Дэйв Креншоу - Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все

– Выяснить истинное распределение своего времени неделя за неделей.

– Разработать новый и реалистичный бюджет использования своего времени неделя за неделей.

– Распланировать регулярные встречи с вашими ключевыми сотрудниками.

– Задать ожидания и создать персональные «часы работы», чтобы люди могли четко знать, когда вы будете для них доступны.

– Отличное начало, – сказал Фил.

– Я даже вижу, как осуществление этих вещей изменит многое, – добавила Хелен. – Но как я могу прекратить переключение между задачами?

– Вот еще несколько соображений, которые пригодились моим клиентам, – Фил дописал на доске несколько новых пунктов.

– Противиться активным переключениям.

– Сводить к минимуму все пассивные переключения.

– Уделять все внимание разговору с сотрудниками.

– Планировать больше полезных дел на время разъездов между встречами.

– Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой.

Фил повернулся к Хелен.

– Есть вопросы по этим рекомендациям?

– Не могли бы вы напомнить, что такое активные и пассивные переключения? – спросила Хелен.

А теперь, извините, я себя перебью.

– Активные переключения вы решаете сделать сами. Помните, вчера мы обсуждали типичный час вашего рабочего дня? Каждый раз, когда инициатором переключения выступали именно вы, это было активное переключение, – объяснил Фил. – Каждый раз, просматривая свое расписание, напоминайте себе воздерживаться от переключения с одной задачи на другую.

– Правильно, – сказала Хелен. – Прежде всего мне необходимо контролировать саму себя. Нужно избавиться от потребности в постоянных переключениях.

– Вы все верно поняли, – кивнул Фил. – Теперь о пассивных переключениях, происходящих с вами без вашего непосредственного согласия. Вы вполне можете свести их к минимуму, например, отключив в своем компьютере оповещение о приходе нового электронного письма.

– А как насчет мгновенных сообщений или СМС? Мои дети ведь пользуются этими вещами постоянно, – простонала Хелен.

Фил засмеялся.

– Если вы не будете пользоваться программой мгновенных сообщений, ваши пассивные прерывания сойдут на нет. По моему глубокому убеждению, мгновенные сообщения – это обычно крайне малоэффективный инструмент бизнеса. Конечно, из этого правила есть исключения, но я не думаю, что ваш бизнес подходит хотя бы под одно из них.

– Здорово, – улыбнулась Хелен. – Нужно провести в нашей компании обсуждение этой темы. Готова поклясться, что половина моих менеджеров общается при помощи мгновенных сообщений с утра до вечера.

– И наверняка больше половины этих менеджеров приносит бизнесу очень мало пользы, – подхватил Фил. – Суммируйте простую потерю рабочего времени со стоимостью переключения при каждом прерывании, и вы легко поймете, почему ваши сотрудники в среднем впустую тратят около 28 процентов своего рабочего дня.

Ежедневно СМИ 6,5 часов влияют на детей в возрасте от 8 до 18 лет.

Ежедневно СМИ 8,5 часов влияют на тех же детей в результате медийной многозадачности.

– И чем бы вы предложили заменить мгновенные сообщения? – спросила Хелен.

– Отличный вопрос, – сказал Фил. – Вижу, вас это действительно интересует. Мгновенные сообщения очень часто провоцируют пассивное переключение, отвлекающее ваше внимание. Поэтому мои клиенты обнаружили, что в большинстве ситуаций их лучше заменить активными переключениями, такими как голосовая или электронная почта.

Между тем, – продолжил Фил, – если вам крайне необходимо пользоваться мгновенными сообщениями, проследите, чтобы в вашей компании установили программу с функцией «Не беспокоить», которая не допускала бы пассивных переключений.

62,4 процента опрошенных служащих считают допустимым прерывать работу, чтобы ответить на личный вопрос друга.

Хелен сделала для себя пометку.

– Я займусь этим немедленно.

Фил дал ей закончить, а потом сказал:

– Могу я добавить небольшое предостережение к действиям, призванным сократить количество переключений между задачами в вашей компании?

– Например?

– Учтите, что мы с вами долго обсуждали и подробно рассматривали болезнь переключения между задачами, – Фил слегка подался вперед в своем кресле. – Вы думаете, ваши менеджеры сразу же поймут опасность пассивных переключений?

Хелен удивленно дернула головой назад.

– О, понимаю. Они же все еще думают, что переключение между задачами (многозадачность) – это хорошо, не так ли?

– Именно, – сказал Фил. – Пока они четко не уяснят, что многозадачность, владением которой они так долго гордились, на самом деле приносит им и компании только вред, то будут противиться любым переменам, уводящим их от нее. Помните, Салли поначалу восприняла эту идею в штыки? – Фил откинулся назад и на минутку соединил ладони в раздумье. – По сути, это не их вина. Их ведь так долго учили, что многозадачность – это здорово. Вот они и привыкли гордиться своей способностью к ней.

Гонку выигрывает медленный и спокойный.

– Могу подтвердить, что я действительно гордилась, – вставила Хелен.

– Правильно, – кивнул Фил. – А теперь задумайтесь над тем, как изменилась ваша точка зрения за последние два дня. Чего вам стоило осознать, что многозадачность хуже лжи?

Хелен задумчиво подняла глаза к потолку.

– Думаю, это был долгий процесс, через который вы меня провели. Мне необходимо было самой увидеть эту истину, шаг за шагом.

– Вы все поняли правильно, – сказал Фил. – Запомните, что, помогая людям понять простую истину, вы помогаете изменить их поведение гораздо быстрее, чем если бы просто старались заставить их его изменить.

Фил улыбнулся.

– Что, если бы я пришел к вам вчера и сказал, что вам необходимо проводить больше времени со своей семьей? Или просто сказал, что вам необходимо уделять подчиненным больше внимания, когда вы с ними разговариваете?

Хелен громко рассмеялась.

– Я бы наверняка сказала вам, куда идти и как туда добраться!

Фил кивнул.

– В таком случае разве вы можете ожидать чего-то другого от своих менеджеров?

Хелен подперла рукой подбородок. После долгой паузы она наконец сказала:

– Вы можете мне в этом помочь? Будет лучше, если с ними поговорите вы, а не я.

– Что вы имеете в виду? – спросил Фил.

– Думаю, мне хотелось бы знать, нет ли способа, которым вы могли бы обучить нашу группу, – сказала Хелен.

– Буду рад вам помочь. – Фил потянулся за своим портфелем. – Сейчас, только достану свой ежедневник.