Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Однако не всегда бывает так просто расставить приоритеты. Для примера рассмотрим следующий перечень задач:

♦ отвезти тещу на дачу;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ сделать ремонт на кухне;

♦ сходить в школу на родительское собрание;

♦ сделать генеральную уборку;

♦ отремонтировать шкаф в прихожей;

♦ навести порядок в гараже.

В данном случае, скорее всего, первоочередная задача будет такая же, как и в предыдущем примере – отремонтировать автомобиль, поскольку сразу несколько других задач зависят от ее выполнения. Пока машина в ремонте, можно навести порядок в гараже. Родительское собрание в школе – задача, которая назначена на конкретное время не вами, поэтому вам придется под нее подстроиться.

После того, как вы забрали машину из ремонта, самое важное, наверное – это отвезти тещу на дачу: в первую очередь – чтобы не мешала своими советами делать ремонт на кухне, да и вообще – вы так ждали этого момента!

Теперь можно ехать на рынок за материалами для ремонта кухни, а заодно – купить там все необходимое для ремонта шкафа в прихожей. Шкаф лучше отремонтировать в первую очередь, поскольку эта работа – ничто по сравнению с ремонтом кухни. Ну а после этого – приступать к ремонту на кухне.

В конечном итоге у нас осталась лишь одна нерешенная задача – это генеральная уборка. Решение этой задачи (т.е. выполнение уборки) – логичное завершение всех ремонтных работ.

Очевидно, что такой порядок выполнения приведенных выше задач является наиболее оптимальным и позволит сэкономить значительное количество времени. Представьте, что было бы, если бы вы сначала сделали генеральную уборку, а после этого приступили к ремонту! Или сначала несли бы на себе с рынка материалы для ремонта кухни (а это ведь мало того, что очень тяжело – обои, плитка и др., но и неудобно), и только после этого – приступили к ремонту машины.

Тем не менее, бывает так, что среди перечисленных задач несколько являются по важности абсолютно одинаковыми, и очень сложно определить приоритет одной задачи над другой. В этом случае можно применить механизм, который рассматривается ниже.

Каждую из таких задач нужно написать на бумаге и письменно ответить на следующие вопросы:

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

После этого нужно сравнить полученную информацию по всем задачам, приоритет которых вы затруднились определить сразу – это позволит кардинально прояснить ситуацию. Чтобы было понятнее, рассмотрим на примере конкретную ситуацию.

Предположим, что вы не можете определить, какая задача важнее: поход в школу на родительское собрание или ремонт шкафа в прихожей . Вроде бы обе задачи примерно одинаковой важности, и выполнять каждую из них одинаково не хочется. Тогда проанализируем их в соответствии с приведенной выше методикой.

Задача «поход в школу на родительское собрание».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Моя очередь – в прошлый раз жена ходила.

• Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

• Неплохо бы уточнить – как он учится?

• А вдруг его классный руководитель – молодая красивая девушка?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• В прошлый раз жена должна была идти в прачечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вместо меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется – «Физика 6 класс». Значит, скорее всего – он учится в шестом классе, и идти никуда не надо.

• Вроде, я ж его полгода назад спрашивал, как успехи в учебе – говорит, в основном тройки, есть пара четверок. Ах, это по десятибалльной системе? Не важно, тройка ведь – не двойка. Главное – я в курсе дела, поэтому на собрание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч «Спартак» – «Торпедо».

• Вспомнил, классный руководитель – занудливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть.

• Нужно починить шкаф в прихожей.

♦ Какие преимущества я получу, если сделаю это вовремя?

• Не нужно будет идти на следующее собрание – наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание – можно будет отложить починку шкафа.

• У меня будут все основания утверждать, что я активно занимаюсь воспитанием ребенка.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Жена и теща будут ворчать, что я совсем не занимаюсь ребенком.

• В школе могут подумать, что ребенок растет без отца.

Задача «ремонт шкафа в прихожей».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Это нужно было сделать полгода назад.

• Если я в ближайшее время не починю шкаф, то жена и теща начнут требовать новый.

• Скоро у меня юбилей, должны быть гости – неудобно как-то, если шкаф не будет отремонтирован.

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• Полгода ждал шкаф починки – подождет еще немного.

• Если я хорошо угощу гостей, то наутро они и не вспомнят о моем поломанном шкафе.

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

• Жена и теща перестанут ворчать, что шкаф поломан.

• Можно будет утверждать, что я все свободное время, не покладая рук, занимаюсь домашним хозяйством.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Да вроде ничего особенного – все будет, как и сейчас; эта неисправная дверка провисит еще десять лет.

Для наглядности рекомендуется положить перед собой вопросы и ответы на них по каждой задаче так, чтобы все они были перед глазами – это позволит провести наиболее объективный анализ.

Если проанализировать две рассмотренные выше задачи, то большинство читателей наверняка придет к выводу – более важной задачей является поход в школу на родительское собрание .

Фиксирование и постановка задач – еще один важный элемент тайм-менеджмента. Здесь имеются в виду более глобальные задачи, нежели те, которые рассматривались в предыдущем разделе. Необходимо определиться – для чего именно вам нужен тайм-менеджмент? Что вы хотите – выкроить пару часов по средам и пятницам для занятий спортом или найти время построить, наконец-то, гараж на даче, о котором вы мечтаете уже пять лет. А может, вы желаете устроиться еще на одну работу, но при этом успевать делать все то, что вы делали до сих пор, и даже больше? Или вам просто надоело жить в режиме постоянного аврала, и вы хотите упорядочить свой жизненный уклад? Или – все перечисленное сразу, и еще что-нибудь?