Полли Берд - Тайм-менеджмент

Переход к этому пункту повестки дня часто знаменует начало самой неэффективной с точки зрения использования времени фазы собрания. Вы можете энергично этап за этапом продвигаться к успешному завершению работы и в последний момент обнаружить, что участники решили в полной мере воспользоваться возможностью высказаться наконец о чем-то своем, не связанном с темой собрания.

В большинстве случаев наличие этого пункта повестки не обязательно. Если бы в нем содержалось нечто важное, то вопрос заслуживал бы включения в основную повестку. Обычно все его содержание может быть изложено в форме служебных записок, высказано в ходе телефонных разговоров, рассмотрено иным образом или вообще проигнорировано. Исходя из этого, опытный председатель максимально ограничит дискуссию по «разному» поводу. Если пункт все же признается необходимым, не делайте его последним в повестке, иначе вероятность затягивания собрания неизмеримо возрастает. Пусть он значится в повестке первым и будет ограничен, скажем, десятью минутами. В этом случае лимит времени будет налицо при очевидной необходимости поскорее переходить к основной теме собрания.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Объявите заранее, какие именно вопросы можно поднимать при переходе к пункту повестки «Разное».

Собрания длятся значительно дольше, если их ход постоянно по тем или иным причинам прерывается. Лучший способ борьбы с отвлекающими моментами — заблаговременная их профилактика. Примите следующие меры:

► поручите секретарю самой разбираться с телефонными звонками и посетителями;

► заранее сделайте обязательные звонки и перенесите запланированные визиты;

► предупредите потенциальных посетителей о том, что будете заняты;

► имейте план действий на случай непредвиденных обстоятельств с привлечением своих сотрудников.

Если вас все же отвлекут в ходе собрания, немедленно направьте человека к секретарю или к уполномоченному сотруднику. Поручите кому-то из персонала заниматься во время вашего отсутствия всеми делами.

Нет смысла проводить собрания, если вы не следите за реализацией принятых на них решений. Если был утвержден план конкретных действий, проследите, чтобы их действительно выполняли.

Итог каждого собрания должен принимать форму перечня дел к выполнению, и каждый участник должен иметь его копию с помеченными пунктами личной ответственности. Для всякого действия должен быть установлен срок. Ход выполнения возложенных по результатам собрания обязанностей вам следует проконтролировать уже вскоре после окончания собрания. Дайте людям несколько дней на то, чтобы приступить к работе, а затем проверьте достигнутый результат. Если за дело и не принимались или испытывают значительные трудности, выясните, в чем загвоздка. Возможно, в недостаточности информации? Следует ли дать кого-то в помощь? Нуждается ли человек в совете? Проясните эти вопросы спустя несколько дней, чтобы понять, все ли идет по намеченному плану.

График контроля может быть скоординирован с установленными на собрании сроками исполнения промежуточных этапов работ. Удостоверьтесь в том, что каждый человек знает о действиях, предпринимаемых другими, и понимает, как они будут влиять на его собственную работу и что реализация общего плана зависит от эффективности его частных усилий.

Подготовить план действий — это еще не все. Вы должны четко представлять, кто чем будет заниматься и к какому сроку выполнит свою часть работы. Если каким-то людям предстоит действовать совместно, убедитесь, что они встретились, договорились о распределении обязанностей и согласовали свои действия. Регулярно отслеживайте эти вопросы.

Если цель совещания состоит в достижении соглашения между сторонами сделки, вы должны обеспечить всемерную помощь в продвижении переговоров. Если возникают какие-либо проблемы, разрешать их необходимо незамедлительно, с тем чтобы процесс развивался без задержек.

Строго говоря, конференции и лекции собраниями не являются, они предоставляют людям со сходным родом деятельности возможность встретиться и получить дополнительную информацию. И тем не менее подобные мероприятия могут растрачивать ваше время не меньше собраний, и вам следует это учитывать.

Прежде чем принять приглашение на конференцию или лекцию, решите, будут ли они полезными для вас и для других. Если интерес представляет выступление лишь одного-двух докладчиков, попросите выслать текст их докладов. Если вас просят сделать доклад, но это либо не пойдет на пользу вашей репутации, либо не будет вам интересно, предложите текст своей лекции для письменных материалов конференции. Если же мероприятие вызывает у вас интерес и, по всей вероятности, принесет пользу участникам, но вы ограничены во времени и сами присутствовать не можете, пошлите кого-то из своих сотрудников либо отправляйтесь сами, но только на один день.

Постарайтесь извлечь из участия в конференции максимальную пользу, внимательно выслушивая сообщения, напрямую относящиеся к вашей работе. Не забудьте взять распечатку выступлений и делайте собственные записи. Если намерены продолжить общение с участниками, попросите их визитки и на обороте сделайте несколько пометок о самом человеке, его профессиональных достоинствах. Разместите визитки в картотеке, как только вернетесь в офис.

С регулярной периодичностью — скажем, через каждые полгода — оценивайте реальную необходимость собраний, в работе которых участвуете. Если собрания или совещания конкретного типа утратили для вас свою актуальность или обычные пункты их повестки можно отработать иными способами, откажитесь от их дальнейшего посещения. Но вероятно, существуют собрания, присутствовать на которых вам приходится по настоянию босса. Тут уж ничего не поделаешь, разве что вам удастся убедить его в возможности не столь частого их проведения. Что касается других собраний, то вместо вас на них могут ходить ваши сотрудники. Постоянно оценивайте собрания с точки зрения их полезности и при наличии малейших сомнений отсеивайте одно за другим. В итоге вы сэкономите массу времени.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Отказывайтесь от организации собраний, избегайте участия в них, поручайте другим представлять вас.

2. Подумайте об альтернативных формах проведения собраний.