Е. Добронравова - Настольная книга администратора АХО

Администратору АХО необходимо и хорошее владение персональным компьютером (не ниже уровня «уверенного пользователя»). Даже в небольших компаниях завхозам и офис-менеджерам приходится заниматься составлением смет (в масштабах даже небольших компаний со штатом около 20 человек составлять сметы, пользуясь листом бумаги, авторучкой и калькулятором, – это работа сложная и неблагодарная; более того, это просто несерьезный подход к делу), тогда как в крупных компаниях в обязанности администратора АХО входит также ведение архивов и документооборота, ведение и поддержка множества библиотек и баз данных, что уже становится невозможным без специального программного обеспечения и навыков правильного обращения с ним. В современном компьютеризированном мире наиболее простым и даже примитивным в области ведения баз данных считается программный пакет Microsoft Office Excel; то есть умение свободно обращаться с этим программным продуктом является тем самым необходимым минимумом, без знания которого даже опытному и ответственному администратору административно-хозяйственного отдела не удастся содержать в порядке архивы и базы данных по закупкам, расходам, складам и т. д. Современные нормы требуют хранения информации, либо одновременно в электронном и «бумажном» виде (все электронных архивы дублируются с целью сохранения ценной информации), либо только в электронном (в этом случае информация сохраняется в нескольких копиях на цифровых носителях). Тогда как более сложные для хранения (требуют много места), систематизации и поиска нужной информации (требуют много времени) «бумажные» документы считаются устаревшими. Следовательно, администратору АХО, не владеющему ПК, будет невозможно получить и сохранить работу в компании, владеющей складскими помещениями или массивными архивами и базами данных.

В крупных компаниях, для которых в норме периодический прием иностранных делегаций (например, поставщиков и клиентов), от администратора АХО могут потребовать также знание одного или нескольких иностранных языков. Это требование вполне закономерно – руководитель административно-хозяйственного отдела должен иметь возможность в случае необходимости объясниться с иностранными гостями. Еще большее значение выполняет знание одного или нескольких иностранных языков для администратора АХО, компания-работодатель которого является филиалом какой-либо крупной иностранной компании, так как это практически всегда подразумевает наличие среди сотрудников или даже руководителей компании лиц, для которых русский язык не является родным; во многих случаях такие сотрудники русским языком не владеют вообще и объясняются с начальством и подчиненными на родном языке либо на английском. Обычно в таких компаниях знание одного или нескольких иностранных языком является обязательным, и лица, не владеющие иностранными языками, просто не имеют шансов получить там работу.

Для руководителей административно-хозяйственных отделов важно такое качество, как самостоятельность, т. е. умение принимать решения, касающиеся отдела или его прямых обязанностей, без постоянной оглядки на начальство, оперативно устранять возникающие проблемы (лучше – даже до того, как «свыше» отдается приказ, требующий их устранения). Администратор АХО должен уметь самостоятельно находить проблемы и методы скорейшего их решения. Однако быстрое выполнение поставленных задач не должно отрицательно сказываться на качестве их выполнения. В этом вопросе нельзя искать «компромиссы» – работа, входящая в прямые обязанности административно-хозяйственного отдела, должна выполняться и быстро, и качественно, и в большинстве случаев ответственность за это лежит именно на администраторе АХО и на его умении контролировать ситуацию. Однако любая самостоятельность должна не выходить за логические границы – администратор административно-хозяйственного отдела, хоть и занимает руководящую должность, не все решения может принимать единолично. Например, любые планы, подразумевающие серьезное вложение денежных средств, должны обсуждаться с руководителями компании.

В крупных компаниях нередко на руководящие должности в административно-хозяйственном отделе требуются специалисты с соответствующим высшим образованием (специальным техническим) – например, главные электрики на крупных предприятиях. Разумеется, человек со средним или даже высшим образованием, но в другой области не сможет претендовать на эту должность. Однако сейчас высшее образование является одним из необходимых требований даже к тем, кто претендует на должность офис-менеджера (и, тем более, к претендующим на должность администратора АХО). Так, сотрудники, не имеющие высшего образования, могут быть приняты в административно-хозяйственный отдел в качестве разнорабочих, специалистом по обслуживанию коммуникаций и оборудования, иногда – в качестве офис-менеджеров (при этом работодатель обычно требует хотя бы среднее специальное образование и опыт работы в АХО не менее года), но не на более высокие должности.

То есть в действительности администратор административно-хозяйственного отдела должен быть готов постоянно учиться чему-то новому и открывать для себя новые горизонты, от нового, более удобного, программного обеспечения до, например, курсов, помогающих развить коммуникативные способности. Быструю обучаемость (и вообще желание учиться) также нередко называют как одно из необходимых качеств администратора АХО. В действительности это вполне логичное требование – работа администратора административно-хозяйственного отдела, особенно в крупных компаниях, требует прогрессивного подхода и постоянного поиска новых, лучших путей решения тех или иных возникающих проблем. Это подразумевает, например, и поиск нового программного обеспечения, позволяющего более рационально систематизировать хранящуюся информацию (например, по товару, хранящемуся в складских помещениях), и логичное его использование для упрощения и ускорения работы с архивами и базами данных. Если обратить большее внимание на требование быстрой обучаемости, то можно внести уточнение: имеется в виду не просто желание открывать для себя новые горизонты и умение воспринимать большие объемы новой информации, но и способности применять на практике полученные знания. Это требование также вполне закономерно, так как в случае неумения администратора административно-хозяйственного отдела (впрочем, это касается и любого другого сотрудника, вплоть до руководителя компании) применять свои знания при решении практических задач, эти знания фактически становятся бессмысленными. Также в перечень необходимых для хорошего администратора АХО качеств входит умение решать комплексные задачи: на руководителя административно-хозяйственного отдела возложена ответственность за очень многие протекающие в компании процессы, и ему нечасто удается найти достаточно времени, чтобы сосредоточиться на решении только одной какой-либо проблемы. Обычно решать поставленные задачи приходится комплексно (даже если эти задачи никак не связаны между собой), поэтому от администратора АХО требуется также умение быстро абстрагироваться от поиска решения одной задачи к другой.