку принимающий вас ответственный сотрудник, несомненно, человек занятый, вам лучше как можно быстрее перейти к сути дела. Говорите о том, что вас привело на встречу прямо и ясно, избегая шуток, анекдотов и рассказов о своей личной жизни. Когда закончите, дайте возможность принимающему вас высказать все, что он считает нужным, то есть внимательно выслушайте собеседника. Не перебивайте его аргументами, которые приходят вам в голову, и предоставлением дополнительной информации; вы сможете высказать то, что считаете нужным, когда ваш оппонент изложит свою позицию.

Будьте внимательны к невысказанному пожеланию хозяина своевременно завершить разговор. Встаньте. Протяните ему руку. Скажите: "Благодарю вас" и "До свидания". Не забудьте, взяв с вешалки пальто, поблагодарить секретаршу. Если ваша встреча с этим человеком была первой, напишите ему записку с выражением признательности не позднее, чем на следующий день. В том случае, когда у вас установились деловые отношения, вам следует послать ему письмо или записку с сообщением о тех действиях, которые вы собираетесь предпринять, исходя из результатов проведенной беседы.

ДЕЛОВАЯ ОДЕЖДА И УХОД ЗА СОБОЙ

Многим из нас не доставляет большого удовольствия старая истина, гласящая, что "встречают по одежке"; и тем не менее, она справедлива, особенно когда речь идет о деловом мире и деловых женщинах. Обратите внимание на людей, быстро продвигающихся по службе. Чаще случается так, что при наличии двух кандидатов на повышение получает должность тот, кто следит за собой, поскольку он более соответствует образу руководителя, чем человек, небрежно относящийся к своему внешнему виду. Какой бы несправедливой ни казалась вам такая постановка вопроса, не забывайте, что сотрудник в данном случае представляет не столько себя самого, сколько компанию, в которой он или она работает. Согласитесь, что ни один управляющий фирмой не захочет, чтобы ее образ потускнел в глазах других людей от того, что кто-то из руководящих сотрудников будет неряшливо одет. Вы имеете полное право считать, что независимо от занимаемой должности, можно ходить на работу в джинсах, однако такое убеждение вряд ли ускорит ваше продвижение по службе.