Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

– ЛЕК агрессивна. Она забирает чужих Клиентов и не отдает своих.

– ЛЕК стабильно лидирует в рейтингах и умах Клиентов (фактор признания).

– Понятно, что услуги ЛЕК безупречны. У качества нет конкуренции.

Как работать с агентствами

Повторюсь: типичные функции HR – нанимать, развивать, организовывать, мотивировать, удерживать либо увольнять. Агентства – тоже люди. И поэтому для управления работой агентства характерны абсолютно те же принципы.

Представьте, что нанятое вами агентство – это некий своеобразный event-менеджер. Эдакий Супермен, многорукий и многоголовый суперработник, который может находиться одновременно во многих местах и решать множество задач сразу. Но его тоже нужно мотивировать, стимулировать, поощрять и конструктивно критиковать. Понимание, что агентство похоже на работника вашей компании, поможет вам достичь взаимопонимания и получить от агентства максимум.

Оговорите вопросы конфиденциальности: все, что вы говорите агентству, должно остаться только между вами. Это можно включить в договор. Подумайте, разрешите ли вы агентству работать с другой компанией из вашей отрасли. Если для вас это неприемлемо, оговорите условия – в этом случае вы должны платить больше (надбавка за эксклюзивность).

Продумайте, как вы можете мотивировать агентство, например финансово. Предусмотрите бонусы (премию) за великолепно выполненную работу. Делегируйте часть своих полномочий, привлекайте агентство к поиску новых возможностей. Наделите агентство особым статусом (например, стратегический партнер). Привлекайте его представителей к обсуждению некоторых стратегических вопросов развития компании.

Подумайте о личной благодарности.

По каким параметрам можно оценить оказываемую услугу?

Услуга может быть оказана качественно, быстро, дешево. Но тут работает интересное правило: совместить можно только два этих фактора, а одним придется пожертвовать.

Представьте, что у вас есть три огромных апельсина. Вы не удержите их все, поскольку у вас только две руки; максимум, что вы сможете сделать, – это виртуозно жонглировать ими. Так же и с подрядчиками. У вас всего три варианта.

– Заказанные услуги могут быть качественными и дешевыми, но получите вы их не скоро. Вас не будут обслуживать в приоритетном порядке, вы окажетесь в конце очереди, после других, более рентабельных Клиентов. Или, например, такую качественную и недорогую услугу вы сможете заказать в период сезонного спада.

– Заказанные услуги могут быть очень качественными, и они будут оказаны быстро, точно в срок, но в этом случае придется заплатить максимальную цену.

– Заказанные услуги могут быть оказаны быстро и дешево, но не спрашивайте о том, хорошо ли все было сделано. Будьте готовы к сюрпризам.

Увы, такова жизнь!

Если вы ищете спонсоров

Наличие спонсоров украшает мероприятие. Оно сразу меняет его статус, превращая из инициативы одной компании в плод сотрудничества нескольких организаций, тем самым подтверждая факт интереса рынка к тематике мероприятия.

Важно отметить, что, вопреки расхожему мнению, спонсорство не означает благотворительность. Чаще всего благотворительность анонимна или не афишируется широко. Кроме того, благотворительность чаще направлена на поддержку социальных программ, помощь нуждающимся и т. п.

Спонсорство же предполагает публичность, ориентируется на поддержку коммерческих или массовых общественных мероприятий. Спонсорство означает ряд обязательств с обеих сторон, ряд особых услуг со стороны организаторов. Таким образом, Спонсор – это ваш Клиент. Особый Клиент со специфическими запросами и услугами – Очень Важный Клиент.

Как и в случае с другими Клиентами, постарайтесь на ранней стадии построения отношений понять мотивацию и цели Спонсора – зачем он это делает. В этом случае вы сможете предложить пакет услуг, точно отвечающий его целям, без лишней, зачастую затратной, нагрузки.

Осознание того, что Спонсор – это тоже Клиент, помогает рационально подойти к его обслуживанию. Выполняйте свои обещания перед Спонсором, но также требуйте исполнения его обещаний. Не всегда необходимо соглашаться со всем, что требует Спонсор: установите предел предоставляемых возможностей, выше которого для вас подниматься уже невыгодно, и честно сообщите об этом. Относитесь к сотрудничеству трезво и рационально.

Как и в случае с другими крупными Клиентами, поиск и привлечение спонсорской поддержки обычно занимает много времени, поэтому планируйте это заранее. Если вы делаете мероприятие в первый раз, возможно, вам вообще не удастся найти Спонсоров. Тем не менее (обратите на это особое внимание) стоит учитывать, что время, потраченное на привлечение Спонсоров, для вас не бесплатное. Оцените финансовую выгоду от привлечения Спонсора с точки зрения стоимости потраченного вами времени. В некоторых случаях спонсорский взнос может оказаться так мал, что не окупит ваших затрат. В первую очередь это относится к информационным и техническим спонсорам. О них – ниже.

Также специфика работы со спонсором заключается в многообразии предоставляемых услуг. Вам придется подготовить пакетное предложение. Оно может быть и стандартным, но я все же рекомендую (конечно, предварительно подготовив стандартное предложение) обязательно встретиться с потенциальным Спонсором, выяснить, что именно для него важно, и изменять условия в зависимости от его целей и задач. Делая предложение Спонсору, помните о его интересах, учитывайте, зачем ему нужно ваше мероприятие. Это и есть ключ к успеху.

Спонсорство во многом означает доверие к вашей организации и мероприятию. Поэтому обязательно исполняйте обещания Спонсору. Он – ваш Очень Важный Клиент.

Типы спонсоров

Технический Спонсор

Это пример типичного кросс-промоушна. Вы можете пригласить одного из ваших технических подрядчиков или компанию-производителя (продавца) некоего оборудования, предложив пакет услуг по продвижению их основного бизнеса. Взамен вы получаете в пользование (или даже во владение) нужное вам оборудование. В этом случае они должны рассчитывать на привлечение дополнительных Клиентов на вашем мероприятии или в ходе его рекламной кампании.

В некоторых случаях технический спонсор может просто предоставить значительную скидку на свои услуги. Скидка не должна быть символической: помните о ценности своего времени и услуг.

Техническим спонсором может быть не только поставщик какого-то оборудования. Примером такого спонсорства могут быть услуги, предоставляемые издательствами, прокатными агентствами, колл-центрами, курьерскими службами, агентствами переводов, кейтеринговыми компаниями, поставщиками мультимедиаоборудования, цветочными салонами и лично флористами…