Андрей Шешенин - Дорога в индустрию впечатлений

«Мероприятие – это уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей».

А вот определение Александра Шумовича – партнера компании Eventum Premo и автора бестселлера «Великолепные мероприятия»:

«Мероприятие – это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей».

В обоих определениях можно выделить кое-что общее. Это дает нам возможность сформулировать ключевые составляющие понятия event:

1. Цели/потребности.

2. Конкретное ограниченное время.

3. Аудитория/участники.

Связав эти элементы воедино, получаем следующее определение, которое описывает понятие event с точки зрения организатора мероприятий.

Мероприятие – это инструмент, предназначенный для достижения конкретных целей путем взаимодействия с конкретной аудиторией в конкретное время.

Раз мероприятие – это инструмент, то профессионал event-бизнеса обязан овладеть им в совершенстве.

Видов мероприятий великое множество. Прежде всего они делятся на корпоративные и частные. Также существует группа различных видов мероприятий, организуемых с целью продажи билетов. Каждый тип, безусловно, имеет свои особенности, однако основные понятия одинаковы для всех случаев. В книге они будут рассматриваться на примере корпоративных проектов.

В предыдущей главе мы определили event как инструмент для достижения целей. И первоочередной задачей event-менеджера становится именно выявление этих целей.

Цель – это глобальное направление движения. То, к чему мы стремимся, организуя мероприятие.

Цели у мероприятия могут быть самыми разными. Вот лишь несколько примеров:

1. Поднять командный дух.

2. Повысить узнаваемость торговой марки среди целевой аудитории.

3. Завоевать доверие СМИ.

Стоит отметить, что окончательное достижение цели на мероприятии невозможно. Да это и не требуется. Суть в том, чтобы обеспечить движение в заданном направлении. Измерить показатель достижения цели нельзя. Это скорее вектор, которому подчинено движение, чем конечная точка пути. Другое дело – задачи мероприятия.

Задачи – это то, чего нужно достичь непосредственно при помощи мероприятия. Результаты выполнения задач вполне конкретны и измеряемы.

Примеры:

1. Снизить количество трудовых конфликтов в коллективе на 10 %.

2. Получить не менее 2000 контактов потенциальных клиентов

3. Обеспечить выход не менее 25 публикаций в СМИ.

Цели и задачи мероприятия необходимо определить перед тем, как приступать к его реализации. Казалось бы, самый очевидный способ сделать это – задать прямой вопрос заказчику. Однако, как ни странно, огромное количество клиентов даже не задумывается о том, что их мероприятие преследует какую-то цель. Например, новогодние праздники во многих компаниях уже давно воспринимаются как дань традиции, а ответственный за корпоративы сотрудник никогда не задается вопросом, зачем руководство тратит на них деньги.

Так что далеко не всегда можно получить от клиента четкий список целей и задач мероприятия. Если даже такой список есть, это тоже не обязательно избавляет от проблем: иногда клиент называет не соответствующую действительности цель или же она просто не достижима в рамках проекта. Поэтому профессиональный организатор должен самостоятельно уметь определять цель предполагаемого события. Для этого необходимо проанализировать аудиторию мероприятия и понять, что клиенту может быть нужно от приглашенных людей. Если аудитория – это сотрудники, то от них нужна лояльность, эффективная работа в коллективе, знание и уважение корпоративных ценностей и стандартов. Если в гости зовут потенциальных клиентов, то цель – рост продаж, развитие рынка и так далее.

Надо отметить, что если цель является необходимым элементом мероприятия, то конкретные измеримые задачи ставятся далеко не всегда. Тем не менее, для того чтобы обеспечить общие с клиентом критерии оценки успеха проекта, всегда лучше оговорить заранее, какие результаты организатор берется обеспечить по итогам мероприятия. Более подробно о том, как научиться определять цели и задачи мероприятия, вы можете узнать здесь, в одном из уроков курса «Планирование мероприятия».

В моей практике был очень необычный проект. Ко мне обратился клиент, для которого мы уже сделали два небольших мероприятия. Это была одна из крупных российских частных строительных компаний. Шел июль, и в компании задумались о приближающемся Дне строителя. Это августовское мероприятие всегда было кошмаром для отдела кадров. И вот почему. Компания возникла в середине 90-х, когда несколько предприимчивых прорабов бросили работу в бывшем советском строительном предприятии, которое тогда стояло без заказов, и начали зарабатывать ремонтами квартир и частных домов. С тех пор прошло более 15 лет. Теперь это была сильная, успешная компания с тысячами сотрудников. Но все оставались верны сложившейся с момента основания традиции отмечать профессиональный праздник совместным выездом на природу. Первые несколько лет это было не сложно. 20–30 единомышленников прекрасно проводили время за шашлыками, но в последние годы ситуация кардинально поменялась. На праздник приглашали только прорабов и руководителей центрального офиса, но и их уже было более 300 человек. 90 % из них – мужчины, привыкшие пить водку в серьезных количествах. В итоге каждый праздник был «украшен» драками, поисками сотрудников по кустам и другими следствиями крайней степени алкогольного опьянения. Так что задача на мероприятие нам была поставлена совершенно четко: «Сделайте так, чтобы все не напились!» Стоит ли говорить, что идея отказаться от спиртного или ограничить его количество на мероприятии даже не рассматривалась. Нужен был другой способ. И мы его нашли. Для профессионала поведение публики на мероприятии вполне предсказуемо. Я точно понимал, что люди пьют тогда, когда у них есть на это время. Следовательно, надо было их занять чем-то интересным на все время праздника. Кроме склонности к алкоголю, наша аудитория отличалась и другими, более положительными качествами. Например, это были физически крепкие, увлеченные и азартные люди. Они любили свою профессию, ценили компанию и уважали руководство. Этим я и воспользовался. Мы разбили гостей на 4 команды и разработали программу конкурсов и увлекательных занятий на все время мероприятия. Там были и спортивные игры, и массовые танцы, и викторина по истории компании. Ключевым конкурсом было строительство небоскребов из картонных коробок. Непременным моим условием было участие в каждой из команд руководителей компании. Мои расчеты подтвердились. Начиная с первого конкурса все увидели, что руководители принимают в развлечениях самое активное участие. Подчиненные уже не могли сидеть в стороне. Вскоре азарт взял свое, и уже сами гости настаивали на все более активных заданиях и конкурсах.