Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Во многих компаниях работа организована так, что главным убийцей интеллектуальной продуктивности становятся бесконечные потоки маловажной электронной почты или спама. Если вы действительно хотите обуздать электронно-почтового Франкенштейна, то вам, сотрудникам компании, нужно объединить усилия. Как мы узнали во второй части книги, основная причина нескончаемой электронно-почтовой диареи – асимметричные отношения между отправителем и получателем. То есть отправитель в определенном смысле обладает властью, а получатель – его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как можно дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? По-настоящему конструктивное решение проблемы может быть принято только на уровне всей компании. Но если каждый сотрудник сам начнет соблюдать свод простых правил, это может кардинально улучшить ситуацию. Когда этих правил начнет придерживаться большинство людей, они могут стать частью корпоративной культуры или по крайней мере частью культуры вашей команды или отдела. И, кстати, изменения в корпоративной культуре вполне могут происходить снизу вверх. Итак, вот эти правила:

• Прежде всего, сами старайтесь отправлять как можно меньше электронных писем. Спросите себя: «Если бы электронная почта перестала работать, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, рассылать своим адресатам бумажные копии или звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», значит, отправлять это письмо не стоит.

• Пишите электронные письма коротко и по существу. Максимально четко сформулируйте свою просьбу или задание, укажите срок исполнения. Сделайте строку «Тема» максимально информативной.

• В конце письма укажите, что именно вы хотите от получателя и когда, например: «Ответьте на этой неделе» или «К вашему сведению: ответ не требуется» и т. п. Чтобы каждый раз не печатать такие фразы, вы можете создать стандартные макросы и добавлять их двумя кликами мыши. Фраза «Ответ не требуется» предназначена для людей, которые считают, что обязаны отвечать на каждое электронное письмо. Так что эта фраза избавит вас от массы ненужной почты.

• Когда необходима двусторонняя коммуникация, используйте телефон.

• Перестаньте рассылать копии писем спискам адресатов. Либо ваше письмо очень важное и потому должно быть адресовано конкретному человеку, либо оно не важное, и тогда вообще не стоит ничьего внимания. Единственная причина посылать копии писем – чтобы, мягко говоря, прикрыть свою спину.

• Не делайте групповые рассылки, если только вы не уверены, что все эти люди действительно должны быть задействованы в данном обсуждении. Если этого не требуется, отправьте адресатам «скрытую копию» письма (BCC). Тогда при использовании функции «Ответить всем» их письма будут отправляться только вам и людям, которых вы указали в строке «Кому».

• Не используйте функцию «Ответить всем», если только ваш ответ не настолько важен, что его должен прочитать каждый. Привычка отвечать всем – одна из причин электронно-почтовой диареи. Если вам действительно нужно отправить это письмо группе людей, используйте функцию «Отправить скрытую копию» (BCC), что сделает «ответ всем» невозможным. Некоторые компании вообще удаляют функцию «Ответить всем» из программы электронной почты.

• Примечание: если вы перестанете использовать функции «Отправить копию», «Ответить всем» и групповые рассылки (или по крайней мере будете делать это очень редко), вы поможете и себе: избавитесь от массы ненужных ответных писем. Это очевидная взаимовыигрышная ситуация.

• Очень важно: никогда не сообщайте плохие и неприятные новости по электронной почте. Это возможно только в двух случаях: если вы страдаете крайней степенью бездушия или если вы просто не умеете разговаривать с людьми на трудные темы. И, разумеется, никогда не следуйте примеру бессердечных руководителей, которые уведомляют людей об увольнении по электронной почте. Таких нужно казнить.

• Наконец, никогда не посылайте по электронной почте информацию, которую не хотели бы предать публичной огласке или прочитать через неделю в газетах с указанием на вас как на источник. Недавно две компании, с которыми я сотрудничаю, уволили двоих высокопоставленных сотрудников за разглашение информации. Это произошло потому, что их электронные письма попали в чужие руки. Вместо длинных параграфов о конфиденциальности (некоторые компании добавляют их в подписи к корпоративным письмам), я пишу две фразы: «Когда будете отвечать на мое письмо, пожалуйста, помните: электронная почта – не секретнее почтовой открытки. Так что если ваша информация носит конфиденциальный характер, отправляйте ее мне по факсу». Пятнадцать лет назад я думал, что это преувеличение. Но благодаря Эдварду Сноудену сегодня все знают: электронная почта открыта для посторонних глаз почти так же, как почтовая открытка.

• Если ваш начальник считает, что вы всегда должны оставаться на связи и отвечать на электронные письма немедленно, вежливо объясните ему: это контрпродуктивно. Дайте ему эту книгу, а если не поможет, объединитесь с коллегами и вежливо попросите его изменить свой подход. Если и это не поможет, восстаньте против такого контрпродуктивного подхода и вынесите проблему на более высокий уровень. Руководители, ответственные за управление персоналом, за безопасность и охрану труда, наверняка заинтересованы в том, чтобы улучшить культуру работы с электронной почтой во всей компании. Существует множество консультантов и тренеров, которые помогут вам решить эту проблему на уровне отдела, подразделения или всей компании.

Надеюсь, что после прочтения второй части этой книги вы прекратили использовать телефон во время вождения и объяснили своим коллегам и руководителям всю опасность такого поведения. Объяснить необходимо: сотрудники должны знать, что отныне вы будете недоступны для связи, когда находитесь за рулем. Объяснить такие вещи надо и для того, чтобы убедить коллег последовать вашему примеру: они тоже не должны использовать телефон во время вождения.

Немедленно завершайте разговор, как только узнаете, что коллега звонит вам, находясь за рулем. Думаю, вы совершенно не хотите услышать в трубке звук аварии, а затем мертвую тишину. И потом всю жизнь считать себя виновным в этой катастрофе.

Постарайтесь рассказать как можно большему количеству людей обо всех рисках использования телефона во время вождения. Чем больше людей перестанет это делать, тем лучше для всех. В конце концов, это может даже стать вашей корпоративной политикой.