Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

Довольно часто я провожу встречи с клиентами, которые когда-то уже сотрудничали с нашим банком либо пользовались его услугами, причем переговоры с ними вели менеджеры по продажам. Буквально в процессе переговоров с такими клиентами я могу зайти в базу данных, определить, какой из менеджеров вел переговоры с этим клиентом. Эта информированность позитивно сказывается на процессе и результате переговоров. А уже после переговоров я могу благодаря клиентской базе проанализировать историю взаимоотношений клиента с нашим банком, понять, что было ему интересно тогда и сейчас. Надо отметить, что далеко не все банки используют подобную систему в своей работе, а ведь она действительно весьма эффективна.

Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант A, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; вариант D – четыре балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.

1. ПОЖАЛУЙСТА, УКАЖИТЕ, КАКИЕ РАЗДЕЛЫ OUTLOOK ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В КАЖДОДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

A. Почта.

B. Календарь.

C. Задачи.

D. Заметки.

2. ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ЧТО ТАКОЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И КАК ИХ НАСТРАИВАТЬ?

A. Не знаю.

B. Знаю, что это, но пользоваться не умею.

C. Знаю, умею настраивать, но не пользуюсь.

D. Знаю, умею настраивать, пользуюсь представлениями.

3. ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ЧТО ТАКОЕ КАТЕГОРИИ И КАК ИХ МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ?

A. Не знаю.

B. Знаю, что это, но пользоваться не умею.

C. Знаю, умею настраивать, но не пользуюсь.

D. Знаю, умею настраивать, пользуюсь категориями.

4. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ НАСТРОИТЬ АВТОМАТИЧЕСКУЮ СОРТИРОВКУ ПИСЕМ ПО ПАПКАМ?

A. Не знаю, что это такое.

B. Не могу.

C. Знаю, как настроить.

D. Знаю, как настроить, и постоянно этим пользуюсь.

5. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ СОЗДАТЬ НОВУЮ ПАПКУ ДЛЯ ПИСЕМ, ЗАДАЧ, ЗАМЕТОК?

A. Не знаю, что это такое.

B. Не могу.

C. Знаю, как настроить.

D. Знаю, как настроить, и постоянно этим пользуюсь.

6. ДЛЯ ЧЕГО ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ РАЗДЕЛ «КАЛЕНДАРЬ»?

A. Не использую раздел «Календарь».

B. Для планирования встреч с коллегами, контрагентами.

C. Для планирования встреч и бюджетирования времяемких задач.

D. Для планирования и бюджетирования с использованием различных пользовательских представлений, отборов и сортировок.

7. ДЛЯ ЧЕГО ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ РАЗДЕЛ «ЗАДАЧИ»?

A. Не использую раздел «Задачи».

B. Для планирования некоторых моих задач.

C. Для планирования всех моих задач.

D. Для планирования всех моих задач и делегирования задач подчиненным с использоваием различных пользовательких представлений, отборов, сортировок и т. п.

8. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ СОЗДАВАТЬ КОНТАКТЫ В СООТВЕТСТВУЮЩЕМ РАЗДЕЛЕ OUTLOOK?

A. Не знаю, что это.

B. Не могу.

C. Могу.

D. Создаю и постоянно пользуюсь контактами.

9. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ АССОЦИИРОВАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ СУЩНОСТИ ПРОГРАММЫ (ЗАДАЧИ, ВСТРЕЧИ, КОНТАКТЫ) С КОНТАКТАМИ?

A. Не знаю, что это.

B. Не могу.

C. Могу.

D. Могу и постоянно пользуюсь этим.

10. КАК ВЫ КОНТРОЛИРУЕТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ДЕЛЕГИРОВАННЫХ ЗАДАЧ И ДОГОВОРЕННОСТЕЙ С КОЛЛЕГАМИ И КОНТРАГЕНТАМИ?

A. Записываю в блокнот, ежедневник, на стикеры и т. д.

B. Храню относящиеся к задаче имейлы и перечитываю их.

C. Завожу для себя задачу с «напоминалкой» в разделе «Задачи».

D. Назначаю подчиненному задачу в разделе «Задачи» с определенной категорией и сроком исполнения.

ОТ 31 ДО 40 БАЛЛОВ.Вы являетесь продвинутым пользователем Microsoft Outlook, практически в совершенстве владеете всеми нюансами программы. Скорее всего, вы хорошо организованы и в своей личной работе, и во взаимодействии с коллегами. Далеко не все ваши коллеги могут отвечать вашим ожиданиям в области самоорганизации и координации командной работы. Для настройки командного и корпоративного взаимодействия на платформе Outlook имеет смысл обратиться к профессиональным бизнес-консультантам, включив соответствующие методики в программу корпоративного ТМ-обучения и в систему корпоративных ТМ-стандартов.

ОТ 19 ДО 30 БАЛЛОВ.Вы хорошо знакомы с самыми популярными функциями программы Microsoft Outlook, но хуже представляете ее основные business values (преимущества при организации работы, ее планировании). Вам стоит посетить специальный тренинг «Тайм-менеджмент на Outlook» для того, чтобы узнать обо всех возможностях программы и научиться ими пользоваться.

ОТ 0 ДО 18 БАЛЛОВ.Имея дело с современными средствами самоорганизации и планирования, вы чувствуете себя весьма неуверенно, вероятно, предпочитая классические, бумажные носители. Посетив базовый тренинг «Тайм-менеджмент: гибкие методы», вы сможете сравнить классические способы планирования с современными и принять взвешенное решение по выбору планировщика.

ТМ-ПРОЕКТ– серия целенаправленных мероприятий по внедрению определенного модуля корпоративного тайм-менеджмента.

ТМ-ПРОГРАММА– система ТМ-проектов, обеспечивающая непрерывное повышение персональной и командной эффективности сотрудников организации.

В последние пять-семь лет процесс внедрения тайм-менеджмента претерпевает такую же эволюцию, как несколько десятилетий назад – процесс освоения управления качеством.

Начиналось все с того, что отдельные компании задавались вопросом о качестве услуг как способе повысить свою привлекательность для клиентов и стать более успешными. Через какое-то время инструменты управления качеством внедрялись как корпоративные стандарты (причем появились общепринятые международные форматы этих стандартов – методология ISO). Со временем стало ясно, что управление качеством, непрерывное его повышение – это не разовое мероприятие, а образ жизни.

То же самое можно сказать и о тайм-менеджменте. Сейчас лучшие компании приходят к выводу, что управление временем невозможно ограничить проведением тренинга или консультационного проекта. Только постоянно повышая персональную и командную эффективность сотрудников, можно быть успешным и конкурентоспособным.

В этой главе энциклопедии приведены простые практические рекомендации по реализации рассмотренных в предыдущих главах ТМ-проектов.

ТМ-программа начинается с экспресс-диагностики в ходе встречи с экспертами. Далее каждый из ТМ-проектов – модулей ТМ-программы – может запускаться в любое время, независимо от остальных. Но практика показывает, что оптимально начать с настройки системы контроля поручений, которая повысит эффективность и комфортность работы руководителя, и с ТМ-обучения, по ходу которого будет выработан общий язык и внедрены базовые принципы эффективности в команде менеджеров.