Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Работа с формами удобна, когда пользовательских полей много и они не помещаются в табличном представлении. Кроме того, если за работу по задаче или встрече отвечают несколько человек или подразделений, удобно завести на каждого из них свою вкладку в форме. Например, менеджер по продажам заполняет в контакте клиента вкладку с информацией по презентациям и коммерческим предложениям, бухгалтер – вкладку с информацией по выставленным счетам… При этом для каждого из них можно настроить свои табличные представления папки «Контакты», в которых каждый будет видеть именно те поля, которые его интересуют.

С помощью пользовательских полей и форм в Outlook вы можете формализовать практически любые процессы. Это дает возможность:

– в малом и среднем бизнесе – построить на Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования без покупки дополнительных корпоративных информационных систем;

– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами (типа ERP и CRM), например личный и командный тайм-менеджмент внутри подразделений, пересылку задач и планирование встреч в работе топ-менеджеров и прочее;

– в работе первых лиц любых организаций – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений. Вы сможете видеть ваши поручения сгруппированными по людям, проектам, срокам, степени готовности и т. п.

1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.

2. Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).

3. Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.

4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.

6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.

7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

В кибернетике есть принцип: управляющая система не может быть проще управляемой. Чем сложнее наша жизнь, чем больше в ней мыслей и дел, чем возвышеннее эти мысли и дела – тем более совершенной приходится делать нашу систему управления собой и своим временем.

Для рабочего достаточно написанного от руки списка задач. Корпоративному менеджеру уже не обойтись без ежедневника. Директор завода должен наладить целую систему контроля задач и поручений. Президенту страны помогает планировать дела мощный секретариат, сам по сложности сравнимый с заводом.

Человечество развивается – и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации – либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.

Формула управления собой, формула нашего времени, применимая для этой растущей сложности жизни, проста. Будем исходить из того, что «управлять временем» означает «использовать время своей жизни в максимальном соответствии со своими целями и ценностями». Тогда формула времени будет выглядеть так:

Работоспособность – это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.

В целом работоспособность – это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т. п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.

Понимание – это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз – но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда. Можно тщательно распланировать написание книги и написать ее – но издать не в том формате, который позволит донести ваши мысли до целевой аудитории. Можно общаться со множеством людей, но не понимать их адекватно и потому не делать союзниками в достижении своих целей.

Чтобы увеличить показатель «Понимание», нужно, во-первых, изучать закономерности нашего мира, учиться понимать его. Здесь вам помогут науки: философия, психология, теория систем… Кроме того, нужно овладевать технологиями и навыками, позволяющими не просто адекватно понимать мир, но и адекватно прикладывать к нему свои усилия.

Масштаб – это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности. Одну и ту же мысль можно изложить на интернет-форуме, который прочтут десятки человек, в статье, которую прочтут тысячи, или в книге, которую будут читать и перечитывать десятки тысяч. Какой-либо процесс можно рационализировать только на своем рабочем месте, а можно – в компании, отрасли, стране, мире. Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» – выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.

Нетрудно заметить, что Microsoft Outlook помогает повысить, причем существенно, в разы, компонент формулы «Работоспособность». А именно: «Календарь» – в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» – в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» – в наращивании способности к планомерному усилию и т. д. Outlook также позитивно повлияет на компонент «Масштаб» – только электронная фиксация задач, встреч и контактов будет адекватна работе с большими, серьезными системами.

Остается «Понимание». Здесь менеджмент и Outlook отступают. Мера совпадения нашего понимания реальности и наших действий с общей гармонией мироздания (судьбой, волей Божьей – для каждого здесь будет свое определение, соответствующее его мироощущению) – предмет серьезный и непростой. Равно как и мера нашего осознания собственных жизненных ценностей и устремлений. Это понимание находится уже за рамками планирования и организации времени на Outlook. Но без этого понимания невозможно успеть главное – жить своей жизнью, а не чужой, навязанной.