Полли Берд - Тайм-менеджмент

Раздайте всем сотрудникам по экземпляру книги об управлении временем (почему бы и не этой?), чтобы каждый имел под рукой изложение базовых положений концепции и мог на досуге с ними ознакомиться.

Если вы не пригласите независимого эксперта по управлению временем, который займется с каждым сотрудником аудитом его индивидуального плана использования времени, вам придется самому инструктировать персонал по группам. Преимуществом такой формы работы является то, что каждый участник получит возможность выдвинуть собственные предложения, которые могут оказаться полезными для всех, а также возможность инициировать на встрече последующее обсуждение этих и других предложений.

Постарайтесь сформировать атмосферу сотрудничества, а не накачки. Привлечь же присутствующих к сотрудничеству вам удастся скорее, если вы продемонстрируете собственные усилия по внедрению приемов управления времени в практику своей работы.

В качестве первой для себя цели определите выработку нового подхода к работе с бумагами. Достижение ее предполагает расчистку всех столов в офисе и следование советам, изложенным в главе 7. Когда все бумаги будут рассортированы, а столы свободны от всего лишнего, приступайте к ознакомлению персонала с техникой планирования времени с использованием дневников, списков дел и органайзеров, как это представлено в главе 3.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите наиболее эффективного представителя персонала первым расчистить его стол, а потом помочь остальным.

Если полагаете, что каждый сотрудник немедленно начнет безукоризненно распоряжаться своим временем, то будете разочарованы. Никто в одночасье не превратится в образец эффективности. Вводите приемы управления временем постепенно. К примеру, один день может быть посвящен переходу на новые принципы систематизации документов. Когда люди освоятся с новой системой, можно приступать к внедрению техники нейтрализации отвлекающих моментов. И так далее. Привнося в работу офиса изменение за изменением, контролируя полное понимание персоналом каждого нововведения, вы создаете оптимальные условия для приобретения людьми привычки к новому порядку работы, для следования этому порядку и в дальнейшем.

Внедрение практики управления временем может возыметь обратное действие, если вы не отведете достаточного количества времени на превращение нововведений в привычный атрибут повседневной работы. Если вы станете проявлять нетерпение, ваши сотрудники впадут в уныние, поскольку еще не преодолеют стадию поиска наилучших способов решения поставленной вами задачи.

Дайте им возможность привыкнуть к переменам. Поначалу ошибки просто неизбежны, и порой будет казаться, что из этой затеи ничего не выйдет. Однако постепенно все нормализуется, и вы начнете пожинать плоды своих усилий.

Дайте время закрепиться каждому этапу нововведений. Не валите все в кучу. Приведение всей системы в рабочее состояние и полная ее интеграция в трудовой процесс может растянуться на долгие полгода. Зато потом эффективность работы возрастет самым решительным образом.

Внедрение новых методов управления временем пойдет значительно живее, если вы будете подкреплять процесс демонстрацией своего энтузиазма. Люди должны видеть, что вы сами используете на практике методы, которые пропагандируете. Необходимо вдохновить каждого сотрудника на сознательное использование техники управления временем. Но если вы ею не пользуетесь, то остальных и подавно не вдохновите.

Когда ваши сотрудники воочию убедятся в преимуществах новой системы, они станут испытывать энтузиазм и стимулировать развитие процесса предложением собственных идей.

Важно внимательно следить за реакцией людей на перемены. Лучше всего вести личное наблюдение, но можно и поручить это кому-то из персонала и периодически заслушивать отчет о положении дел «на местах».

Если какие-то приемы не срабатывают, подумайте почему. Быть может, дело в том, что:

► вы не объяснили, чего хотите,

► персонал не понял ваших намерений,

► требуется дополнительное обучение,

► персонал настроен негативно по отношению к вам или вводимым новшествам.

Подумайте, как исправить ситуацию. Возможно, для придания схеме полной работоспособности будет достаточно небольшой корректировки действий.

Спустя определенный период времени, скажем через полтора месяца, оцените ситуацию и выясните, чего достичь удалось, а чего нет. Не оказался ли старт вполне удачным, но теперь кто-то вновь проявляет расхлябанность? Все ли схемы работают? Проявляет ли персонал неприятие каких-то аспектов плана? Пришло время выяснить подобные вопросы. Вернитесь к ним вновь еще через шесть месяцев для очередной оценки достигнутого прогресса.

Чтобы сохранить энтузиазм персонала после внедрения новой системы, воспрепятствовать скатыванию к прежнему расточительству времени, проводите регулярные контрольные сессии— ежемесячно, ежеквартально или раз в год. На них нужно определять очередные цели в развитии системы управления временем. Регулярно должен собираться на свои заседания и специальный комитет. В ходе сессий поощряйте проведение мозговых штурмов по выработке новых методов экономии времени и повышению эффективности работы. Придайте процессу характер соревнования. Убедите компанию учредить ежегодный или полугодовой приз за лучшую идею по организации производственного процесса, позволившую компании получить максимальный выигрыш во времени или сэкономившую ей больше всего денег.

Итак, вы прочли книгу и начали воплощать в жизнь собственные идеи по рациональному использованию времени. Теперь вы станете работать более эффективно и продуктивно и все будете успевать, включая то, на что прежде времени у вас не находилось. Показывайте персоналу пример рациональной работы, помогите ему убедиться в ее преимуществах. Дайте понять, какие методы вы предпочитаете лично для себя и каким хотите видеть их стиль работы.

При наличии доброго примера с вашей стороны, при заинтересованной поддержке ваших начинаний со стороны сотрудников вы вскоре будете руководить самой эффективной организацией в стране!

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Подайте хороший пример — сами пользуйтесь техникой управления временем.