Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

При написании сценария задумайтесь о том, как будут связаны между собой разные части вашей команды, каким образом между ними будет осуществляться коммуникация. При организации масштабного мероприятия хорошим решением может стать включение в план оперативного штаба. Это позволит подрядчикам, Клиентам и вашим сотрудникам использовать при работе принцип «одного окна» – то есть для решения возникшей проблемы не придется искать, кто конкретно занимается данным вопросом, где находится этот человек и кто его может заменить, – достаточно просто сообщить в оперативный штаб о наличии проблемы, и его сотрудник сам свяжется с нужным человеком, отдаст требуемые распоряжения. Однако оперативный штаб не занимается сам решением проблемы и поэтому не теряет время ни на что лишнее. Его задача – держать руку на пульсе мероприятия, быть в курсе происходящего, максимально ускорять обмен информацией и следить за тем, чтобы сценарий мероприятия выполнялся.

Причем под оперативный штаб не обязательно задействовать офис с сотней входящих телефонных линий. Это может быть просто сотрудник, который освобожден от других обязанностей и которому звонят в случае нештатных ситуаций. Он, как шахматист, держит в голове текущее состояние мероприятия.

При подготовке мероприятия используйте предварительное инвестирование в проект. Инвестирование в широком смысле. Необходимые ресурсы должны быть выделены еще при согласовании проекта, а не становиться предметом торга в ходе его реализации. К сожалению, такое тоже случается довольно часто.

Если заказчик (или руководство) поручает вам некий проект, то оговорите, сколько времени вы можете потратить на его реализацию. И договоритесь, что этим временем вы можете распоряжаться и оно не будет урезано.

Если вам дали что-то дополнительно в нагрузку, то весь проект может оказаться под угрозой. Просто потому, что вам не хватит времени. Лучше, правильнее и дальновиднее в этом случае сказать «нет».

То же касается времени вашей команды. Например, вы спланировали все работы и видите, что вам необходима команда из трех человек на полную занятость на два месяца. Согласно предварительному плану их время уже расписано на этот период. Добейтесь того, чтобы загруженность вашей группы воспринималась максимально серьезно и вашим сотрудникам не давали дополнительной работы.

Если вам выделен некий бюджет, то постарайтесь добиться того, чтобы вам не нужно было тратить силы на выбивание очередного транша финансирования.

Время имеет стоимость. Повторное обсуждение и согласование бюджета отнимет у вас это время. То самое, которое вы запланировали для других действий и которое обязаны потратить на нужные вещи, для того чтобы организовать проект.

Понимать ценность чужого времени должны прежде всего заказчики мероприятия (или руководители компании, если мероприятие внутреннее). Постарайтесь сделать их своими единомышленниками, постарайтесь донести до них мысль, что предварительное инвестирование – правильный подход и ему есть обоснование. Скажите, что вы все в одной лодке и все в равной степени заинтересованы в успехе мероприятия (я имею в виду, вам действительно следует произнести фразу «Все в одной лодке»).

О том, как планировать загруженность персонала и денежные потоки, мы поговорим в других главах.

А теперь рассмотрим примеры планов мероприятий, разработанных разными компаниями.

Документ 1. Пример календарного плана работ

Продолжение док. 1

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Документ 3.

Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент).

Это видят только организаторы.

Общие правила

– Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.

– За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.

– Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).

– Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.

– Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.

– Все задействованные лица – организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.

Продолжение расписания

Окончание расписания

В этом плане подробно описано, какие сотрудники и за что отвечают. Это особенно важно, если один сотрудник отвечает за реализацию разных этапов проведения мероприятия. Чтобы ничего не упустить, он должен иметь перед глазами документ, где будет указано, в каком месте он должен находиться в конкретный момент времени.

Выделение потенциальных партнеров («коалиция союзников») – очень важный и интересный этап. Подумайте о том, кто заинтересован в вашей аудитории. Подумайте об их целях и интересах. Предложите партнерство. В некоторых случаях вы сможете разделить бремя ответственности за организацию мероприятия и бремя расходов.

Конечно, наличие партнеров существенно осложнит вам жизнь, так как они будут преследовать собственные цели, с ними будет необходимо многое согласовывать и они, как любая организация, могут вас подвести. Тем не менее польза от наличия партнеров может существенно превысить сложности и неудобства.