Валентин Соломенчук - Как сделать карьеру с помощью Интернета

Важнейшие команды управления программой можно ввести тремя способами: выбрать в главном меню соответствующий пункт, щелкнуть на кнопке с названием (рисунком) нужной команды или нажать «горячие» клавиши.

Для создания пустого бланка письма (рис. 2.3) используется команда Создать сообщение,которая находится в разделе главного меню Сообщение.Эту же команду можно вызвать, щелкнув на одноименной кнопке или с помощью клавиш +.

Адресные поля, о которых говорилось в начале главы, заполняют вручную или с помощью адресной книги, аналогом бумажной записной книжки (в адресной книге есть даже поля для ввода всевозможных примечаний личного свойства). Конечно, главное назначение адресной книги – хранение почтовых адресов ваших корреспондентов.

Внимание!

Укажите в адресной книге какой-либо свой почтовый адрес. Тем самым вы как бы создаете «сторожа», который будет следить за тем, чтобы на вашем компьютере не обосновались троянские программы, автоматически рассылающие письма по адресам, указанным в вашей адресной книге. Такие программы чаще всего используют первые 20–50 почтовых адресов из адресной книги.

Чтобы указать получателя сообщения, выберите в адресной книге необходимый адрес и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Кому, Копияили Скрытая копия.Повторите эту операцию для каждого получателя данного письма. После закрытия адресной книги все выбранные вами адреса будут находиться в соответствующих полях.

Электронные адреса заносятся в адресную книгу вручную или с помощью команды Добавить адресиз пришедшего вам письма. В последнем случае почтовая программа, используя служебную информацию, находящуюся в файле письма, автоматически заполняет в адресной книге поле адреса и, если есть личные данные отправителя, поля Фамилияи Имя.

Если вы хотите ответить отправителю, то можно не вводить его адрес вручную или выбирать из адресной книги, а дать команду Ответить отправителюили щелкнуть на одноименной кнопке . В ответ на такую команду почтовая программа создаст новый бланк письма с заполненным адресным полем получателя, параметры для которого будут взяты из текущего письма.

Кроме того, если вы разрешили почтовой программе цитирование (это функция устанавливается в окне Параметры), весь текст письма корреспондента, вместе со служебной информацией, будет скопирован в бланк ответного письма. В поле Темакопируется тема цитируемого письма, которому добавляется префикс Re:.

В полученном письме может быть несколько ответных адресов, например, письмо было направлено сразу нескольким адресатам. В этом случае, вы можете применить команду Ответить всемили щелкнуть на одноименной кнопке . Тогда в адресное поле, кроме адреса отправителя, вставляются адреса всех получателей исходного письма. Перед отправкой письма нескольким корреспондентам обязательно надо проверить список получателей и при необходимости удалить лишние адреса. Лениться с проверкой не рекомендуется, т. к. возможно направление письма с конфиденциальной информацией в адрес телеконференции, где к нему будут иметь доступ многие читатели.

Бывают случаи, когда хочется ознакомить с полученным письмом третье лицо, не внося в него изменений. Проведение такой операции возможно, если дать команду Переслатьили щелкнуть на одноименной кнопке . В этом случае создается бланк с копией текущего письма, в котором название темы письма начинается с префикса Fw:. Адрес нового получателя письма вам будет нужно ввести вручную или с помощью адресной книги.

Для сообщения программе, что письмо готово и его надо поставить в очередь для отправки на почтовый сервер, служит команда Отправить,а одноименная кнопка есть на бланке письма. Эта команда помещает письмо в папку Исходящие,из которой оно будет отправлено во время сеанса связи с почтовым сервером.

Для проверки почтового ящика на сервере и отправки подготовленной корреспонденции надо дать команду Доставить почту, щелкнуть на одноименной кнопке или нажать клавиши +. Эта команда указывает почтовой программе, что надо соединиться с почтовым сервером, используя программу удаленного доступа, и, отправив сначала почту, проверить почтовый ящик на предмет наличия новых сообщений.

Новые сообщения загружаются на ваш компьютер только в том случае, когда вам разрешен доступ к почтовому ящику. Для авторизации доступа почтовая программа, по требованию сервера, предложит вам в специальном окне ввести имя учетной записи на почтовом сервере и пароль, которые могут не совпадать с именем и паролем вашего доступа в Интернет.

Команды Отправить(горячая комбинация клавиш +) и Удалитьне производят необратимых действий – отправив или удалив письмо, а предварительно помещают его в соответствующие папки. Это сделано для того, чтобы пользователь еще раз мог проверить: что он хочет отправить или удалить. Кроме того, это хорошая практика: сначала еще раз проверь, а потом произведи необратимую операцию. Особенно это касается деловых писем, в которых даже небольшая ошибка может привести к огромным потерям.

Настроить параметры программы Microsoft Mail можно в окне Параметры.Ниже приводятся сведения о настройке параметров, которые наиболее существенным образом влияют на работу почтовой программы и отправляемые письма.

Вкладка Сервер(рис. 2.5) предоставляет доступ к двум группам параметров: сведения о вас, которые можно указывать достаточно произвольно, и параметры почтового сервера, предоставляемые провайдером.

Рис. 2.5. Вкладка Сервер

Личные сведения характеризуют вас как человека, и хотя они строго не формализованы, желательно придерживаться общепринятых правил, указывая сведения о себе. Особенно этому надо следовать при деловой переписке, т. к. сведения, указанные вами на этой вкладке, автоматически вставляются в каждое отправляемое письмо.

В поле Имяуказывается ваш псевдоним (в нем нежелательно использовать шокирующие слова) или ваши имя и фамилия. Старайтесь не применять символы кириллицы, которые могут исказиться при прохождении через западные почтовые серверы.