И Кузнецов - Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

• Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать.

• Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.

• Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.

• Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их при этом не перебивали.

Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся. Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и «наказывать» их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.

Организация питания участников совещания . Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания.

Кто-то из сотрудников, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний.

В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе.

По завершении ленча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.

Организация рабочих встреч в ресторане . Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. Тот, кто приглашает, обязан зарезервировать столик вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашенный или же расходы будут поделены поровну. Предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает деловой беседе.

Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются.

Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.

ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ В ДОМАШНЕЙ ОБСТАНОВКЕ. Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время — чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.

Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальной, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое. Председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.

Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он может подняться со стула и сказать: «Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно» или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию — им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.

ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ИЛИ СОБРАНИЯ. В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы…» или: «В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так…»

После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

УХОД С РАБОТЫ

Перемены места работы происходят как в рамках организации — в результате повышения по службе или перевода из одного отдела в другой, так и в связи с переходом из одной организации в другую. Независимо от того, уволили вас или вы оставили работу по собственному желанию, ваше поведение должно соответствовать общепринятым нормам вежливости, а также подчиняться продуманной стратегии.

УХОД С РАБОТЫ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ. Уйти с работы вы можете в силу самых разных причин. Некоторые из них могут быть обусловлены характером самой службы: нагрузки слишком велики, работа до скуки однообразна, жалованье вам платят невысокое и нет никакой перспективы получить повышение. Другие причины бывают вызваны личными обстоятельствами: желание продолжить образование, рождение ребенка и необходимость ухода за ним, переезд, заманчивое предложение, полученное вами от руководителей другой организации. Уход с работы может сказаться на всей дальнейшей карьере, определив ваше будущее.