Джей Салливан - Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Вот версия с фокусом на самом аналитике:

Я пересмотрел свое мнение о компании Acme. Несколько месяцев назад мы считали, что у нее здоровые основные показатели, а изменения, которые руководство внедряло в структуру компании, помогут исправить некоторые противоречивые шаги, сделанные в прошлом. Мы снова изучили вопрос и теперь убеждены…

Если я – финансовый консультант, слушающий сообщение, мне уже смертельно скучно. Аналитик использовал первые 15 секунд трехминутного сообщения, говоря о себе и своем мыслительном процессе. До сих пор я не услышал ничего, что смогу использовать в разговоре со своим клиентом.

Версия с фокусом на слушателях:

Сегодня же позвоните своим клиентам и рекомендуйте им продать акции компании Acme. Наша рекомендация покупать их несколько месяцев назад была правильной, но пришло время сменить тактику.

В первых двух предложения аналитик снабдил консультантов ключевой мыслью для звонка клиентам. Он сосредоточился не на самом сообщении, а на том, как аудитория этим сообщением воспользуется.

Трудно сказать, насколько быстро некоторые слушатели составят свое мнение о предмете. Дайте аудитории главную информацию в самом начале, чтобы их возможное мгновенное решение было основано на правильных мыслях. Не так уж часто ваши слушатели уделяют достаточно времени раздумьям над фундаментальными вопросами, связанными с их положением. Поэтому и вам, и вашей аудитории выгодно, чтобы послание было коротким, простым для понимания и сосредоточенным на нуждах слушателей. Таким образом вы сможете оказывать больше влияния на окружающих.

Иногда цель профессионального общения – просто поддержать отношения. Безусловно, немало деловых решений основано на аналитических данных и репутации, но не меньше их рождается из личных связей и отношений.

Вы по праву гордитесь тем, что предлагаете своим клиентам и заказчикам. Речь идет об уникальных услугах. Они основаны на вашем интеллекте, опыте, репутации компании. Вы предлагаете клиенту нечто особенное. Однако, к сожалению, с его позиции большинство ваших услуг вполне заменяемы. Он может купить качественные товары и услуги у вас, а если вдруг его не устроит качество сервиса или цена, он может перейти через дорогу и купить такие же прекрасные товары и услуги у кого-нибудь другого. Ничего плохого в этом нет: такого рода конкуренция помогает оставаться в форме. Благодаря ей мы стремимся быть все лучше и лучше и не впадаем в благодушное самодовольство. Именно это сочетание гордости и смирения обеспечивает динамичную профессиональную жизнь.

Поскольку мы все работаем на конкурентном рынке, нам необходимо укреплять отношения. Люди должны хотетьработать с нами – в противном случае им будет слишком легко начать работать с кем-то другим. Как общаться так, чтобы эти отношения укреплялись?

Давайте вернемся к базовому утверждению о том, что все мы думаем только о себе. Повторяю, я говорю это без всякого осуждения; это просто объективный факт. В непринужденной беседе, когда вас спрашивают: «Как дела?» или «Как прошли выходные?», следует предполагать, что вас спрашивают из вежливости, не ожидая глубокого анализа текущей ситуации в вашей жизни или поминутного описания дня рождения ребенка. Обычно простого ответа «Хорошие выходные. Без особых приключений, просто с семьей» вполне достаточно, а дальше следует ваш вопрос: «А вы?» Когда человек ответит, примерно с таким же количеством подробностей, задайте ему вопрос-другой. Вот и все. Укрепили отношения. Теперь к работе. Исходите из предположения, что большого интереса никто не испытывает. Если кто-нибудь захочет больше подробностей, можете сказать еще пару фраз. Разумеется, тут нет никаких железных правил. Если ваше первое предложение о дне рождения ребенка звучит так: «Ну, когда надувную крепость сняли с дерева и пожарные уехали…», то у вас есть право еще на несколько фраз. Говорите.

И, разумеется, учитывайте элементы культуры, этикета. В некоторых культурах принято так: сначала отношения, потом бизнес. Есть страны, где общение – первый шаг к отношениям, и только после построения искренних взаимоотношений можно начинать строить бизнес. В этом контексте «Как поживаете?» – не просто вопрос из вежливости. На самом деле вас спрашивают: «Кто вы?» Это неподдельный интерес, попытка узнать вас глубже уровня социальных условностей. В таких ситуациях будьте готовы к долгой беседе, подробным ответам и более глубоким вопросам со своей стороны.

Всегда сохраняйте положительный настрой. Если коллега или клиент спрашивают вас о недавнем отпуске, а вы начинаете со слов: «Ужасно! Отвратительно провели время!», знаете, что получается? У вас на душе все так же отвратительно, а слушать об этом никому не хотелось. Поделитесь нелепым моментом, обсудите невообразимую сумму, которую ваш друг выложил за холостяцкую вечеринку, или героические усилия по поиску развлечений для подростка в гостях у бабушки – все это показывает собеседнику, что вы тоже человек. Но после одного-двух предложений все это интересно только вашим ближайшим друзьям, и даже они начинают скучать. Отношения укрепляются, когда вы говорите о хорошем и переводите разговор на другого человека. Для выстраивания отношений важно больше узнавать о собеседнике. А когда говорите вы, то ничего не узнаёте.

Некоторым не даются светские разговоры. Вот вам простой рецепт. Начните с того, что лежит на поверхности. Если вы пришли на встречу с клиентом в плохую погоду, поговорите о дожде. Если вы никогда раньше не были у него в офисе, сделайте комплимент оформлению интерьера и спросите, как давно он в этом помещении. Во время отраслевой конференции в очереди к шведскому столу достаточно просто сказать: «Ничего себе. Они действительно постарались накрыть прекрасный стол» – глядишь, а беседа уже завязалась.

Многие не знают, с чего начать. Скорее всего, другая сторона чувствует такую же неловкость, думая, как представиться. Ваш визави будет рад любому вашему слову и будет склонен отреагировать соответственно. Вполне достаточно фразы вроде: «Я в первой раз на этой конференции. А вы уже бывали?» Другая сторона ответит – вот уже и беседа. Ловите сигналы другого человека. Если он спросит, откуда вы, достаточно ответить двумя-тремя фразами. Теперь ваша очередь задать вопрос. Простое правило: если вы слышите свой голос больше двух минут подряд, пришло время задавать вопросы. Помните, речь не о вас. Речь о нем.

А вы?

По большей части на собраниях, во время выступления необходимо передать какую-то информацию – с точки зрения того, какое отношение она имеет к конкретной аудитории. Но иногда все-таки нужно говорить о себе, обычно при знакомстве. Мы в Exec|Comm часто помогаем людям научиться представляться просто и понятно. Итак, вы проводите время с другими людьми. Например, на вечеринке у соседа или на приеме во время конференции. После небольшой прелюдии человек обязательно спросит: «Чем вы занимаетесь?»