Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

• Ненадежность.Дефицит уверенности в себе может привести к недоступности. Вы раболепствуете перед людьми и хитрите, отвечая на звонки и на собраниях, когда чувствуете ненадежность или не готовы противостоять им? Возможно, ваш руководитель или помощник ждут ответов на вопросы о проекте, который вы не закончили, поэтому вы перестаете отвечать на телефонные звонки?

Советы для желающего стать более доступным:

• Установите для себя норму давать ответ через 24 часа.Даже если вы не можете дать полный ответ, предложите людям хотя бы немного информации, которая им необходима, и планируйте продолжить консультации. Дав себе 24-часовой срок, вы продляете момент сотрудничества и в то же время не позволяете себе слишком вмешиваться в дела и чувствовать себя полностью захваченным этой работой.

• Организуйте и придерживайтесь ежедневных встреч или еженедельных собраний с основными членами команды.Выделение специального времени каждый день или неделю для встреч с основными членами команды сохранит вашу связь и успокоит волнения по поводу вашей недоступности. Определяйте пункты повестки дня перед каждым совещанием и не обсуждайте темы, на которые у вас нет ответа. Каждые несколько месяцев собирайтесь на ланчи с людьми, с которыми вы не имеете возможности (может быть, в этом и нет необходимости) встречаться часто.

• Известите людей, каким способом им лучше всего с вами связываться,особенно если вы много времени проводите в деловых поездках или работаете в другом часовом поясе. Стиль вашего общения будет зависеть от стиля работы другого человека. С некоторыми людьми вы можете контактировать с помощью электронной почты, потому что она доступна все 24 часа в сутки, если вы, конечно, не находите более эффективным быстро позвонить по телефону или переговорить с глазу на глаз. Позвольте характеру и важности ваших отношений диктовать вам способ общения.

• Устраивайте «время открытых дверей»,выберите часы, когда ваш кабинет будет открыт для посетителей. Если у вас есть помощник, пусть он для этого внесет в ваше расписание 10-15-минутные перерывы в работе.

2. БУДЬТЕ БОЛЕЕ НАДЕЖНЫМ

Некоторые люди, с которыми вы работаете, не обращают внимания на этот недостаток, особенно те, которые сами не всегда держат слово из-за сверхбольшого объема работы и сжатых сроков. Другие не так терпимы. Отсутствие надежности необязательно проистекает из невнимательности, высокомерия или неуважения. Есть несколько причин, по которым самые лучшие намерения могут привести к обратным результатам.

Если вы менее надежны, чем вам хотелось бы, в чем здесь могут быть причины?

• Трудно ответить «нет».Желание всех сделать счастливыми является заблуждением. Обычно оно приводит к обратному результату. Если у вас срабатывает коленный рефлекс на каждую просьбу вашего руководителя, клиентов, коллег или помощников и вы готовы тут же ответить «да», вам не удастся толком никому угодить. На работе, где расписание и репутация других людей, как и ваши собственные, зависят от того, насколько вы хорошо выполняете свои обязанности, достижение хороших результатов гораздо важнее, чем ваши благие намерения.

• Неумение правильно оценивать время.Опоздания на собрания, несвоевременные ответные звонки, неспособность уложиться в сроки могут быть вызваны нереальным представлением о том, сколько нужно времени на то или иное дело. Часто ли вам приходилось браться за задания или вызываться добровольно на какое-то дело, думая больше о качестве каждой задачи (нравится вам это или нет), чем о том, сколько времени займет ее выполнение? А может быть, вы попали в западню самоотречения и привычки выдавать желаемое за действительное, допуская добавочное давление на себя, вынуждающее вас быть проворнее, чем вы есть в действительности. Вы можете страдать от синдрома «сделать-еще-одно-дело», привычно пытаясь сделать еще хоть что-то перед уходом, что всегда занимает гораздо больше времени, чем ожидалось.

• Равновесие сил.Не обращать внимания на сроки завершения работы, начальные моменты и выполнять работу по собственному расписанию может быть вашим собственным способом подтвердить свои возможности, испробовать привилегии своей должности или своего рода протестом против руководства (вашему руководителю нужна скорость, а вам — качество). Не заставляете ли вы людей ждать, потому что считаете, что ваше время более ценно? Или это попытка сохранить самоуважение и достоинство, отказываясь от принудительного следования планам других людей? Если вы делаете только то, что хотите и когда хотите, очень похоже, что вашим поведением управляет самомнение. Ненадежность может быть также результатом отсутствия самодисциплины. Вместо того чтобы готовиться каждый день к работе, не приходите ли вы невыспавшимся и угрюмым? Как вы думаете, это отражается на качестве вашего труда?

• Неуверенность.Когда вам не нравится задача или вы чувствуете, что она очень трудна и запутана, вы можете ждать до последней минуты, чтобы начать работать над ней. Если вам трудно начать работу, не давайте себе много времени на борьбу с этим чувством, потому что тогда будет еще труднее вовремя получить результат, да еще в надлежащем виде.

Советы для желающего стать более надежным

• Проявляйте осмотрительность, давая обещания/зарекаясь.Не соглашайтесь что-то делать, пока не зададите себе три важных вопроса:

1. Сколько времени займет выполнение этого обещания?

2. Когда я его смогу выполнить?

3. Не придется ли что-то вычеркивать из расписания, чтобы выполнить эту работу?

Подыщите человека, для которого вы попытаетесь стать более надежным, и беритесь за выполнение. Вы начнете более серьезно относиться к обещаниям, когда увидите, как высоко он оценил вашу выполненную работу, и узнаете, что чувствует человек, когда завоевывает чье-то доверие.

• Откажитесь от соблазна.Выполнение еще одного дела до ухода на собрание, телефонный звонок или желание закончить проект именно сейчас вынудят вас опоздать!

• Научитесь говорить «нет».

1. Руководитель. Не говорите сразу «нет», объясните, что если/когда последнее задание перегрузит ваше расписание, пусть руководитель поможет вам правильно выбрать приоритеты: «Я постараюсь, но у меня очень туго со временем. Что если я не буду успевать сделать все, что вы предлагаете мне сделать в первую очередь?»

2. Клиент. Объясните причину вашего ответа: «Я знаю, что вы хотели пропустить первую консультацию, но мы выяснили, что это лучший способ обеспечить качественную работу с нашей стороны, и нам не хотелось бы идти на компромисс. Это не принесет пользы ни вам, ни нам».