Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Такую таблицу я называю картой времени. Она позволяет отвести определенные промежутки в расписании для различных задач вашей жизни и служит фундаментом, с которого можно начинать работать и который вынуждает поддерживать равновесие в жизни. Она предоставляет в ваше распоряжение все то время, в течение которого вы должны достичь своих целей. Подробности того, что вы делаете в пределах каждого промежутка, или зоны, будут детально рассмотрены на стадии активных действий. Ниже приведен пример заполненной карты времени одной моей клиентки.

Идеи для «уплотнения» времени

• Объединяйте несколько задач.Попробуйте достигать нескольких целей сразу, объединяя действия логически. Например, если одна из ваших целей — получать определенный доход, для чего нужно каждый день тратить час на дорогу на работу и с работы, а другая цель состоит в том, чтобы научиться говорить по-французски, объедините время на дорогу с прослушиванием аудиокассеты с уроками французского. Объедините развитие навыков бизнес-презентации и улучшение своей репутации в компании, предложив проводить каждый месяц одно из еженедельных собраний персонала. Объедините общение с друзьями и уборку в доме: звоните им каждый вечер во время мытья посуды. Объедините желание качественно проводить время с детьми, обучая их нужным в жизни навыкам, и здоровое питание, каждый вечер ужиная вместе с ними.

• Повышайте расценки на свой труд.Этот совет обычно уместен для предпринимателей и владельцев бизнеса, которые самостоятельно устанавливают цены на свои услуги, но им могут также воспользоваться и те, кто может увеличить свою стоимость на рынке труда. Одна моя клиентка была очень успешной журналисткой. Чтобы выполнить все заказы, ей приходилось работать по 12–14 часов, 6–7 дней в неделю. Она была измотана и расстроена тем, что у нее никогда не остается времени для мужа, заботы о здоровье или для некоторых собственных авторских проектов, о выполнении которых она мечтала годами. Очевидно, что ее работа была в высшей степени востребована, и жесткое расписание было свидетельством этого. Но она установила расценки на свою работу гораздо ниже рыночных цен в ее области бизнеса. Вдвое повысив свои цены, она смогла зарабатывать столько же за половину рабочего времени — и освободить 36 драгоценных часов в неделю (или 6 часов в день), которые с легкостью заполнила действиями во имя достижения других целей.

• Добавьте что-нибудь приятное, чтобы поддерживать свою энергию.Независимо от того, насколько вы заняты, если вы добавите в свое расписание что-нибудь приятное, ваша производительность вырастет, увеличив доступное вам время для других действий. Я сама обнаружила это несколько лет назад, когда добавила в свой жесткий график занятия джазовыми танцами. Знание о том, что каждое воскресенье меня ждет это замечательное занятие, увеличивало уровень моей энергии в течение всей долгой недели, и я успевала сделать намного больше и в бизнесе, и в отношениях с дочерью. Это было поразительно.

• Отложите некоторые цели.Вы не обязаны достигать всех своих целей одновременно. Попробуйте распределить их по времени. Сконцентрируйтесь на том, чтобы достичь чего-то одного в этом месяце, а чего-то другого — в следующем. Мой друг Гордон, которому очень важно приобретать новые знания, каждый год изучает одну какую-нибудь тему. В один год это была история джаза, в другой — программа освоения космоса, в следующий — американская поэзия. Будьте реалистичны относительно того, сколько дел можете делать одновременно, и помните, что некоторые проекты и задачи можно отложить на будущее, чтобы освободить время сейчас.

• Срезайте углы.Если вы говорите быстрее, чем пишете, диктуйте записки и письма. Организуйте свое пространство (если вы этого еще не сделали) так, чтобы можно было упростить задачи и чтобы их выполнение требовало меньше усилий. Например, храните файлы рядом с рабочим столом, а не где-то в другом месте. (В разных главах этой книги вы найдете много советов для организации домашних и офисных помещений.)

• Чередуйте действия.Чтобы устранить скуку и перфекционизм — два самых опасных убийцы времени — планируйте менять деятельность с интервалом в тридцать минут каждые два часа. Вы не устанете и успеете сделать больше.

Оценка времени

Расписание, необходимое для организации времени, немного отличается от расписания организации пространства, потому что здесь мы имеем дело с чем-то менее конкретным. С пространством часто желательно работать как можно быстрее. Но в случае со временем я всегда предлагаю делать это медленно. Работая постепенно в течение месяца, вы окажетесь в самой лучшей позиции, чтобы заменить старые привычки новыми способами мышления и поведения. Вот некоторое среднее время, необходимое для выполнения этой работы.

Итак, теперь, когда вы набросали идеальное расписание на бумаге, перенесите свою карту времени в реальный мир и используйте ее для сортировки, создания категорий, «чистки» и упорядочивания действий и задач, с которыми ежедневно сталкиваетесь. Она будет вашим путеводителем в процессе принятия решений о том, что и когда делать и чему говорить «нет».

Некоторое время потребуется на то, чтобы усовершенствовать вашу карту времени и привыкнуть использовать инструменты управления временем, которым вы научитесь в этой главе. Поэтому я предлагаю отвести на эту работу месяц или два, примерно по часу в неделю. Так вы успеете оценить и откорректировать работу своих новых инструментов и освоиться с новыми привычками, которые приобретаете. Переход от хаотичного расписания к организованному может стать огромным изменением, которое нужно интегрировать постепенно, а это требует периодической корректировки.

1. Сортировка

Повесьте копию своей карты времени на стену офиса или начертите ее на картотечной карточке и носите в бумажнике или сумочке. Обращайтесь к ней всякий раз, когда планируете определенные действия или получаете поручение или просьбу что-либо сделать.

Пытайтесь ставить каждую задачу на соответствующее место в расписании. Если вы собираетесь пойти в обувной магазин вместе с детьми, запланируйте это на следующую субботу, на время хозяйственных работ. Если вам дали специальный отчет, который вы хотите просмотреть, положите его в корзину для чтения, чтобы заняться им позже во время, отведенное для чтения. Если вы только что выяснили, что должны написать коммерческое предложение, сделайте это во время, отведенное для написания документов, в этот день или в другой день недели. Если вы работаете дома и во время для общения с семьей поступает деловой звонок, пусть он будет принят на голосовую почту. Вернитесь к нему в рабочее время. Если происходит что-либо срочное, не терпящее отлагательства, вполне допустимо иногда смещать одну зону в расписании на время другой, при этом вы точно будете знать, что именно пропустили, и окажитесь лучше подготовлены к тому, чтобы использовать потерянное время иначе. Карта времени позволяет принимать взвешенные решения на основе полной информации о том, что и когда вы будете делать, сохраняя при этом общую картину.