Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

– Люди могут не прийти на мероприятие, даже если сто раз подтвердили, что придут.

– Люди могут прийти на мероприятие, даже не поставив вас в известность, что собираются прийти.

– Люди опаздывают на мероприятия (включая докладчиков).

– Не все думают о расписании, когда начинают говорить в микрофон. Но все обвинят вас, если оно не соблюдалось (все, включая докладчиков из предыдущего пункта).

Совет, написанный кровью на стене конференц-центра

– Имейте на мероприятии при себе список всех ключевых персон с номерами мобильных телефонов.

– Имейте при себе заряженный мобильный телефон и зарядное устройство.

– На вашем счете за мобильный телефон должны быть деньги (чтобы его не отключили).

– Лучше всего, если у вас с собой будет еще и карточка экспресс - оплаты вашего оператора.

К сожалению, на мероприятиях всегда есть масса возможностей для мелких краж и небольших мошенничеств. Заметим, что мелкие кражи не так безобидны, как кажется. Если у вас пропадает что-то на $100 в месяц, то к концу года общий убыток составит $1200, что уже не так мало. Можно было бы купить компьютер или слетать в отпуск.

В первую очередь необходим учет инвентаря.

В вашей команде должен быть человек, персонально ответственный за сохранность инвентаря (или хотя бы за его своевременный учет). У него должен быть список всего оборудования, которое вы везете на мероприятие. Сколько оборудования уехало, столько же должно вернуться. После мероприятия он сравнивает свой список и то, что имеется в наличии. Благодаря этому у вас есть оперативная информация о потерях. Вы сможете либо найти, либо докупить нужные вещи к следующему мероприятию.

Примерно та же схема должна работать и в отношении ценных раздаточных сувениров. Если на мероприятии было приготовлено 100 подарков, а гостей было 98, то 2 подарка должны вернуться в офис компании (если не принято другое решение).

По возможности пронумеруйте оборудование, которое вы берете на мероприятия – от проектора до ножниц, – или нанесите на него надписи. Пусть на проекторе будет наклейка с вашим адресом и телефоном. Если он пропадет случайно (например, его заберут вместе с другим оборудованием подрядчики) и его найдут честные люди – им будет легче вернуть вашу собственность. Во всяком случае, нельзя будет сказать, что они не видели, куда нужно вернуть этот проектор (компьютер, переносную трибуну, коробку с важными документами и пр.). Точно так же, если на степлерах и ножницах заметно написано название компании или имя владельца, их сложно будет признать бесхозными.

Если участники видят, что вы относитесь к этому как к особому ресурсу, то и они не отнесутся к вашему инвентарю как к «негласному подарку».

Если вы раздаете, например, калькуляторы участникам семинара, то у них будет очень большой соблазн «забыть» вернуть организаторам красивый и такой полезный в хозяйстве калькулятор. Кто-то может не справиться с этим соблазном, особенно если ему обеспечена анонимность. Никто же не будет проверять сумочки и пакеты. Как помочь Клиентам поступить честно? Пронумеруйте калькуляторы и при регистрации записывайте эти номера напротив фамилий участников. Понимание, что по записям легко найти того, кто забыл вернуть калькулятор, очень помогает аккуратности. Если же человек не вернул, он действительно ошибся, и можно просто очень вежливо напомнить об этом как о легком недоразумении. Даже если придется напоминать десять раз.

Основная мысль: подумайте, как создать условия, среду, в которой кражи и просто потери будут сокращаться.

Эти меры не спасут от по-настоящему нечестных людей, которые настроены что-то украсть у вас. Но помогут избежать лишних трат в большинстве случаев.

На некоторых мероприятиях вам будет необходимо подготовиться к приходу мошенников или зевак. Например, на многие выставки приходят «охотники за сувенирами», которых еще называют «пылесосами» за то, что они проходят по стенду, собирая ручки, буклеты, пакеты и пр. Обычно этих людей легко идентифицировать: они не очень хорошо одеты, у них бегают глаза, нет внятной «легенды», зачем им ваши буклеты и сувениры. Они их просто просят или пытаются взять без комментариев. Часто, к сожалению, это пенсионеры, которым просто нечего делать и они выбрали себе такое занятие. Подготовьте ваших стендистов, как реагировать на таких людей. Необходима вежливость и твердость.

На различные конференции, банкеты и приемы ходят и мошенники – в противовес «пылесосам» люди с четкой «легендой». Обычно они выдают себя за журналистов, сотрудников крупных организаций и госучреждений – Госдумы, некоторых министерств. Они неплохо одеты и держатся уверенно.

Выяснить, кто перед вами, можно лишь по опыту (на наших мероприятиях некоторые лица уже примелькались, и мы на счет «раз» узнаем этих людей и сразу вызываем охрану) – либо по косвенным и потому ненадежным признакам.

Например, эти люди могут утверждать, что регистрировались, аккредитовывались на ваше мероприятие, но почему-то не попали в список. Или что их организация солидная и не регистрируется на мероприятия, а просто посылает сотрудника, который «посмотрит и оценит обстановку, актуальность тем» или что-то в этом роде. На самом деле их интересует возможность бесплатно поесть и выпить на фуршете, получить какие-то сувениры (то есть обокрасть вас на небольшую сумму). Может быть, что-то другое, я не знаю. Что интересно, несмотря на то что они мошенники, они могут вести себя как идеальные участники: задавать вопросы, активно участвовать в обсуждениях и пр.

Поведение таких людей хорошо описано в комедии «Wedding Crashers / Незваные гости».Двое молодых людей узнают о готовящихся свадьбах (проводят подготовку: узнают про родственников молодых) и приходят в качестве гостей. При этом они лучшие гости: они играют с детьми, произносят замечательные тосты… В фильме их цель – соблазнение молодых девушек, находящихся в романтическом состоянии под воздействием свадьбы. Ведь свадьба – это тоже мероприятие.

Что можно посоветовать?

1. Попросите визитку у странного посетителя. Может быть, и паспорт.

2. Посмотрите, какой e-mail написан на визитке: если он зарегистрирован на бесплатном хостинге, спросите, почему компания не смогла обеспечить корпоративный e-mail.

3. Записан ли на визитке почтовый адрес и городской телефон компании? Если нет – вряд ли это серьезная компания.

4. Прямо со стола регистрации позвоните по указанному телефону, спросите, что это за организация и работает ли там такой человек, отправляли ли его на это мероприятие?