Полли Берд - Тайм-менеджмент

Боб регулярно просыпает, является на работу с опозданием и живет с постоянным ощущением загнанности и усталости. На его столе громоздятся кипы бумаг, и он всегда не может найти ту, которая нужна в данный момент. Ему кажется, что дела никогда не переделать. Боб бесконечно отвлекается на обращения к нему окружающих и телефонные звонки. Он мечется между собраниями, заседаниями и брифингами, ему катастрофически не хватает времени, чтобы спокойно сесть и заняться, наконец, основным делом. Каждый рабочий день превращается в один нескончаемый аврал. Домой он обычно приходит поздно, усталый и, наскоро поев, вновь берется за работу. Домашние жалуются на то, что совсем его не видят. Боб постоянно недоволен собой, поскольку ему никак не удается до конца разобраться с делами, отсюда — непроходящее стрессовое состояние. Между тем его начальство начинает задаваться вопросом, действительно ли он соответствует занимаемому месту.

Впрочем, возможно, вы больше походите на Бетти? Она каждое утро встает в одно и то же время и, прежде чем — опять же вовремя — отправиться на работу, не спеша готовит себе основательный завтрак. Работы у нее ничуть не меньше, чем у Боба, однако ей удается держать ситуацию под контролем. Ее стол не образец порядка, но бумаг на нем не так много, и рабочее место выглядит опрятно. Все в ее кабинете организовано так, что она может быстро найти любую нужную вещь. Ее тоже отвлекают от работы, но не в пример меньше, чем Боба, и она умеет быстро разобраться с большинством вопросов. Бетти присутствует только на тех собраниях, которые напрямую связаны с ее работой, и всегда тщательно к ним готовится. Над основным порученным ей проектом она регулярно работает в течение последних двух недель, и дело близко к завершению. Критические моменты в ее работе случаются реже, чем у Боба, и справляется она с ними без суеты. Бетти редко работает допоздна и редко берет работу на дом, посвящая ей в этом случае максимум час. У нее остается достаточно времени для отдыха и общения с домашними и достаточно энергии, чтобы заняться другими интересующими ее вещами. Начальство считает Бетти компетентным специалистом, успешно справляющимся с работой, а также эрудированным и социально активным человеком с широким кругом интересов. У нее репутация перспективного работника, кандидата на скорое повышение.

Большинство людей хотели бы походить на Бетти, а между тем основную часть времени проводят в характерной для Боба хаотичной суете. Но для вас, читатель, не все потеряно. Эта книга поможет вам стать организованным, преуспевающим человеком.

Знаете ли вы, что 80 % работы выполняются вами за каких-то 20 % рабочего времени, что 20 % работы обеспечивают 80 % конечного результата, что 20 % менеджеров делают 80 % всей работы?.. Примеры, подтверждающие верность принципа 80/20, можно отыскать повсюду. Принцип известен также как «закон Парето» — по имени экономиста Вильфредо Парето, открывшего это соотношение.

Что же означает лично для вас факт, что только 20 % времени тратится вами на действительно производительный труд, а остальные 80 % уходят на маловажные и совсем необязательные дела?

Это обстоятельство еще раз подчеркивает, как важно четко представлять себе, чего именно хочешь достичь в жизни. Определившись с целями, вы должны рассматривать их как безусловно приоритетные и посвящать им те самые 20 % своего времени и усилий. В итоге вы сможете добиться большего при меньших трудозатратах.

Ясные цели помогут определиться с приоритетами. Все дела, которые помогают вам достичь поставленных целей, необходимо рассматривать как приоритеты высшего порядка. Они-то и должны составлять содержание ваших наиболее продуктивных 20 % работы. Приложите к их выполнению максимум усилий. Остальные 80 % дел можно или переделать позже, или переделать другим, или попросту проигнорировать.

Вам необходимо обладать четким видением собственного будущего. Вместо того чтобы пассивно реагировать на ход событий, по сути, подчиняя свою жизнь воле других людей, сражаясь с кризисными ситуациями или действуя в силу привычки, вы можете сами руководить течением своей жизни. Но прежде следует знать, чего вы, собственно, хотите.

Чем вы хотите заниматься через пять, десять, двадцать лет? Чего хотите достичь к моменту выхода на пенсию? Какой образ жизни хотите вести на пенсии? Поставьте себе целью максимально приблизить свою жизнь к своим мечтам. Определенность в жизненных целях и задачах поможет реализовать мечты или по крайней мере ощутимо продвинуться по пути их осуществления.

Определенность в целях поможет вам соответствующим образом организовать жизнь. Возможно, сначала вам будет казаться, что приноровиться к новым для себя требованиям не удастся и с задуманным не справиться. Но поверьте, когда вы будете четко представлять, к чему намерены в итоге прийти, дорога уже не будет казаться такой трудной.

Во-первых, решите, какие жизненные аспекты являются важнейшими, ключевыми для вас. Кто вы: работник, родитель, верующий, член общественной организации, спортсмен? Сверившись с этими и подобными ролями, определите, в рамки каких общих категорий вписывается ваша жизнь. Задайте себе вопрос: «Что является для меня важным?» Вполне вероятно, что у вас получится следующий перечень жизненных интересов:

► семья;

► работа;

► досуг;

► общественная деятельность по месту жительства;

► религия;

► деньги;

► здоровье.

В каждой из этих сфер должны существовать цели, которых вы стремитесь достичь. До тех пор пока цели не определены, вы не сможете понять, что вам потребуется для их достижения, а значит, не сможете решить, как оптимальным для их достижения образом следует организовать свое время.

Отгоните мысли о предстоящей завтра работе, о собрании в местном общественном центре, на котором предстоит присутствовать. Посвятите час изложению на бумаге всех своих желаний, даже самых фантастичных, всего, чего вам хотелось бы достичь. Включите в список устремления и амбиции, имеющие отношение ко всем ключевым аспектам вашей жизни, как профессиональным, так и личным. Например:

► стать директором;

► работать не больше четырех часов в день;

► порыбачить три месяца в Шотландии;

► жить в Китае;

► принять участие в родео;

► купить «роллс-ройс».

Не стесняйтесь, дайте волю своей фантазии. Некоторые желания могут оказаться невыполнимыми (возможно, насчет директора это уж вы хватили!), но, по крайней мере, они способны указать общее направление движения. Другие, как, например, рыбалка, могут быть включены в планы на будущее и в конечном итоге реализоваться. Если будут время и деньги.