Джей Салливан - Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Прежде чем читать дальше, запишите свой обычный ответ на этот вопрос.

Если вы похожи на большинство моих знакомых, значит, вы только что изобразили то, что написано на вашей визитке.

Я – управляющий директор в Citi.

Я – партнер в Deloitte.

Я – глава отдела кадров в Aetna.

Когда мы представляемся, называя свою должность, тем самым сообщаем, что наше видение себя основано на роли, том статусе, которого мы достигли. Посмею предположить, что мы станем влиятельнее и научимся лучше фокусировать внимание на других, если начнем видеть себя не в свете своего статуса, а с позиций того, чем мы служим людям. Кому от вашего труда становится лучше?

Вы не «юрист в области недвижимости», вы «помогаете строить дома».

Вы не «управляющий частным капиталом в компании UBS», вы «помогаете людям скопить достаточно денег на старость».

Вы не «директор старшей школы для девочек». Вы «помогаете девочкам вырасти в мудрых молодых женщин».

Если меня спрашивают, чем я занимаюсь, я никогда не отвечаю: «Я – партнер в Exec|Comm». Это никому ни о чем не скажет. Я говорю: «Я помогаю людям лучше общаться».

Разумеется, ваше сообщение о самом себе будет меняться в зависимости от того, кто перед вами, а также от контекста. Если я уже знаю, что мой собеседник – юрист, тогда в разговоре о работе я говорю: «Я помогаю юристам повысить навыки общения». Если передо мной бухгалтер, угадайте, чем я занимаюсь? «Я помогаю бухгалтерам повысить навыки общения». Главное, чтобы слова затрагивали собеседника.

Когда вы представляетесь с позиции того, как вы приносите пользу людям, это не только показывает ваш вклад в окружающий мир. Важно, что вы сами осознаёте свое действие в мире, а не просто выпячиваете статус.

Первая строчка вашего рассказа о себе должна звучать так, чтобы люди захотели услышать вторую. Однажды я помогал корпоративным юристам в транснациональной юридической компании повысить умение обрастать полезными связями и спросил, кем каждый из них работает. Первый сказал: «Я – партнер по налогам в такой-то компании». На самом деле, представившись партнером по налогам, вы не завязываете беседу; скорее, вы ее завершаете. Мы нашли массу более адекватных способов показать, что именно он делает для своих клиентов. Однако был там один человек, которому наша помощь не потребовалась. Он сделал карьеру, помогая структурировать финансирование проектов в области искусства. Когда я спросил его, чем он занимается, он ответил: «Я свожу деньги с фильмами». Какая прекрасная фраза! Мне тут же захотелось услышать подробности. И он не просто начал с сильного вступления, но после нескольких фраз о себе перевел фокус на меня, спросив, какие фильмы мне нравятся. Он знал, что заинтересовать людей своей персоной можно только тогда, когда не говоришь о себе слишком долго.

Итак, попробуем еще раз. Чем вы занимаетесь?

Я – член спортивного комитета своего клуба. На первой встрече комитета каждый новый член представляется остальным. После того, как я назвал себя и рассказал, что преподаю навыки общения, один из присутствующих сказал: «А вы когда-нибудь читали курс в American Express?» Я ответил утвердительно, но заметил, что с тех пор прошло никак не меньше десяти лет. Тогда он сказал: «Я вас помню. Я слушал эти лекции. Вы рассказывали историю о своей дочери, о том, что она даже в младенчестве прекрасно умела поддерживать зрительный контакт». Затем он кратко пересказал мою историю. Он запомнил важный обучающий момент благодаря этому рассказу, а сам рассказ он запомнил потому, что таково уж свойство историй – они не забываются.

У каждой истории есть начало, середина и конец. Ну… по крайней мере, большинство историй когда-нибудь заканчиваются. Один мой дядя рассказывал истории, которые тянулись так долго, что эта его привычка сделалась нашей семейной шуткой. Каждый раз, когда дядя Генри говорил: «Это напоминает мне…», все начинали закатывать глаза. Через минуту мой отец, брат Генри, начинал покашливать. Через две минуты мама вставала и спрашивала, не хочет ли кто-нибудь еще кофе, используя любой предлог, чтобы покинуть помещение. Через три минуты жена Генри Сьюзен говорила: «Переходи уже к сути, дорогой. Что там случилось?» Но дядя Генри не отличался догадливостью, поэтому всегда настаивал на своем: «Я до этого доберусь. Сначала я должен описать обстановку».

У каждого из нас есть свой дядя Генри. Не будьте дядей Генри.

Истории должны производить впечатление экспромта. При этом важно знать, чем вы начнете и чем закончите. Все хорошие истории начинаются и заканчиваются одинаково. «В некотором царстве, в некотором государстве…» и «Они жили счастливо и умерли в один день». Все истории начинаются фразой, которая, говоря словами дяди Генри, описывает обстановку. Обычно это значит время или место, задающее контекст. «Когда я только пришла на эту работу», или «в конце прошлой недели», или «у самого въезда в Дублин есть один бар…»

Поскольку ваши истории на деловые темы должны быть краткими и насыщенными, даже первая фраза должна так или иначе иметь отношение к главной мысли.

«Когда я только пришла на эту работу» важна, поскольку рассказчица собирается поведать нам о том, что произошло за годы ее работы в компании.

«В конце прошлой недели» задает тон рассказа о том, почему нужно сменить курс, выступив со стратегической инициативой, поскольку последние события требуют перераспределения ресурсов.

Важно, что бар находится именно в Ирландии – рассказчик хочет сообщить о том, как культурные нюансы влияют на возможность выстроить бренд за границей (а еще потому, что смешные вещи всегда происходят именно в ирландских барах).

В середине истории следует говорить о борьбе, наращивать напряжение. Вы объясняете суть проблемы, которая угрожала росту компании или мешала внедрению новой инициативы. Далее вы покажете, как мораль, вынесенная из той ситуации, приводит вас к мысли о путях решения сегодняшней проблемы. Длина истории и подробность изложения будут зависеть от аудитории и от цели. Решите, чего вы хотите добиться, и выбирайте детали соответственно.

Вам нужно знать не только первую, но и последнюю строчку. На работе мы рассказываем истории, чтобы убедить людей в своей правоте. Сделайте это четко и ясно. Необязательно заканчивать словами: «А смысл этой истории в том…», но, по сути, речь идет о чем-то похожем. Два человека могут услышать одну и ту же историю и сделать противоположные выводы о том, что вы желаете этим сказать. Если вы закончите словами: «Вот почему так важно, чтобы мы…», вы облегчите жизнь слушателям, а также гарантируете, что они услышат именно то, что вы хотите.