Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Однако нужно помнить, что люди могут удовлетворить свои потребности и альтернативным способом – более дешевым, более интересным, более эффективным, требующим меньше времени и т. п. Подумайте, какая альтернатива вашему мероприятию может быть найдена потенциальными участниками. Стремитесь, где возможно, сделать свое мероприятие привлекательнее этих альтернатив.

Вот примеры потребностей, которые может удовлетворить то или иное мероприятие, и способы их альтернативного удовлетворения.

Теперь давайте рассмотрим, какими бывают мероприятия и что от них получают участники и организаторы.

Всего в книге будет предложено несколько видов классификаций, которые должны будут помочь вам выбрать оптимальный способ проведения мероприятия. Но мы пока остановимся на одной: по типу.

Продолжение таблицы.

В таблице указаны только некоторые типы мероприятий. Этот список можно продолжить, дополнив его политическими, общественными, религиозными и другими.

Решая, какое мероприятие вы собираетесь провести, определите потенциальную аудиторию. Она может быть:

– внутренняя;

– внешняя;

– комбинированная.

Внутренняя аудитория– это коллеги, те, кто работает с вами в одной компании, это аудитория, где все друг друга знают, где множество неформальных связей и общая история. Для них мы делаем корпоративные праздники, юбилеи и торжества. Заметим, что корпоративные мероприятия – прекрасная возможность для мотивации собственных сотрудников, традиционный инструмент для сплочения коллектива. Они позволяют напрямую транслировать миссию компании, ее цели и достижения.

Внешняя аудитория– это дилеры, партнеры, Клиенты компании, потенциальные Клиенты и совершенно незнакомые люди, с которыми как раз и предстоит познакомиться. Для них мы делаем конференции, семинары, презентации, пресс-конференции.

Очень часто возникает соблазн убить двух зайцев и скомбинировать аудиторию: провести мероприятие и для внутренней, и для внешней аудитории. Это рискованный шаг, так как у этих аудиторий могут быть разные интересы. И тогда вероятно, что ни одна из аудиторий не будет удовлетворена.

Часто возникает вопрос, приглашать ли на корпоративные праздники Клиентов. Если это мероприятие готовилось для работников, Клиентов лучше не приглашать. Конечно, могут быть исключения, но это должны быть такие исключения, которые лишь подчеркивают правило. И наоборот, если это Клиентское мероприятие, работники компании-заказчика не должны там веселиться. На такое мероприятие можно пригласить людей из отдела продаж (если это презентация), техническую службу (если необходимо ответить на технические вопросы), то есть тех, кто придет на мероприятие, чувствуя свою ответственность, придет именно как на работу.

Во время презентации, нацеленной на продажи, постарайтесь, чтобы на 5-10 гостей приходился минимум один ваш продажник.

Если все же смешать сослуживцев и Клиентов, то обе аудитории будут не удовлетворены: каждая будет ощущать, что это мероприятие не для нее.

Но на то, какое именно мероприятие вы станете проводить, влияет не только аудитория – подход может сильно отличаться в зависимости от ваших целей.

Клиент не должен быть удовлетворен… Он должен быть счастлив!

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.

Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели– то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление. Например, целью может быть:

– сформировать пул лояльных партнеров;

– улучшить навыки презентаций у команды продаж;

– заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве.

Задачи– конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий. Например, задачей может быть:

– привлекать не менее 200 гостей ежедневно в салоны дилеров;

– получить десять новых потенциальных Клиентов;

– получить не менее десяти публикаций после пресс-конференции.

Формирование целей и задач мероприятия – ключевой момент для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.

Это не пустые слова. Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей и фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей с целями и задачами проведения мероприятия очень велик.

Еще раз.

Обратите внимание!Это самая распространенная ошибка! Весь процесс подготовки мероприятия должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам. Мелкие огрехи при подготовке и реализации исправить просто. Куда хуже, если вы упустите главное – цель, зачем все это делается.

В этой книге (как и в реальной работе при подготовке проекта) мы будем постоянно возвращаться к связи целей мероприятия и действий по его подготовке.

Теперь мы поговорим о практической стороне подготовки мероприятия. И здесь настало время ввести новое понятие – маркетинговый мультипликатор.Что это значит?

Вкладывая в некий проект силы и средства, вы рассчитываете на отдачу. Процесс подготовки мероприятия предполагает, что с вашей стороны будут сделаны определенные вложения, которые, по вашему плану, должны привести к некоему результату – цели мероприятия.

Результаты всегда должны значительно перевешивать вложенные ресурсы. Мероприятие обязано стать мультипликатором ваших маркетинговых усилий. В противном случае его лучше вовсе не проводить.