И Кузнецов - Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

К увольнению ваших сотрудников надо подходить конструктивно.

• Будьте конкретны. Коль скоро ваша организация приняла решение закрыть одно из своих подразделений и сократить весь его штат, так об этом и скажите. Если вследствие слияния двух организаций возникает избыточное число сотрудников, расскажите о тех критериях, которыми вы руководствовались, определяя, кого следует уволить, а кого оставить на работе: возрастные параметры, особые качества, высокая адаптационная способность и т. п.

Иногда человеку бывает легче узнать о том, что он уволен не по своей вине или в силу сложившихся обстоятельств, на которые он никак не мог повлиять. Если же вам предстоит уволить кого-то одного из сотрудников, тогда дело обстоит сложнее.

Есть много причин, которые могут заставить вас пойти на такой шаг: неэффективность его работы, жульничество, беспокойство, доставляемое им другим служащим, неумение общаться с людьми, отказ подчиняться распоряжениям руководства, отсутствие инициативы, недостаточная способность к решению проблем, лень, отсутствие преданности делу, неумение доводить начатое до конца и т. д.

• Подготовьтесь к увольнению сотрудника заранее, с тем чтобы к тому моменту, когда он будет поставлен об этом в известность, вы могли представить документы, объясняющие причины его увольнения, и напомнить о том, что ему ранее неоднократно делались предупреждения.

Обоснованное дело об увольнении строится на выдержках из дела сотрудника за достаточно длительный промежуток времени, причем там должны храниться все вынесенные предупреждения, а также рекомендации о пересмотре его поведения. Копии таких документов необходимо подшивать в личные дела сотрудников. Их и следует использовать при разговоре.

• Если вы убеждены в необходимости увольнения сотрудника, без промедления переходите к действиям. Не позволяйте уволенному дольше оставаться в организации, предложите ему или ей выходное пособие и попросите как можно скорее оставить службу.

• Многие руководители считают, что сообщать работнику об увольнении надо не в своем кабинете, а на «нейтральной территории» или в том помещении, где работает этот сотрудник, чтобы избежать ненужных пререканий.

• Храните спокойствие даже в том случае, если вас будут в чем-то обвинять. Не пытайтесь оправдываться, лучше скажите: «Мне очень жаль, что вы так к этому относитесь».

• Предметно остановитесь на обсуждении вопроса о выходном пособии.

• Не извиняйтесь.

• Не говорите дурно об уволенном сотруднике в присутствии его бывших коллег.

• Предоставьте увольняемому возможность уйти с работы, не потеряв собственного достоинства, например, подать заявление об уходе по собственному желанию.

РЕКОМЕНДАЦИИ

Если вы уходите с работы или вас увольняют в связи с переживаемыми трудностями, вы, возможно, захотите обратиться к вашему работодателю с вопросом о том, сможет ли он (она) дать вам рекомендацию, когда вы подыщете себе новое место службы. Вместо того, чтобы просить своего бывшего нанимателя написать вам стандартное письмо «тому, кого это может заинтересовать», лучше будет подождать, пока с такой просьбой к нему лично обратится ваш потенциальный новый работодатель.

К рекомендательным письмам, как правило, относятся с некоторой долей скептицизма, и большая часть возможных нанимателей предпочитает им личное общение с бывшим руководителем нанимаемого. В ходе такой беседы потенциальный наниматель может задать интересующие его вопросы о тех ваших качествах, которые особенно понадобятся сотруднику на будущей работе.

Для того чтобы вашему бывшему работодателю было проще дать вам характеристику, о которой, возможно, попросит новый наниматель, оставьте небольшую справку о той работе, которую вы выполняли в организации, ваших обязанностях и продвижении по службе.

Когда вы нашли новую работу и утвердились на ней, вам следует выразить благодарность даже в том случае, если вы уже выражали свою признательность, уходя из организации. Можете кратко остановиться на специфике своей новой работы и еще раз подчеркнуть, что вам нравилась и прежняя служба, а если это не так, то, по крайней мере, поблагодарите его (или ее) за те возможности, которые были вам предоставлены.

КАК ДАВАТЬ РЕКОМЕНДАЦИЮ. Если вы согласились дать рекомендацию новому начальнику вашего бывшего сотрудника, вам следует знать его (или ее) сильные качества и четко представлять себе тот вклад, который сотрудник внес в деятельность вашего предприятия или отдела. Это позволит вам сказать несколько хороших слов в адрес бывшего служащего даже в том случае, если он (или она) по каким-то причинам не смог продолжать работу в вашей организации.

С просьбами дать рекомендацию кому-то из ваших бывших служащих обращаются, как правило, по телефону. Возможно, в тот момент, когда вам позвонят, вы будете очень заняты, однако не забывайте, что для человека, который какое-то время на вас работал, этот разговор может быть крайне важен.

Поэтому, если вы в момент звонка будете проводить совещание или опаздывать на заранее назначенную встречу, лучше попросите секретаршу передать тому, кто хочет с вами переговорить по данному вопросу, чтобы вам перезвонили в более удобное для вас время. Но в назначенный час уделите несколько минут исключительно обсуждению этой темы.

Характеризовать работника с отрицательной стороны не следует. Если уж вы согласились дать рекомендацию, значит, вам не трудно будет найти несколько добрых слов о человеке, которому вы это обещали. Вместе с тем, не нужно и кривить душой, поэтому когда вам задают вопрос, на который вы можете дать лишь отрицательный ответ, лучше вам вообще уклониться от него и просто сказать: «На этот вопрос мне бы отвечать не хотелось» или: «Я не готов ответить на ваш вопрос».

В том случае, когда вы отказали бывшему сотруднику в характеристике и кто-то из руководителей компании, в которую он обратился в поисках работы, нашел ваш телефон по справочнику и решил вам позвонить на свой страх и риск, не будет ничего плохого в том, чтобы дать о человеке положительный отзыв.

Если же ничего хорошего вы ответить не сможете, постарайтесь, тем не менее, построить свой ответ достаточно конструктивно и в то же время искренне, отделив ваше личное мнение, сложившееся о человеке, от его объективной служебной характеристики.

ПИСЬМЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ. Когда вы согласились дать бывшему сотруднику письменную характеристику (точно так же, как и устную), вам следует помнить о том, что ее получатель полагается на ваше мнение, как на честную оценку ответственного делового человека.

Письменные характеристики выполняют особую функцию, представляя собой объективный отзыв о человеке, с которым вы вместе работали или просто общались. В таком документе вам следует упомянуть обстоятельства, при которых вы познакомились, и дать оценку его качеств и способностей. Можете привести в подтверждение своего мнения конкретные факты.