Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Конечно, то, что я рассказываю, – «средняя температура по больнице». Возможно, вам посчастливится и на роль временного персонала придут предельно ответственные и честные люди, которые со временем присоединятся к вашей команде.

Объявите конкурс с денежным призом среди временных работников на звание «Лучшего работника вечера». Постарайтесь, чтобы конкурс был максимально честным и понятным. Пусть тот, кто старался сегодня больше всех, заработает дополнительные несколько сотен рублей. Азарт в разы повышает производительность труда.

Особый разряд временных работников составляют студенты.

Студенты – это будущие президенты, вице-президенты, доктора, инженеры и вообще будущие классные специалисты. Они получают высшее образование и скоро станут сливками общества. Сейчас у них нет постоянной работы не потому, что они не нашли ее или они неуспешные люди в жизни. Ничего подобного. Они сейчас учатся, чтобы получить лучшую позицию. Они амбициозны, и это следует учитывать.

В чем специфика привлечения студентов? Они молоды, и у них нет практического опыта. Поэтому вы можете столкнуться с отсутствием элементарной житейской мудрости, которая для вас очевидна. С другой стороны, поскольку они умны и квалифицированны, потенциально они могут решать гораздо более сложные задачи, чем даже кое-кто из вашего постоянного персонала. Поэтому к студентам нужно относиться не как к дешевой рабочей силе – с вами работают интеллектуалы. Попросите их помочь оптимизировать какой-то бизнес-процесс, и вы можете быть удивлены результатом.

Пожалуйста, не старайтесь привлечь студентов на практику в качестве бесплатной рабочей силы. Всякий труд должен быть оплачен.

Вашим временным персоналом могут быть и профессионалы.Это, наоборот, те, кого вы по разным причинам не можете позволить себе нанять на постоянную работу. Например, профессиональный переводчик, профессиональные артисты, музыканты.

Но они точно такие же временные люди. Они точно так же не отражают ваши ценности, и у них тоже другая мотивация, чем у остальной вашей команды. Они могут быть самыми дорогими людьми на вашем мероприятии, но запросто могут опоздать к его началу. Помните об этом.

В чем специфические сложности работы с подобными профессионалами? Они тоже не ваши работники – cм. выше.

Работайте только с лучшими. С теми, кого вы знаете и кому доверяете.

Ответственность

Если вы работаете с временным персоналом, у вас всегда должен быть человек, координирующий их работу и отвечающий за результат. Соответственно у него должны быть все полномочия по отбору претендентов, по материальному стимулированию, он должен иметь право увольнять человека или выплачивать ему премию.

Этому человеку придется работать в тесном контакте со своими подчиненными: чтобы быть уверенным в качестве работы временных сотрудников, он должен постоянно их проверять и контролировать. Оптимально, если на одного вашего сотрудника приходится не больше десяти временных работников (хотя, конечно, это зависит от того, что именно они делают).

Но учтите:

– если временный работник сделал что-то не так – значит, ему не показали, как делать, или не проконтролировали. Виноват ваш сотрудник, отвечающий за него;

– если временный работник сказал Клиенту что-то не то – значит, его недостаточно подготовили и не поддержали информированные работники из постоянного штата. В этом тоже виноват ваш сотрудник;

– если действия временных работников принесли компании материальный ущерб, компенсацию нужно требовать с вашего сотрудника, отвечающего за них.

С древности перед битвой военачальники выстраивали свои войска и произносили перед ними напутственную речь. Это делалось для того, чтобы вселить в сердца храбрость, укрепить дух товарищества, поддержать сомневающихся, зажечь искру в каждом из бойцов.

Конечно, мероприятия, которые мы готовим, – это не битва греков и персов, но все же напутственная речь нужна и важна. Накануне мероприятия соберите вашу команду, похвалите за проделанную работу, напомните, чего нужно опасаться, скажите, что уверены в успехе и верите в каждого лично. Это всегда будет нелишним. Так же поступите и с временными работниками, и с подрядчиками. Людям нужно внимание, нужно немного больше смысла для их работы, чем просто «выполнить свой долг».

Пример мотивирующего письма

Дорогие коллеги!

До главного события месяца, а именно презентации модели Passat в России, остаются считанные дни. Проделана колоссальная работа, и, надеюсь, все готово для блестящей реализации проекта.

Что не забыть:

– проверить еще раз готовность всех служб (другие отделы дилерского предприятия, агентства, технические службы);

– проверить наличие рекомендованных элементов по «check-list Passat».

Что поможет написать официальную речь:

– CD с презентацией модели, который все продавцы получают на обучении (можно сделать хорошую нарезку из презентации части 1, 2).

Что еще нужно прочитать перед презентацией всем сотрудникам, которые будут работать на мероприятии:

– пресс-кит по модели. Здесь есть все: описание модели, техническая информация и история в датах и деталях).

Перед началом мероприятия проверьте все. Залог хорошей презентации – в живом ритме и внимании к мелочам. Важно все. Любое слово. Внимание. Штрих. Любая мелочь. Нет, неправильно: мелочей не бывает! Желаю всем успешных мероприятий и новых впечатлений от нового бестселлера в модельном ряду Volkswagen.

P.S. С сегодняшнего дня начинается мой региональный рейд и первые презентации модели, поэтому по всем вопросам я доступна на мобильном xxx-xx-xx.

С наилучшими пожеланиями,

Если вы не можете обратиться лично, напишите всем письма. Позвоните и скажите несколько слов. Пусть в вашем календаре перед днем мероприятия всегда будет отмечено: не забыть произнести «речь генерала перед битвой».

Эта глава будет полна пессимизма и недоверия. Но для того, чтобы быть оптимистом и всем доверять, нужно обо всем заранее позаботиться и все предусмотреть.

Любое мероприятие – это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так.

Более того. ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).

Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда – на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.