Эрин Доланд - Упрости себе жизнь

Поистине геркулесовый подвиг — не заснуть в темной комнате, пока докладчик монотонным голосом читает слово в слово текстовые слайды презентации, подготовленной в программе PowerPoint. Я, признаться, на таких мероприятиях часто начинаю клевать носом. И меня всегда восхищала стойкость самого выступающего, который умудряется не заснуть под собственное заунывное повествование.

Чтобы провести отличную презентацию, вовсе не нужно быть оратором мирового уровня. Достаточно просто хорошо подготовиться и быть организованной. Подобно тому как вы формулировали повестку дня для совещания, определите, что должна узнать аудитория из вашего рассказа. Закончите предложение «К концу моей презентации присутствующие должны…» Озвучьте эту цель в начале своей речи, чтобы слушатели понимали, ради чего пришли. А ваша организованность поможет вам справиться с волнением, которое многие испытывают во время публичных выступлений.

При подготовке презентации вспомните своего любимого преподавателя. Какие педагогические методы он использовал? Вряд ли он бубнил в темноте, считывая текст с вереницы слайдов PowerPoint? Вероятно, он комбинировал лекции (причем с наглядными пособиями), практические примеры, независимый анализ и рекомендации по самостоятельному чтению. Ваша презентация тоже должна содержать такие же зрительные, слуховые, деятельные и предназначенные для самостоятельной работы элементы. Заинтересуйте глаза, уши, тело и разум аудитории. Покажите, насколько вам важно, чтобы присутствующие после вашего выступления действительно стали знать больше, чем до него. Вам уже известно, что людям присущи разные способы обработки информации (мы говорили об этом в главе «Понедельник» в разделе об организации гардероба). Поэтому, чтобы охватить всех сидящих в зале, используйте в презентации различные варианты ее подачи.

— Вполне допустимо использовать слайды, но только если они иллюстрируют моменты, которые проще объяснить изобразительными средствами.

— Количественную информацию рекомендуется представлять в виде диаграмм и графиков.

— Приносить физические образцы продукции, которые аудитория сможет взять в руки и рассмотреть вблизи.

— Записаться на курсы ораторского искусства для бизнес-профессионалов или вступить в сообщество «Мастеров тостов» (Toastmasters, toastmasters.org), если на протяжении последних двух лет вы не выступали на таких мероприятиях.

— Стараться создавать краткие и полезные презентации, а перед выступлением отрепетировать весь доклад не менее двух раз.

— Составлять краткий план того, о чем хотите сообщить аудитории, оценив время, которое планируете потратить на каждый раздел.

— Выходить из-за трибуны и привлекать слушателей к дискуссии.

— Не записывайте на слайдах буквально каждое слово. Вы должны вести с аудиторией диалог, а не читать лекцию.

— Не используйте сугубо текстовые слайды.

— Не применяйте броских эффектов, поскольку они лишь отвлекают внимание аудитории от вашего выступления. Слайды не должны растворяться или вылетать из-за края экрана, и на нем не место ничему пляшущему или мигающему.

Талант общаться с людьми повышает производительность и общее качество работы. Одним из самых важных и сложных навыков коммуникации является умение ответить отказом так, чтобы не испортить отношений с человеком. Реальность такова, что если вы станете соглашаться на любую просьбу, вас так завалят работой, что вы перестанете получать от нее удовольствие и просто не сможете справляться с возложенными на вас обязанностями. Да, важно быть командным игроком, однако прежде всего у вас существует своя нагрузка и вы должны справляться с ней, а не отвлекаться на бесконечные просьбы окружающих.

Если на протяжении всей своей профессиональной деятельности вы соглашались на каждую просьбу, то, несомненно, ответив отказом впервые, вы испытаете чувство вины. У вас будет ощущение, будто вы подвели человека или из-за вас завалится весь проект. Спешу вас успокоить: испытывать такие чувства — это вполне нормально. Но со временем вы убедитесь, что люди больше начнут вас уважать за возросшее качество вашей основной работы и с пониманием отнесутся к отказам. К тому же помните: время от времени вам придется выполнять просьбы, поэтому слово «нет» не будет звучать из ваших уст постоянно.

Решая, как ответить на просьбу — согласием или отказом, — перечислите на листке свои основные должностные обязанности. Список должен быть коротким, содержащим не более десяти пунктов, и в него нужно включить только те функции, за невыполнение которых вас могут уволить или вы лишитесь клиентов. В результате вы получите перечень приоритетов, требующих от вас ответа «да». На просьбы такого рода вы обязаны соглашаться во что бы то ни стало. Если кто-то просит вас сделать нечто, имеющее отношение к этим пунктам, тут же проявите себя как командный игрок, ответив «Всегда готов!»

Этот список также служит фильтром отказов. Если кто-то посягает на ваше рабочее время, обратившись с просьбой, не имеющей отношения к пунктам вашего перечня приоритетов, извинитесь, но отвечайте отказом. (Безусловно, возможны отдельные случаи, когда придется говорить «да», поскольку от этого зависит ваша судьба, однако они, как правило, единичны).

Отказать так, чтобы не обидеть человека и не заработать себе плохую репутацию, — большое искусство. Имеет смысл попрактиковаться, привлекая в качестве «спарринг-партнеров» своих друзей, желательно из разных организаций. Пусть они обращаются к вам с различными просьбами, а вы ищите способ отказаться, не испортив с ними отношений. Сначала ваши попытки будут неуклюжими, однако если вы продолжите тренироваться, то со временем ваши слова станут звучать естественнее и убедительнее. Ниже приведен список примерных фраз, которыми можно дипломатично отказать человеку в просьбе и при этом остаться с ним в прежних отношениях.

— «Думаю, вы предложили блестящую идею, но вряд ли я самый подходящий помощник в этом деле. Вы говорили с Маргарет? Полагаю, ее заинтересует работа над подобным проектом. Я вас познакомлю с ней».

— «Сейчас я должен вместе с Терри готовиться к встрече с клиентом X, которая состоится с самого утра в пятницу. Но после того как я подготовлю о ней отчет, у меня появится немного свободного времени. Если вы согласны подождать до понедельника, то я помогу вам. Если же вам нужно выполнить эту работу раньше… К сожалению, тогда я не смогу оказать вам содействие».