Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

Когда я говорю «нет электронной почте»,я имею в виду именно это! Даже не пытайтесь заглянуть, что там есть, пока не закончится час.

Почему?

Электронная почта — не что иное, как букет помех и отвлечения внимания, появляющихся в вашем почтовом ящике без приглашения. Даже если вы проверяете свой ящик всего одну минуту, это надежный способ открыть все остальные ящики вашего мозга и немедленно отвлечь мысли множеством других дел. Как только это случилось, длительная концентрация на чем-то важном становится практически невозможна.

СКОНЦЕНТРИРУЙТЕСЬ НА САМОЙ ВАЖНОЙ ЗАДАЧЕ

Создайте политику первого часа рабочего дня, решите накануне вечером, что вы будете делать в этот час. Спросите себя: «Если завтра рабочий день выйдет из-под контроля, какую одну задачу (не две или три) я должен решить?» Что я могу сделать, чтобы заработать свою зарплату к десяти часам утра? Решение, принятое вечером, дает вам возможность обдумать задачу перед сном и утром по дороге на работу. Как только вы приедете в офис, можно сразу браться за дело, вместо того чтобы тратить половину драгоценного времени на размышления о том, что вам следует делать. Попробуйте. Отвлекитесь от электронной почты, отвлекитесь от автоответчика и идите в офис с единственной мыслью — выполнить эту очень важную задачу. Не отвлекайтесь даже на друзей. Наденьте на глаза шоры и с головой ныряйте в работу. Энергия, которую вы получите после завершения задачи, будет вас поддерживать весь день.

Если вы отложите самую важную задачу, она будет висеть над вашей головой целый день, угнетая чувством беспокойства и вины. Если вы ее сбросите первым делом утром, то весь день будете испытывать чувство облегчения, наполняющее вас энергией и увеличивающее производительность труда во время выполнения всех остальных задач из вашего списка.

Используя этот метод, Франсина добилась того, что был отменен испытательный срок. Хотя она сначала была шокирована моим советом не начинать день с проверки электронной почты, я уговорила ее сделать этот процесс приятным ритуалом. Она приходила в 9 часов утра, все материалы для чтения были собраны на специальном столе. Франсина посвящала первый час чтению журналов по торговле и освоению новых рыночных стратегий.

Больше всего она боялась, что ее руководителю, часто вечером посылающему сообщения по электронной почте, может понадобиться, чтобы Франсина сделала что-то прямо с утра. По моему совету она подошла к руководителю и объяснила ему наш план, рассказав, что собирается делать в первый час… и если ему что-то понадобится раньше десяти часов утра, он может, в конце концов, просто постучать. Поскольку ее руководитель был именно тем человеком, который назначил ей испытательный срок, он полностью ее поддержал.

Первый утренний час стал для Франсины любимым временем дня. То, что она делала важные дела так рано, восстановило ее уверенность в себе и поддерживало весь оставшийся день. Кроме того, она приобрела физический опыт полной концентрации, который могла использовать потом в течение дня, если это было необходимо. Победа над одним только первым часом помогла ей понять, что возможно и полезно организовывать для себя спокойное время. Благодаря этому она установила контроль и над оставшейся частью рабочего дня.

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Электронная почта не монстр, а просто немного опасна.

Она оказывает, как минимум, два положительных воздействия на эффективность нашего труда: во-первых, ее можно использовать круглосуточно и вам не придется координировать свое расписание, чтобы пообщаться с кем-то; во-вторых, корреспонденция записывается автоматически. Практический результат? Электронная почта может как сэкономить, так и украсть у вас время. Это зависит от того, как вы ею управляете. Установите для себя правила и попробуйте повлиять на вашу компанию или руководителя, чтобы они следовали им.

В проекте Pew Internet and American Life, где участвовало 2447 взрослых людей, было выяснено, что существуют два типа пользователей электронной почты: обычные и энергичные. Обычные пользователи получают около двадцати сообщений в день и посылают около пяти. Энергичные же получают по меньшей мере около пятидесяти сообщений в день, а посылают не меньше двадцати. К какому типу относитесь вы?

Самое интересное в этом исследовании: независимо от типа пользователя общее время, затраченное на работу с электронной почтой, колеблется от тридцати до девяноста минут. Это совсем не плохо. Вопрос в том, почему кажется, что потрачено гораздо больше времени? Как происходит, что у вас создается впечатление, будто вы провели не меньше половины рабочего дня, занимаясь почтой? По всей видимости, вы проверяете ее целый день, по несколько раз в час, прерывая свою сосредоточенность, чтобы просто посмотреть, что там есть. Открывать и закрывать электронную почту, чтобы сохранить сообщения как новые, — плохая привычка.

Даже если вы будете избегать пользования электронной почтой в первый час работы, это уже поможет вам сохранить рабочее время. Давайте рассмотрим другие способы ослабления хватки электронной почты.

• Установите в электронной почте будильник.Каждый день проверяйте сообщения в строго определенное время — в 10 часов, в 14 часов и в 17 часов. Если сообщение очень срочное, вам могут позвонить. 90 процентов сообщений могут подождать.

• Занимайтесь работой с сообщениями только в отведенное время.Немедленно отвечайте на сообщение, если на это требуется две минуты или менее. Для сообщений, которые требуют размышлений или поисков перед ответом, запланируйте специальное время позже, чтобы вникнуть в дело и потом дать ответ.

• Запишите то, что вам требуется, в теме сообщения.Во многих случаях вы можете записать все, что вам необходимо, в графе «Тема», оставив основную часть письма приятно пустой, — «Пожалуйста, обратите внимание. Собрание коллектива в пятницу в 11 часов», «Бизнес-ланч назначен на 13:30». Точно так же, если вам требуется срочный ответ, сделайте пометку «срочно» в теме письма. Остальных сотрудников попросите делать то же самое.

Совет менеджера

Создайте протокол для пользования электронной почтой, чтобы все сотрудники получали одинаковую информацию и экономили свое время. Воспользуйтесь любыми советами из перечисленных выше, вашим опытом, чтобы увеличить производительность труда путем повышения эффективности пользования электронной почтой.

• В начале длинных сообщений сразу ставьте адресата в известность, что вам нужно от него (или от нее).Небольшое замечание, вроде «Пожалуйста, просмотрите и дайте совет» или «Не могли бы вы проверить цифры, указанные ниже?», сэкономят время, позволяя сосредоточиться на главном.