Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Эффективность алгоритмов

Отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущая нумерация «001», «002» и т. д. до 100.

Каждый файл переименовывать руками

1. Выбираете мышкой файл

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename

3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001»

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

5. Ставите мышь на следующий файл

6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты

Каждый файл переименовывать руками с использованием Shortcut буфера обмена

1. Выбираете мышкой файл

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename

3. Набираете название файла на клавиатуре

4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры

5. На клавиатуре Ctrl+C

6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

7. Ставите мышь на следующий файл

8. Правой кнопкой меню – пункт Rename

9. На клавиатуре Ctrl+V

10. Нажимаете курсор «вправо»

11. Вбиваете нумерацию «001»

12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

13. Повторяете 99 раз пункты 7–12

Пакетное переименование файлов с использование специального Soft

1. Запускаем программу ACDSee

2. Выделяем мышью 100 файлов

3. На клавиатуре нажимаем F2

4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк»

5. На клавиатуре набираем «###»

6. Жмем Enter

7. Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы. В России, кто помнит начало девяностых, Лексикон, МультиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться. Навык

Третий шкалик – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается навык с 7–9 повторений. Далее, с каждым успешным повторением, скорость работы будет выше при последующем выполнении. Получается, при прочих равных условиях, если вы 100 раз выполняли одну операцию, а другой человек – только 10, то в 101-й раз вы сделаете работу быстрее, чем другой в 11-й раз. Общая логика: чем большее количество раз я выполняю определенные действия, тем быстрее я могу выполнить их в следующий раз. Получается, мы можем упражняться, чтобы добиваться все большей скорости выполнения дел. И наконец, четвертый ползунок, «входящие».

Входящие

Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? Вверху 0 % – внизу 100 %. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале чтобы этот показатель был равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация 100 %, максимально эффективный алгоритм на сегодня, высокая степень автоматизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы успеете очень многое сделать за день.

Если формализация на 0 %, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого, выводим формулу успеха за день, четыре направления совершенствования:

1. Формализуйте свою работу

2. Ищите и осваивайте новые технологии

3. Отрабатывайте навыки

4. Защищайте свой день от входящих, «воров времени»

Это четыре направления, которые следует развивать. Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить водой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия на совершенствование каждого из них, вы сможете успевать каждый день все больше и больше выполнять дел. Как сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». На мой взгляд, замечательное открытие руководителя компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.

1. Восполнение потерь времени

2. Перенос несделанного

3. «Закрытые часы»

4. Альтернативы: постоянно искать пути улучшения

5. Согласование временных планов с планами других

6. «Три тележки».

В отличие от основных правил планирования дня, без которых нельзя получить качественный план, дополнительные правила – всего лишь рекомендация. Если основные сравнить с двигателем, колесами и бензином, то дополнительные – это уже тюнинг нашего рабочего графика. Тонировка, магнитола, кожаный салон, кондиционер. Дополнительные правила создают комфорт и позволяют вам достигать еще большего результата, чем основные. Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Восполнение потерь времени

Руководитель зачастую, если не каждый день, остается после работы, чтобы завершить дела. Похищая время личной жизни работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за растущей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа: если вам требуется 30–40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выполнено, осталось время – то идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30–40 минут, а не начинаем новые крупные дела.

Читать дальше