Виталий Семенихин - Кадровый документооборот

Форма трудовых книжек утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись о приеме работника на работу, и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, согласно данному Перечню хранятся постоянно, а иных работников – в течение 75 лет.

Обратите внимание!

В аналогичном порядке осуществляется прием работников на работу индивидуальным предпринимателем (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 «Оформление на работу у индивидуального предпринимателя»).

При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. Унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме на имя руководителя организации, указывая дату, с которой он приступает к работе, и должность. Кроме того, на заявлении работник ставит свою подпись и дату его составления.

Для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору работников применяются форма № Т-1, заполняемая на одного работника, и форма № Т-1а, заполняемая на группу работников. Данные формы составляются лицом, ответственным за прием работников, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заявлений и заключаемых трудовых договоров.

В них указываются:

– наименование организации-работодателя;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

– должность (специальность, профессия), категория квалификации;

– срок испытания (если такое испытание устанавливается);

– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.

Печать на приказе не ставится.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Оформленный и подписанный руководителем или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со ст. 68 ТК РФ принятым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Работник может потребовать заверенную копию этого приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

На основании приказа (распоряжения) вносится запись о приеме работника на работу в трудовую книжку и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Обратите внимание!

Реквизиты «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка «по» заполняется лишь при заключении срочного трудового договора.

Пример 1

На имя директора ОАО «Мираж» Королевым Д.П. было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244 о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2010 г.

Рассмотрим, как будет оформлен приказ о принятии на работу Королева Д.П.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Королев«16»июля2010 г. (личная подпись)

Пример 2

На имя директора ООО «Зодиак» Алексеевым В.Н. было написано заявление от 20 июня 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 26 июня 2010 г. на должность водителя. Между Алексеевым В.Н. и ООО «Зодиак» был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2010 г. № 123 о приеме на работу Алексеева В.Н. с 26 июня 2010 г.

Коптяевой И.В. на имя директора ООО «Зодиак» заявление было написано от 20 июня 2010 г. с просьбой о принятии ее на работу с 26 июня 2010 г. на должность секретаря-референта. Между Коптяевой И.В. и ООО «Зодиак» был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2010 г. № 124 о приеме на работу Коптяевой И.В. с 26 июня 2010 г.

Также Кузьмичев С.Н. написал заявление на имя директора ООО «Зодиак» от 20 июня 2010 г. о принятии его на работу с 26 июня 2010 г. на должность менеджера. Был заключен бессрочный трудовой договор между Кузьмичевым С.Н. и ООО «Зодиак» от 25 июня 2010 г. № 125 о приеме Кузьмичева С.Н. на работу с 26 июня 2010 г.

Рассмотрим оформление приказа о приеме на работу нескольких работников: Алексеева В.Н., Коптяевой И.В. и Кузьмичева С.Н.

При заключении трудового договора по соглашению сторон на основании ст. 70 ТК РФ может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Если в трудовом договоре отсутствуют условия об испытании, то это означает, что работник принят на работу без испытания.

Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), то условие об испытании может быть включено в трудовой договор, если только стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

Следовательно, работодатель не вправе установить работнику испытательный срок при приеме на работу, если работник с этим не согласен.