Владислав Волгин - Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. В комплекте должностных инструкций должны быть описаны все функции подразделения, а нагрузка должна быть распределена между работниками с учетом уровня их квалификации и задач, решаемых подразделением.

Ответственность за полноту комплекта должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров. В должностной инструкции должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении. Для каждой должности предусматривают квалификационные и личностные требования.

Предупреждение злоупотреблений персонала

Не только малые, но и крупные фирмы разоряются из-за воровства их работников в сочетании с неблагоприятной ситуацией на рынке. Например, как утверждают некоторые публикации, в США хищения персонала у владельцев предприятий составляют от 15 до 25 млрд долл. ежегодно.

Объясните служащим, что если кто-то из них ворует, то работу в итоге потеряют все.

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или к перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро. Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом отправки образцов на испытания или анализ. Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей предприятия – на ремонт помещений или оборудования, – один из способов выкачивания средств из предприятия. Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной орга низацией или в коллективном договоре. В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара. Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов независимо от того, проходили они через склад или нет.

Злоупотребления менеджеров. Руководители подразделений потенциально могут иметь дополнительные доходы в ущерб фирме [184] :

♦ исполнительный директор – на возможностях связей с деловой элитой города;

♦ технический директор – на продаже “мозгов” фирмы, использовании технических ресурсов фирмы, продаже ноу-хау, промышленном шпионаже, инженерных услугах;

♦ менеджер по капитальному строительству – на торговле строительными материалами и услугами;

♦ менеджер по экономическим вопросам – на обеспечении работы параллельных производств, игре с ценами, перепродаже ценных бумаг, “отмывке” акций, внешних и внутренних финансовых махинациях;

♦ менеджер по производству – на организации производства на резервах, реализации дополнительной продукции, производстве “чужих” заказов;

♦ менеджер по коммерческим вопросам – на продаже и перепродаже ресурсов и продукции, выгодных заказов;

♦ менеджер по качеству выпускаемой продукции – на браке продукции, реализации параллельной продукции;

♦ менеджер по персоналу – на торговле выгодными “местами” на фирме, организации командировок за границу, торговле благами фирмы, рабочей силой, пособничестве в хищениях;

♦ менеджер по социально-бытовым вопросам – на продаже объектов социальной инфраструктуры, распределении благ для персонала фирмы.

Предупреждение воровства. Около 80 % потерь от воровства товаров в складах и магазинах приходится на долю персонала.

Предотвращение воровства при помощи технических средств наблюдения и препятствования выносу помогает слабо, так как большинство причин воровства лежит в области психологии. Причины возникновения воровства в фирме можно разделить на черыте группы [185] :

Свойства личности. Есть люди, которые не воруют никогда, есть люди, которые воруют всегда, и есть те, кто ворует, когда им позволяют.

Влияние коллектива. Почти каждый новичок, попавший в коллектив, где воруют, быстро осваивает способы воровства.

Неэффективная мотивация персонала. Особо сказывается на персонале высшего звена, имеющего возможность наносить ущерб компании кражами товара еще на пути от поставщиков, использованием особых финансовых схем, продажей информации конкурентам и т. п.

Опрос сотрудников ряда фирм выявил, что поощрение, которое они хотели бы получать прежде всего, – персональные денежные премии, на втором месте – путевки и ценные подарки, на третьем – премия по результатам работы, дальше – почетные грамоты и т. д.

Чем выше квалификация персонала, его работоспособность и инициативность, тем большее значение имеют социальные мотивы. Ощущение заниженности уровня оценки компетентности, работоспособности, полезности вызывает психологический дискомфорт, при котором сотрудники становятся пассивными. Такие сотрудники, даже не воруя, как бы участвуют в “забастовке послушания”, что способствует недополучению прибыли фирмой. Если же возможность украсть появляется, они ее чаще всего используют. Ситуация особо благоприятна для хищений в том случае, если на руководящих должностях сосредоточены родственники и друзья директора, люди одной национальности или одного возраста.

Примеры способов предупреждения хищений. Переменную часть зарплаты поставить в зависимость от отсутствия потерь товаров: недостач, повреждений и т. д. Разделить функции учета и контроля. Учет расхода товаров осуществлять на уровне магазина, а контроль оборачиваемости групп товаров – на уровне распределительного центра. Закупки поручить службе закупок, а контроль цен по предложениям – отделу маркетинга. Ввести систему оплаты, подразумевающую возможность накопления части зарплаты или премии: в случае увольнения по собственному желанию выплачиваются накопленные деньги, в случае увольнения по причине недоверия сотрудник лишается всех премий, заработанных за несколько лет, – у фирмы остается возможность покрытия нанесенного ущерба за счет уволенного сотрудника.