Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Если кризисы возникают чуть ли не каждый день, постоянно прерывая запланированные действия, возможно, вам нужно создать специальную карту времени для управления кризисами.

Такая карта оставляет много «пустых» мест, чтобы можно было быстро справляться с кризисами, когда они возникают, и при этом дает вам возможность выполнять все другие задачи.

Следующая карта времени была разработана для директора отдела международного маркетинга крупного банка. У него в подчинении состояло двадцать человек, и ему нужно было постоянно управлять телефонными звонками, встречами и непредвиденными срочными делами, которые передавали ему сотрудники. Она позволила ему достигать всех его целей, отводя соответствующее место для каждого действия в течение дня. При этом подчиненным не приходилось ждать его внимания более получаса.

2. «Чистка»

Карта времени позволяет оценивать все задачи, которые конкурируют между собой, рассматривая их в соответствии с вашими целями. Прежде чем автоматически приступать к какой-то задаче, вы можете спросить себя, стоит ли ее выполнять. Заслуживает ли она места в вашем расписании? Если нет, избавьтесь от нее. Вы можете быть удивлены тем, как много делаете механически и как часто это не имеет никакого отношения к вашим текущим целям. Скорее всего, такие задачи относятся к какой-то предыдущей цели, которая больше не важна.

Одна моя клиентка, руководитель отдела маркетинга крупного банка, составив карту времени, поняла, что специальный проект, над которым она работала последние четыре года, больше не соответствует целям ее компании. Она немедленно отменила его, сэкономив три месяца рабочего времени в году. Это открытие сохранило ее компании более 50 000 долларов в год.

Карта времени высвечивает, насколько ограничено ваше время в каждой области жизни и работы. Это знание сделает вас более избирательным относительно тех задач, которые вы решите сохранить и выполнять. Однако очистить не всегда означает выбросить. Иногда это значит, что нужно «отдать» задачи, или «делегировать» их. Вы можете обнаружить, что, хотя некоторые задачи действительно помогают вам достичь ваших целей, их точно так же могут выполнить ваши подчиненные или члены семьи, и сделать это даже быстрее и легче.

Некоторые задачи, которые часто можно делегировать, таковы: приготовление пищи, уборка или оплата счетов. Это освободит ваше внимание для тех задач, которые можете выполнить только вы. Например, почитать детям, уделить время супругу или позаботиться о себе, отправившись в спортзал. Будьте честны с собой, определяя, какие это задачи: вы будете удивлены тем, как много на себя берете только ради того, чтобы доказать всем свою «незаменимость».

3. Найти всему свое место

К этому времени вы уже работали со своей картой времени в течение недели или двух. Теперь пришло время переоценить расположение некоторых зон и действий в расписании. Возможно, вы обнаружили, что временной интервал, отведенный для звонков по телефону, никогда не соблюдается. Или что вы отвели недостаточно времени для творческих работ. Теперь пришло время откорректировать и усовершенствовать назначение в вашем расписании времени для различных действий, чтобы они точнее отражали реалии вашей жизни. Отводя для каждого действия единственное и постоянное место, имейте в виду следующие рекомендации:

• Группируйте однородные задачи.Точно так же, как вы группируете похожие предметы в кладовке (например, все короткие пиджаки или все рабочие костюмы), можно группировать задачи в расписании, чтобы сэкономить время и уменьшить вероятность «потерять» или забыть их. Поручения, телефонные звонки и встречи — вероятные кандидаты для задач, которые можно сгруппировать и выполнить одновременно.

• Измеряйте, сколько времени занимают дела.Распространенная ошибка, которую часто допускают при создании расписаний — нереалистичные ожидания относительно того, сколько времени может занять выполнение некоторых действий. Тот, кто хорошо овладел навыками тайм менеджмента, превосходно умеет оценивать время и всегда отводит адекватное количество времени для каждого действия. Чтобы улучшить навыки оценки времени, в течение недели или двух ведите записи, отмечая, как долго занимает у вас выполнение каждой задачи. Эта информация поможет вам лучше планировать свой день и принимать решения о том, какие задачи можно делегировать.

• Улучшайте свои энергетические циклы.Например, если для вас важны физические упражнения и вы каждое утро просыпаетесь полным энергии, но приходите домой поздно, уставшим и обессиленным, пусть зарядка будет первым вашим утренним делом, когда вы больше всего мотивированы. Вы будете более склонны следовать такому графику и поддерживать его.

• Расписания других людей.Вам необходимо отводить в расписании некоторые окна для действий, которые включают общение с другими людьми. Например, если вы — «сова», а члены вашей семьи — «жаворонки», запланируйте семейное время на ранний вечер, а затем вернитесь к работе после того, как все остальные лягут спать. В поисках лучшего времени для написания этой книги, которое не мешало бы мне вести мой бизнес, я отвела время с 7 до 10 утра: так у меня оставался практически целый рабочий день для деловых звонков и встреч с клиентами.

4. Разложить по местам

В терминах тайм менеджмента «разложить по местам» означает оценить и выбрать инструменты для управления временем. Изучить, как можно использовать их возможности, а затем приспособить к своему персональному стилю.

Основной контейнер для хранения, исключительно важный для любой системы управления временем, — органайзер. Именно в нем вы фиксируете и прослеживаете все свои встречи, дела, телефонные звонки и важную информацию для бизнеса и жизни, помещая ее в определенное и надежное место.

В продаже есть множество органайзеров, самых разнообразных стилей, марок и форматов, поэтому процесс выбора может сбить вас с толку. Примените мое правило «Выбирай одно». Не создавайте себе лишних проблем, покупая два или три разных органайзера из страха принять неправильное решение. Выберите один органайзер, используйте его постоянно, не расставайтесь с ним, по крайней мере, три месяца и дайте ему реальный шанс «поработать» с вами. Работать с несколькими органайзерами, постоянно возвращаясь в магазин в поисках «совершенного», — верный путь к тому, чтобы терять информацию, забывать о встречах, ошибаться в том, что нужно сделать, и расстраиваться. «Самого лучшего органайзера» просто не существует. Следует выбрать тот, который, как вы чувствуете, будет вам удобен, потому что соответствует вашему способу мышления и поможет постоянно контролировать жизнь и работу.