Виталий Семенихин - Кадровый документооборот

В трудовую книжку согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудового договора).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек, и постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Работодатель обязан (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если у данного работодателя работа является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Как следует из п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, бланками трудовых книжек обеспечиваются непосредственно работодатели.

При этом обеспечение работодателей указанными бланками производится по правилам, изложенным в Порядке обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденном приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках». В п. 9 постановления Правительства РФ № 225 указаны сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку при ее оформлении.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, например, если работник принят на работу 5 сентября 2009 года в трудовой книжке делается запись: «05.09.2009».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, согласно п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек вносятся следующим образом:

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав).

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных аттестата, удостоверения, диплома.

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения);

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так как этого требует строка («___»__________ 20___ г.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Таким образом, в титульном листе предусмотрено проставление двух подписей – лица, заполняющего книжку, и работника.

Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе недействительна.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка в соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

в графе 1 – ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 – указывается дата приема на работу;

в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации;

в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.

Если в период работы работнику присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. Делается это следующим образом: в вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж», а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.