Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Однако чаще всего организация некоего мероприятия не отвечает на возникший спрос со стороны Клиента (это не всегда так, но все же). Люди и компании чаще всего достаточно комфортно жили и до вашего предложения. Организация блестящего мероприятия как раз создает такой спрос. Олимпийские игры никого не интересовали тысячи лет, пока Пьер де Кубертен не возродил эту традицию. А теперь мировые столицы борются за право принять их. До появления мюзиклов и рок-опер не так уж много людей испытывало в них недостаток. До того как соседняя компания провела отличный новогодний праздник, директор и не задумывался обратиться в специализированную компанию. В нашей деятельности очень часто именно предложение создает спрос.

Сконцентрируйте свое внимание на Клиенте. Убедите его в полезности, необходимости ваших услуг.

Именно это – ключевой момент вашей маркетинговой деятельности.

От места проведения мероприятия зависит очень многое. Оно уже само по себе многое скажет вашим участникам. Фешенебельная гостиница или конференц-центр будут означать заявку на серьезное деловое мероприятие. Необычное место даст основание предположить, что готовящееся мероприятие будет экстравагантным. От выбора места зависит:

– посещаемость: насколько популярным будет ваше мероприятие;

– возможность привлечения спонсоров: устроит ли их статус мероприятия;

– соответствие вашей целевой аудитории.

При выборе места проведения в первую очередь нужно оценить необходимую вместимость зала или площадки.

Как можно организовать один и тот же зал? Существует множество вариантов рассадки. Давайте рассмотрим их подробнее.

При рассадке «Класс» участники сидят за столами/партами и смотрят в одну сторону (рис. 14). Обычно перед ними находится президиум/трибуна/сцена.

Это отличное расположение для конференций и учебных мероприятий, так как каждый участник может удобно расположиться, разложить бумаги и вести записи на столе.

Поскольку столы – довольно громоздкие конструкции, которые так просто не передвинуть, нужно заранее обратить внимание на то, чтобы между рядами было удобно проходить. Сами ряды нужно постараться сделать у́же – желательно по 2–4 человека в ряд.

Та же рассадка, но участники сидят без парт (рис. 15). Зал представляет собой просто расставленные рядами стулья. Так можно разместить максимальное число приглашенных.

Если зал в ширину больше, чем в длину, возможен вариант рассадки амфитеатром (рис. 16). То есть края рядов немного закругляются, чтобы сделать более удобным обзор для сидящих с краю.

Это также очень удачное расположение для конференций, брифингов, учебных и других мероприятий, предполагающих участие большого числа людей, которых нужно рассадить в одном помещении.

При рассадке «Подкова» участники сидят полукругом примерно на одном расстоянии от выступающего (рис. 17). С точки зрения иерархии предполагается, что все слушатели примерно равны по уровню.

Это удачное расположение для семинаров, серии индивидуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий, предполагающих интерактивный формат с участием одного-двух лидеров (докладчиков, ответчиков) и небольшого количества слушателей.

При рассадке «Круглый стол» сам стол может быть и квадратным. Важно то, что все участники сидят вокруг него, видят друг друга и общаются (рис. 18).

Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающий полное равенство участников. Он пришел к нам из времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказаться всем участникам обсуждения.

Однако если среди участников все же есть «король» (председательствующий), то при сохранении равенства прав на высказывания все же возникает иерархия. Наиболее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю. Самого важного – по правую руку от него.

Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий, предполагающих интерактивность.

Когда существуют две четко разделенные группы участников, вы можете просто предложить им занять разные стороны стола (круглого или квадратного), посадив друг напротив друга лидеров каждой из групп (рис. 19).

Данная рассадка оптимально подходит для проведения равноправных переговоров между примерно одинаковыми по численности группами.

Чтобы подчеркнуть иерархию во время переговоров или обсуждений, вы можете использовать Т-образную рассадку (рис. 20). В этом случае высокопоставленные участники или председатель могут сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же участников можно посадить друг напротив друга, разделив по группам.

Такая форма рассадки подходит для совещаний или переговоров между «принимающей» и «гостевой» стороной.

Соответственно руководители «принимающей» стороны сидят во главе стола.

U-образную рассадку (рис. 21) также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает возможность для докладчика/выступающего прохаживаться между ними.

Такое размещение удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик/выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично.

Также при U-образной рассадке удобно разделить аудиторию на 1–3 подгруппы.

Обратите внимание, что, если ваш докладчик действительно будет ходить, вам потребуется радиомикрофон.