Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

3. В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «Адресаты или общедоступная группа».

4. Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите email рассылки, например subscribe@improvement.ru. Щелкните «ОК».

5. Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку «переместить их в папку <���имя>».

6. В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку «Рассылки» и нажмите «ОК».

7. Вы снова вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите «Готово».

8. Теперь перед вами окно «Правила и оповещения». На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что созданное нами правило «subscribe@improvement.ru».

Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:

▪ ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;

▪ размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;

▪ постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;

▪ принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.

Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.

Поставив на письме один из флагов к исполнению (их несколько, разных цветов), вы фактически превращаете письмо в задачу. С этого момента в Outlook 2010 и 2007, в отличие от предыдущих версий, оно видно в панели задач при календаре, его так же, как и любую задачу, можно помещать в категории «1-День» и «1-Неделя» и контекстные категории («Шеф», «Клиенты», «Поставщики» и т. д.). Письмо становится полноправным элементом вашей системы управления задачами.

Бывает, что на письмо нужно отреагировать в какой-то точно определенный момент. Например, в письме содержится просьба «Позвоните мне, пожалуйста, во второй половине дня в четверг». В таком случае стоит установить время оповещения. В нужный момент, например в 15.00 в четверг, прозвучит сигнал и в окне оповещений появится это письмо.

Отметить письмо «к исполнению» и поставить на него оповещение можно следующим образом.

1. Кликните на письме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а в подменю – «Все категории».

2. Присвойте категорию «1День», если содержащуюся в письме задачу нужно выполнить в течение дня; «1Неделя» – если в течение недели.

3. Присвойте письму и контекстные категории, если это необходимо (например «Клиенты», если оно потребуется в момент общения с клиентами).

4. Опять кликните на письме правой кнопкой мыши и в контекстном меню в пункте «К исполнению» выберите подходящий флажок.

5. Если необходимо оповещение о письме – в том же контекстном меню выберите пункт «Добавить напоминание». В появившемся окошке введите время напоминания и текст, который появится в окне напоминаний. Например: «Нужно позвонить!» или «Необходима встреча».

Иногда есть смысл не превращать письмо в задачу с помощью флажка «К исполнению», а просто перетащить его мышкой в раздел «Задачи». Тогда создастся новая задача, в которой в поле заметок будет продублировано содержание письма. Аналогично можно создать встречу, перетащив письмо в раздел «Календарь».

Предположим, пришедшее вам письмо не содержит задачи, которую необходимо исполнять. Но оно требует от вас ответа, либо размышления, либо сохранения вопроса на контроле.

Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного менеджера находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя.

Выход – разделить все письма по трем уровням контроля.

Первый уровень– нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7–10 сообщений.

Второй уровень– письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20–30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:

▪ ответить и отправить письмо в архив;

▪ принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;

▪ убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;

▪ оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;

▪ перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.

Третий уровень– нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50–100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.

Вот, например, структура папок Штирлица: «Входящие», две контрольные папки («Ежедневный контроль» и «Еженедельный контроль»), архивные папки («Восточный фронт» и «Контакты с союзниками»), а также папки поиска.