Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Исследования и другие предварительные работы

Технически организация любого мероприятия начинается с подготовки. Для того чтобы эффективно спланировать ваше мероприятие, нужно осознать общую закономерность его жизненного цикла. Наиболее логичную схему этого процесса разработал доктор Дж. Голдблатт.

Организация мероприятия начинается с исследования, далее наступает период поиска идей для мероприятия, его планирование и реализация, оценка результатов. В свою очередь, оценка результатов становится отправной точкой исследований для следующего мероприятия. Цикл повторяется.

В некоторой степени мы будем придерживаться этой модели.

Рассматривая эти этапы, давайте учтем, что опросы, анкетирования и пр., то есть исследования, делаются как по окончании мероприятия, так и до его проведения.

1. Поймите, зачем вы делаете мероприятие.

2. Поймите, зачем люди идут на мероприятие.

Мероприятия – такой же бизнес-процесс, как и другие, и здесь применимы те же методики. К более сложным мероприятиям вам придется дольше готовиться и использовать разные инструменты, подготовка небольших более проста и занимает меньше времени.

Разделим исследования на внешние и внутренние.

К внутренним исследованиям отнесем использование ставшего уже классическим SWOT-анализа и интерпретацию собственных данных компании.

К внешним исследованиям отнесем анкетирование и опросы участников, проведение интервью (индивидуальных, в фокус-группах, экспертное мнение), анализ конкурентной среды и т. д. В ходе исследований необходимо сравнивать результаты с поставленными целями и промежуточными данными.

Вы можете использовать собственные данные, полученные ранее, при организации других мероприятий. В первую очередь вы должны учитывать следующие показатели:

– общее число участников;

– число участников по различным сегментам и категориям;

– активность участников;

– эффективность рекламных каналов;

– удовлетворенность участников;

– финансовые показатели.

Проанализировав эти данные, вы сможете сравнить мероприятия и их успешность.

Используйте эти данные в качестве отправной точки при планировании очередного мероприятия. С большой долей вероятности вы уже можете предполагать, что следующее мероприятие или его часть будут в чем-то похожими на предыдущее.

Иногда собственных данных бывает вполне достаточно для планирования очередного мероприятия. Помните, что эти данные должны быть максимально достоверными. Другими словами, собственные данные – это вполне точный инструмент исследования. При анализе результатов всех других видов исследований вам придется учитывать их субъективность и возможную неточность.

Особенно важно обратить внимание на точность и надежность данных. Потому что, по законам Мерфи, то, что для одного человека ошибка, для другого – исходные данные.Можно посмотреть на статистику, где, например, 60 процентов респондентов уверены в том, что некоторую часть мероприятия нужно организовать именно так и не иначе. Но это могут быть результаты анализа, который сделан после опроса 20 близких по взглядам человек, друзей, обладающих сходным мнением. А ваше мероприятие может быть рассчитано на тысячу человек из разных регионов. И для них может быть совершенно другая статистика.

Вместе с собственными данными вы можете учитывать и сравнивать показатели мероприятий, проводимых конкурентами. Получить подобные данные, конечно, сложнее, но тем не менее вполне реально.

Участников вашего мероприятия, несомненно, нужно опрашивать. Помимо того что получение отклика от Клиента полезно для работы вашей компании, обращаясь к Клиенту, вы показываете, что его мнение для вас важно, что вы заботитесь о его удовлетворенности и планируете улучшить вашу деятельность.

Учтите, что анкета является односторонним каналом связи. В любом случае это будет поверхностное исследование. Вы не сможете взаимодействовать с Клиентом, отвечая на его вопросы по ходу заполнения анкеты. Он, в свою очередь, будет вынужден следовать заданному вами алгоритму – то есть отвечать только на то, о чем вы его спросите. Вы не получите исчерпывающей информации.

О чем спрашивать в анкете?

Хороших анкет вообще-то не так уж много. Вот несколько советов, как избежать типичных ошибок при их составлении.

1. Определите, что конкретно вы хотите узнать из анкеты. Ответ на этот вопрос не очевиден. Поэкспериментируйте и спрашивайте о важном.

2. Вопросов должно быть не очень много, так как люди устанут отвечать на них. В лучшем случае они сделают это формально, в худшем – просто не будут заполнять вашу анкету, испугавшись ее объема.

3. Не дублируйте один и тот же вопрос в разных вариантах. Не мельчите, переспрашивая о незначительных деталях после вопросов об общем впечатлении. Вы можете заставить человека задуматься о мелочах и, возможно, изменить свое общее мнение. А это не всегда в ваших интересах.

4. Только после некоторых вопросов оставьте место для развернутого ответа, где можно проявить творчество (например, дать отзывы или рекомендации). В других случаях подготовьте стандартизированную систему оценок. Такую анкету и Клиенту заполнять проще, и вам обрабатывать. Если этого не сделать, представьте, как потом вам придется приводить в единую систему оценки вида «хорошо», «твердая 4» и «понравилось».

5. Используйте ваш сайт (или сайт мероприятия) для анкетирования участников. Сайт имеет ряд преимуществ перед напечатанными анкетами, так как:

– это недорого;

– Клиент заполняет ответы на вопросы в удобное для себя время и в комфортной обстановке;

– данные предоставлены сразу в электронном виде и их легко обрабатывать.

И помните, что существуют стереотипы восприятия, которые нужно учитывать при составлении анкет. Проще всего объяснить это на конкретном примере.

Рассмотрим подробнее шкалу оценок, которой мы пользовались при составлении анкеты. Почему мы выбрали именно такую?

Как это работает и почему я считаю, что верхняя шкала правильная, а нижние – нет?