Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Тут можно читать онлайн Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 - бесплатно ознакомительный отрывок. Жанр: org-behavior, издательство Манн Иванов Фербер, год 2014. Здесь Вы можете читать ознакомительный отрывок из книги онлайн без регистрации и SMS на сайте лучшей интернет библиотеки ЛибКинг или прочесть краткое содержание (суть), предисловие и аннотацию. Так же сможете купить и скачать торрент в электронном формате fb2, найти и слушать аудиокнигу на русском языке или узнать сколько частей в серии и всего страниц в публикации. Читателям доступно смотреть обложку, картинки, описание и отзывы (комментарии) о произведении.
  • Название:
    Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
  • Автор:
  • Жанр:
  • Издательство:
    Манн Иванов Фербер
  • Год:
    2014
  • Город:
    Москва
  • ISBN:
    978-5-91657-924-6
  • Рейтинг:
    4/5. Голосов: 11
  • Избранное:
    Добавить в избранное
  • Отзывы:
  • Ваша оценка:
    • 80
    • 1
    • 2
    • 3
    • 4
    • 5

Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 краткое содержание

Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 - описание и краткое содержание, автор Глеб Архангельский, читайте бесплатно онлайн на сайте электронной библиотеки LibKing.Ru
Многие пользователи Microsoft Outlook даже не подозревают об огромных возможностях этой программы в плане организации времени – времени, которого нам всем так не хватает. Своими наработками в этой области делится Глеб Архангельский – инициатор российского ТМ-движения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных ТМ-проектов в РАО «ЕЭС России», PricewaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн» и др., гендиректор консалтинговой компании «Организация времени», автор книги «Организация времени» и бестселлера «Тайм-драйв». Вы узнаете, как наиболее рационально настроить различные разделы Outlook, организовать ваши встречи, задачи, контакты, почту, как создать пользовательские представления под свои нужды и многое-многое другое. Книгу можно рекомендовать всем категориям руководителей, их помощникам и просто занятым людям, которым необходимо эффективно распоряжаться своим временем.    

Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 - читать онлайн бесплатно ознакомительный отрывок

Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 - читать книгу онлайн бесплатно (ознакомительный отрывок), автор Глеб Архангельский
Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать

2. Планирование рабочего дня, встреч и совещаний.Чем ценнее время руководителя, тем важнее понимать, кто и по каким правилам может назначать ему встречу. Какие сотрудники и в какое время имеют «доступ к телу». Какие принципы используются при планировании встреч – например, насколько большие резервы времени закладываются между встречами.

3. Регламент обработки и хранения контактной информации.Контакты – один из самых дорогих и важных для бизнеса ресурсов. Ваша визитка должна попадать не в визитницу, а в базу контактов Outlook, причем не просто с формальными контактными данными (например, телефоны), а с содержательными: обстоятельства знакомства, тематическая категория (клиенты, чиновники, журналисты) и т. п. Секретариат должен регулярно предоставлять список поздравляемых с днем рождения и профессиональными праздниками, а по запросу – тематическую выборку контактов (например, «нужны все знакомые журналисты в Сибири»).

4. Порядок работы с входящими телефонными звонками, документами и другой информацией.В отсутствие руководителя важно правильно вести реестр входящих телефонных звонков в Outlook, а также информировать его о других срочных входящих сигналах (например, претензионных письмах и т. п.). Если руководитель присутствует в офисе, то важен удобный и разумный регламент подачи документов на подпись, минимально его отвлекающий и при этом минимально же тормозящий бизнес-процессы компании.

5. Система реализации бытовых функций, комфортной поддержки работы руководителя.Что должно быть учтено при подготовке поездки? (Wi-Fi в гостинице, места в поезде не рядом с туалетом, авиарейсы из удобного аэропорта не в час пик.) Что должно выполняться секретариатом регулярно? (Заказ прессы, поддержание порядка в документах.) Именно эти сотни мелочей, каждая из которых сама по себе вроде бы непринципиальна, в совокупности создают комфорт в работе руководителя. И учет всех этих мелочей должен быть возложен не на сознательность или профессионализм секретаря, а на простые и понятные письменные стандарты, а также настройки Outlook, облегчающие выполнение этих стандартов.

Внедрение ТМ-стандарта: принцип табуретки

Внедрение корпоративного ТМ-стандарта, объединяющего все 5 перечисленных регламентов, стоит на трех китах.

1. Письменный стандарт – документ (или набор документов), описывающий правила планирования времени, постановки задач, коммуникации. Как правило, стандарт включает управленческую часть (основные правила, очень кратко – 2–3 страницы), техническую часть (соответствующие инструкции по Outlook), иногда памятки, краткие «выжимки» из стандарта. Если в компании используется ISO 9001:2008 или другая система регламентации, стоит разрабатывать ТМ-стандарт так, чтобы он удовлетворял ее требованиям.

2. Настроенная исходя из этого стандарта IT-инфраструктура: Outlook, Exchange, Lotus, SharePoint или аналогичные программы. Цветовая разметка встреч в Outlook отражает корпоративный стандарт планирования времени, система категорий в задачах отражает корпоративный стандарт контроля поручений и т. д.

3. Люди, обученные техникам тайм-менеджмента. Причем тренинги должны проходить на основе стандарта и с привязкой к IT-инфраструктуре: «Вот тайм– менеджерская техника контекстного планирования – вот соответствующий эпизод стандарта – вот утвержденный стандартом список контекстных категорий Outlook. А теперь давайте научимся настраивать их на своем рабочем компьютере».

Это исключительно важные три кита. Их еще можно сравнить с тремя ножками табуретки: если убрать любую из ножек, табуретка упадет. А что получится, если убрать один из элементов корпоративного стандарта? Вот типичные ошибки такого рода.

– Компания внедрила современную передовую IT-систему (тот же Outlook). Люди пользуются ее возможностями на 5–10 %, а иногда даже не подозревают, что эта IT-система у них есть. Налицо вторая ножка без первой и третьей.

– Компания провела обучение тайм-менеджменту, работе с Outlook и т. п. Посттренинговая эйфория прошла, используется в лучшем случае 10–15 % техник, полученных на тренинге. Очевидно, что третья ножка не работает без поддержки остальных.

– Компания разработала корпоративный стандарт и разослала его всем сотрудникам для ознакомления (возможно, даже под расписку). Стандарт не понят, реально не применяется, жизнь продолжается «по понятиям» и по привычкам, а не по стандарту. Очевидно, что к первой ножке проявлено излишнее доверие, а про остальные забыли.

Когда мы помогаем компаниям внедрять корпоративный стандарт тайм-менеджмента, в любом его модуле, будь то планирование встреч, секретариат, контроль поручений, стандарты коммуникации, мы обязательно делаем три вещи: разрабатываем документ, воплощающий правильные техники работы; помогаем настроить IT-систему так, чтобы она помогала работать правильно; обучаем правильной работе людей. Это и есть «принцип табуретки»: большую или маленькую задачу вы решаете в корпоративном тайм-менеджменте, решение должно устойчиво стоять на трех ножках – стандарте, IT-настройках и обучении.

Благодаря этому эффективные правила работы приживаются гораздо легче и полнее. Реальной рабочей привычкой, «обычаями делового оборота», само собой разумеющимся образом жизни в компании становятся до 85–90 % техник и правил, заявленных в стандарте.

Порядок внедрения ТМ-стандарта

Рассмотрим внедрение стандарта на примере небольшой структуры: группа топ-менеджеров (10–15 человек), секретариат (5–10 человек), подчиненные топ-менеджерам подразделения среднего звена (5–10 руководителей подразделений в подчинении у каждого топ-менеджера). Фактически это управленческая структура компании среднего бизнеса либо департамента крупной корпорации.

Перечисленные руководители составляют базовую область внедрения стандарта, по сути пилотный проект. После того как в краткие сроки (8–12 недель) стандарт разработан и внедрен в работу этих людей, он может масштабироваться, охватывая другие подразделения компании, филиалы и т. д. – как силами внешних консультантов, так и с помощью корпоративного университета.

Схема типового проекта приведена на рисунке.

Проект состоит из нескольких этапов 1 Диагностика в формате интервью с - фото 166

Проект состоит из нескольких этапов.

1. Диагностика – в формате интервью с несколькими наиболее загруженными топ-менеджерами и менеджерами среднего звена. Также применяются анкетирование и выборочный хронометраж (наблюдение части рабочего дня топ-менеджера внешним консультантом, фиксация происходящего, далее совместный с топ-менеджером анализ).

Читать дальше
Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать


Глеб Архангельский читать все книги автора по порядку

Глеб Архангельский - все книги автора в одном месте читать по порядку полные версии на сайте онлайн библиотеки LibKing.




Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 отзывы


Отзывы читателей о книге Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013, автор: Глеб Архангельский. Читайте комментарии и мнения людей о произведении.


Понравилась книга? Поделитесь впечатлениями - оставьте Ваш отзыв или расскажите друзьям

Напишите свой комментарий
x