Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

ЧТО ЖЕ ПРОИЗОШЛО У МЕНЯ В ТОТ ПОНЕДЕЛЬНИК?

Я решила поработать над главой только один час, с 10 до 11 часов утра, а потом заняться другими делами, но… в половине второго все еще занималась 3-й главой — я попала в «зону» истинного вдохновения, когда время за работой пролетает совершенно незаметно. Было бы безумием не воспользоваться этим. Тем не менее, я оторвалась от работы, надо было принять решение — должна ли я воспользоваться моментом и продолжать работу или закончить писать и вернуться к планам на день.

Самое главное было сделано, я оторвалась на мгновение от работы, чтобы еще раз просмотреть свой список дел.

Мое внимание привлекли три пункта:

• Отшлифовать статью для журнала (первостепенная важность).

• Проработать доклад к среде (первостепенная важность).

• Просмотреть платежные ведомости (первостепенная важность).

Я чувствовала себя обязанной заняться каждым из этих первостепенных дел. Наверное, можно было обратиться к редактору журнала и уговорить его, чтобы он дал мне больше времени, хотя я знала, что несвоевременная сдача статьи повлечет за собой сбой в работе производственного отдела.

Теоретически, если уж доклад мне нужен был к среде, я могла бы отложить его прочтение до вторника и сделать это в самолете по пути в Мэн. Но, откровенно говоря, я чувствовала бы себя гораздо спокойнее и увереннее, если просмотрела бы свои материалы не накануне, а за пару дней до мероприятия, когда у меня еще было время внести поправки. Это было чрезвычайно важно, кроме того, на кону стояла моя репутация. Мне хотелось, чтобы клиент, который мне платит, был уверен, что он имеет дело с высококлассным специалистом. Да и хорошо выполненное дело часто ведет к дополнительным преимуществам, предусматривающим высокую рентабельность инвестиций.

Вызвав в памяти рекомендации к навыку 1, я решила, что разумнее будет отложить главу и взяться за остальные важные дела. Я почти закончила набросок главы на бумаге и теперь беспокоилась из-за того, что надо было перенести записи в компьютер. У меня ушло около двадцати минут на завершение этого дела и на подготовку к успешному продолжению работы завтра. Поскольку я потратила около двух лишних часов на главу, мне пришлось использовать 4 правила, чтобы изменить список, включив туда несколько новых задач, звонков и сообщений по электронной почте, появившихся по ходу дня и требовавших моего внимания.

Горячий совет!

Никогда слишком не отступайте от своего списка дел! Старайтесь четко следовать плану, сверка с вашим списком по ключевым пунктам в течение дня не позволит вам отвлекаться на случайные удела.

«Да, но… все дела из моего списка — первостепенной важности»

Из-за того что вырос объем работы или сократился штат вашей компании, все в вашем списке стало чрезвычайно важным.

Энди, специалист по охране окружающей среды в архитектурной фирме, в течение пяти лет работы усердно изучал бизнес, чем вызвал к себе уважение руководства и сослуживцев. Пару лет назад его фирма испытала несколько периодов увольнений. Энди сохранил свое место, потому что заработал репутацию аккуратного, работящего и продуктивного сотрудника. Но сокращения в фирме не прекратились, и в итоге он стал жертвой своего успеха — ему поручали проект за проектом, не оставляя ни минуты отдыха. По прошествии двух лет изнурительной работы у Энди совершенно не осталось сил справляться с этой лавиной дел первостепенной важности.

Решение. Ведите точные записи ежедневных результатов вашей работы — объем дел, которые вы сделали и которые хотели сделать, но не смогли. Потом переговорите с руководителем о том, что если нанять еще одного работника, это принесет компании выгоду — потенциальный рост рентабельности и улучшение морального духа сотрудников. Если ваш руководитель настроен категорически против нового работника, обсудите с ним приоритеты в выборе задач. Есть ли среди ваших дел что-нибудь, что можно передать кому-то другому или не делать вовсе?

Исследования показывают, что сегодня работникам предлагают слишком большой объем работы, которую надо выполнить за очень короткий срок. 84 % менеджеров указывают на то, что средний служащий значительно перегружен. По исследованиям Института семьи и работы и других организаций, за последние двадцать лет работа стала менее надежной, но требующей больше времени, особенно в периоды экономического кризиса, когда работников просят сделать больше с меньшими ресурсами. Такова реальность современной работы. Больше никто не ценит церемоний, руководители и менеджеры смотрят только на результаты. То, что они хотят и на что искренне надеются, является для вас самой важной работой, которую нужно выполнить. Умение выбрать самое главное, передав остальное другим, увеличит вашу производительность труда, уменьшит стресс и позволит вам подняться выше, чтобы стать самым высококлассным специалистом.

В следующей главе мы рассмотрим вопрос, как найти время для выполнения всех самых важных задач.

Навык 3. Выбирайте самые важные задачи.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?

• Всегда заниматься первостепенными задачами.

• Записывать все намеченные дела в одном месте.

• Определять приоритеты сверху вниз.

• Помнить о трех вопросах и четырех правилах.

Когда вы собираетесь ими воспользоваться?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием в применении стратегий?

Как вы планируете преодолеть это препятствие? Каков ваш личный результат овладения этим навыком?

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ФРАНСИНА

Франсина — менеджер среднего звена в крупном PR-агентстве. Когда я начала с ней работать, ее перевели на испытательный срок из-за неудачного выполнения самых главных творческих задач по стратегическому планированию, развитию контактов со СМИ и привлечению новых клиентов. Если ее работа не начнет приносить результатов, заработок окажется под угрозой.

У Франсины появилась репутация работника, вечно не укладывающегося в сроки, создающего хаос в работе коллег. Для коллег Франсины стало привычным делом передавать ее материалы в последнюю минуту, из-за чего художественный отдел вынужден был работать до ночи.