Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

Одним из промежуточных шагов на пути к введению корпоративного стандарта является внедрение технологии ТМ на Outlook.

С одной стороны, это индивидуальный инструмент работы, а с другой – в компании уже принято пользоваться Outlook, в частности электронной почтой. И это – уже стандарт.

ТМ-систему нужно строить не на голом поле, а на готовом фундаменте, опираясь на выработавшиеся у людей привычки. Пока речь идет только о том, чтобы показать преимущества этого подхода и внедрить какие-то отдельные элементы. Именно это мы сейчас и делаем.

Мы только что закончили электронный курс ТМ, который прошел пробное тестирование, и теперь, после лета 2007 г., начнутся его «полевые испытания». Этот год будет пилотным, а со следующего мы начнем широко распространять наш курс.

Но первые выводы можно делать уже сейчас. Для проверки знаний есть два уровня: непосредственные результаты (например, пользователь прошел какой-то тренинг, какой-то курс – и дает оценку: понравилось, не понравилось, что подходит, что не подходит) и отсроченные – долгосрочные изменения в работе, в поведении человека.

Естественно, первый результат по пробной группе, по людям, которые проходили первые тренинги, мы уже получили. Он оказался положительным. Что касается долгосрочных изменений, наверное, говорить о них пока преждевременно. Но в любом случае, те, кто прошел тренинг, дали очень хорошие отзывы, как письменные, так и устные. Люди считают, что ТМ – это полезно, что это, несомненно, им помогает, что это позволяет им быть более эффективными. Значит, введенный нами курс приносит пользу.

Дмитрий Матвеев, зам. генерального директора компании – одного из крупнейших российских хостинг-провайдеров

Опишу несколько инструментов тайм-менеджмента, которые я использую в своей практике и практике компании.

1. Работа с «лягушками». Понятно нежелание сотрудников периодически выполнять небольшие, несложные, но рутинные операции. Поэтому были выработаны несколько способов подталкивания к такой работе: напоминания по электронной почте, всеобщая диагностика «сделано/не сделано», электронный отчет перед своими коллегами вида «лягушки съедены». Отчетность перед всеми, а не только перед начальником, увеличивает ответственность и помогает «проглотить лягушек».

2. Электронное бронирование переговорных комнат. Процедура планирования встреч в переговорных комнатах была усовершенствована путем создания электронной доски бронирования – каждый сотрудник может забронировать комнату на любое свободное время, а также увидеть, кто еще сделал бронь. Сместить время или удалить бронь другого человека даже руководство может только с его согласия. Такая форма работы позволяет почти не тратить время на согласование планерок, переговоров и встреч между коллегами.

3. Хронометраж рабочего времени инженеров по эксплуатации датацентров и внедрение для составления отчетов программы KeyNote.

Особенность работы инженеров по эксплуатации датацентров заключается в том, что они несут 12-часовую вахту, наблюдая за серверным оборудованием и обслуживая его. Так как многие операции являются платными услугами, требуется четко определять их продолжительность. В итоге мы пришли к тому, что отчет о смене сотрудника принял форму поминутного хронометража действий. Во сколько, на каком оборудовании, какие действия и по какой причине были произведены. Но форма отчета должна быть такой, чтобы инженеру было удобно его составлять, а менеджерам отдела продаж – обрабатывать. Для стандартизации отчетов мы внедрили программу KeyNote. Она позволяет делать записи с временными метками, а стандартные фразы отчета сохранять как шаблоны. В результате обе стороны – и инженеры, и менеджеры отдела продаж – остались довольны.

В этом разделе не будет рекомендаций – только вопросы к вам.

1. Поддержкой кого из руководителей (акционеров и т. д.) вам необходимо заручиться перед началом реализации ТМ-программы?

2. Каким образом (с помощью книг, статей, личных бесед) вы собираетесь вызвать интерес к ТМ у своих подчиненных?

3. Учитывая специфику вашего бизнеса (сезонные пики и спады и т. п.), в какое время удобнее запустить первый ТМ-проект?

1. Что для вас удобнее – организовать и поддерживать систему контроля поручений лично либо делать это в связке с секретарем (или сотрудником, выполняющим его функции)? Если такого сотрудника еще нет, как и когда лучше организовать его поиск?

2. Какие проблемы, связанные с исполнительской дисциплиной подчиненных и комфортностью и эффективностью вашей личной работы, вы рассчитываете решить с помощью настройки контроля поручений?

3. Каковы должны быть минимальные результаты от внедрения системы в части экономии вашего времени и усилий?

1. Кого именно из ваших подчиненных лучше включить в первые группы ТМ-обучения? Нужна ли при этом горизонтальная и вертикальная неоднородность, то есть смешение людей из разных подразделений, с разной спецификой работы?

2. Какие актуальные, «горящие» вопросы в области командного тайм-менеджмента целесообразно вынести к обсуждению на ТМ-тренинги, чтобы сделать первые шаги к их решению?

3. Как будут закрепляться и поддерживаться результаты обучения (посттренинги, корпоративный стандарт, экзамены и т. д.)?

1. Что вы предпочитаете: провести базовое ТМ-обучение и затем на основе полученной информации организовать разработку ТМ-стандарта либо сначала разработать ТМ-стандарт и потом провести обучение на его основе? (Оба подхода имеют свои плюсы и минусы.)

2. Как должен быть материализован ТМ-стандарт, насколько включен в систему корпоративных инструкций и регламентов, какие санкции предусмотрены за его несоблюдение?

3. На каких особенно ответственных направлениях (взаимодействие сотрудников с клиентами, взаимодействие между подразделениями и т. д.) вы ожидаете первых положительных результатов после внедрения стандарта?

1. Какие первые шаги по внедрению «экономической» культуры отношения ко времени вы можете предпринять уже сейчас?

2. В каких группах сотрудников вам особенно важно взять под контроль расход времени?

3. Какая группа сотрудников (или подразделение) станет «испытательным полигоном» для разработки системы учета и экономического анализа времени?