Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Поставленные цели могут быть самыми разными, но необходимо, чтобы они были реальными и соответствовали вашему жизненному укладу. Например, если вы работаете на трех работах, четыре раза в неделю посещаете спортзал, регулярно занимаетесь закупкой продуктов питания, водите детей в спортивные секции и т.д., то не стоит планировать постройку гаража на даче своими силами в течение пяти дней – это заведомо нереально. А вот выкроить время для ежевечернего отдыха в кругу семьи или перед телевизором, а по выходным – для занятия каким-либо хобби, вполне реально.

В зависимости от поставленных вами целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

Достижение поставленных целей – это этап непосредственной реализации системы тайм-менеджмента.

В первую очередь нужно четко уяснить себе, что только от вас зависит процесс организации и управления своим временем. Многие полагают, что достаток времени определяется исключительно количеством насущных задач, и увеличение «капитала времени» возможно либо после сокращения их числа, либо после привлечения помощника (водителя, секретаря, домработницы, и т.д.).

Однако такое мнение ошибочно. Предположим, что вы сократили количество своих насущных задач: ребенка в садик теперь будете отводить не вы, а жена, и забирать его из садика – тоже; на работе отчет для высшего руководства теперь будете составлять не вы, а ваш заместитель; приводить в порядок деловые бумаги теперь будете не вы, а нанятый вами секретарь. Можно ли утверждать, что эти изменения решат ваши проблемы со временем?

Нет, конечно, а если и решат – то весьма в незначительной степени. В подтверждение этих слов достаточно вспомнить то, о чем мы говорили в предыдущих разделах, и в первую очередь – следующее: если вы не достигли определенного уровня самоорганизации и самодисциплины, нет смысла пытаться что-то изменить. Например, если в сад ребенка отводит теперь жена, а вы это время будете валяться в кровати, то никакого смысла с точки зрения экономии времени это иметь не будет. То же самое – вечером: если раньше вы забирали ребенка из садика, а теперь, свалив это на жену, сидите перед телевизором – положительного результата ждать не стоит: дела, которые вы не успевали решать раньше, останутся нерешенными и сейчас.

То же самое касается и работы. Допустим, что сейчас отчетность для высшего руководства будете составлять не вы, а ваш заместитель. Если освободившееся время вы будете проводить в курилке или тратить его на чтение анекдотов в Интернете, то с точки зрения экономии вашего времени ничего не изменится. То же самое касается деловых бумаг: можно нанять хоть пять секретарей – и без толку, а можно и своими силами держать деловые бумаги в порядке.

Здесь следует упомянуть и о необходимости грамотной расстановки приоритетов. Например, если вы едете на работу на машине, то вам, несомненно, удобнее самому отвезти ребенка в садик. А освободившееся время жена вполне может потратить на приготовление завтрака для всей семьи.

Теперь рассмотрим, как в рассмотренной выше ситуации можно поступить грамотно, сэкономив время не только себе, но и окружающим.

Итак, вы решили, что ребенка в садик будет отводить жена. Прекрасно! Поскольку у вас появилось с утра несколько свободных минут, их вполне хватит на следующее: быстро проверить на домашнем компьютере электронную почту (а вдруг там что-то очень важное, что желательно узнать до прихода на работу), сварить всей семье кофе и сделать сэндвичи. Это позволит избежать утренней суеты, которая имеет место быть в большинстве российских семей.

Ну а если отчет для высшего руководства будет составлять ваш заместитель, то освободившееся время можно использовать для наведения порядка в бумагах – это избавит вас от необходимости заниматься этим после работы либо в другое время, которое можно использовать на другие дела.

На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод: грамотная реализация процессов тайм-менеджмента позволяет выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада.

Достичь поставленных целей вам будет намного проще, если вы будете следовать перечисленным ниже советам.

♦ Рекомендуется крупные дела и задачи разбивать на более мелкие операции, если такое возможно. В этом случае вы как бы «откусываете» от большой задачи небольшие куски, и «поглощаете» ее по частям, что более удобно.

♦ Все операции должны быть равномерно распределены в течение дня, в соответствии с текущими целями и задачами.

♦ Информацию обо всех назначенных встречах необходимо фиксировать в ежедневнике. Каждый день рекомендуется просматривать внесенную ранее информацию дня на три-четыре вперед.

♦ Между спланированными заранее делами (мероприятиями, встречами, и т.д.) желательно оставлять некоторый промежуток времени. Иначе говоря, не стоит планировать дела таким образом, чтобы по окончании одного мероприятия сразу начиналось бы другое – иначе не останется времени для маневра в случае возникновения непредвиденной ситуации.

♦ Каждый день нужно формировать список дел и мероприятий на следующий день и на следующую неделю.

♦ Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет.

♦ На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня.

♦ В случае необходимости допускается переносить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней).

♦ Рекомендуется иметь четкий план действий на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.

В процессе достижения поставленных целей нужно обязательно вести учет времени, и при этом быть честным по отношению к себе. В процессе учета особое внимание следует уделять проявлениям нерационального использования времени. Нужно четко представлять себе, какую часть своего времени вам удается полностью контролировать, и стремиться к ее увеличению.

Неотъемлемая часть любого тайм-менеджмента (личного, корпоративного и др.) – это процесс подведения итогов.

Периодичность подведения итогов, в принципе, каждый человек определяет для себя самостоятельно. Тем не менее, рекомендуется подводить итоги после каждого пройденного дня и после каждой пройденной недели.

В процессе подведения итогов анализируется, насколько точно решенные задачи (дела, мероприятия, встречи и т.п.) соответствовали составленному ранее плану. В случае отклонений необходимо выяснить их причины и сделать соответствующие выводы. Например, если какое-то важное мероприятие сорвалось по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств (пробка на дороге, и т.п.), то есть смысл задуматься над тем, чтобы перед наиболее важными делами оставлять больше времени «для маневра». Если же важная встреча была отменена по причине того, что вы ее утром проспали – видимо, вам нужно уделять больше времени для отдыха и восстановления сил.