Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)

Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Так, к примеру, в соответствии со ст. 293 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (далее – УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля 2005 г.) за халатность, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом своих обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к службе, если это повлекло причинение крупного ущерба предусмотрено наказание в виде штрафных санкций в размере до 120 тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательных работ на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительных работ на срок от шести месяцев до одного года, либо ареста на срок до трех месяцев.

Обобщая функции кадровой службы (отдела) можно назвать следующие:

1) осуществление прогнозирования, перспективного и текущего планирования потребности в кадрах, их движения, подбора и расстановки;

2) осуществление систематического анализа состава кадров по профессиональному, общеобразовательному, возрастному и другим признакам;

3) организация рациональной системы учета кадров и их движения внутри организации;

4) осуществление процедуры подбора и расстановки кадров;

5) формирование и проведение кадровой политики при найме, продвижении, перемещении, вознаграждении и пр.;

6) разработка мероприятий по повышению квалификации кадров и их переподготовке;

7) подбор кандидатур для направления на учебу;

8) формирование кадрового резерва и работа с ним;

9) контроль и координация кадровой работы по всей организации. Проведение консультаций по работе с кадрами;

10) организация социального обеспечения персонала (страхований и пенсий);

11) проведение конкурсов на вакантные места;

12) организация процесса адаптации новых работников;

13) тарификация рабочих мест;

14) оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий труда;

15) выработка правил оценки результатов труда;

16) определение условий социального обеспечения;

17) установление компенсаций и льгот;

18) содействие улучшению психологического климата в коллективах;

19) управление трудовыми отношениями;

20) документирование работы с кадрами;

21) обработка, выдача и хранение соответствующих документов;

22) подготовка отчетов.

Вышеперечисленные функции могут быть разделены на традиционные (подбор и расстановка, повышение и награждение; оценка, контроль, документирование) и новые (определение потребностей в кадрах на известный период, составление программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр.), а также на основные (прогнозирование потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур, обеспечение медицинского обслуживания и пр.).

Это в общем, но каждая кадровая служба (отдел) состоит из сотрудников, которые имеют свои должностные обязанности.

Более подробно познакомиться с ними нам поможет незаменимый Квалификационный справочник.

Итак, возглавляет кадровую службу (отдел) начальник кадровой службы (отдела кадров).

Его должностные обязанности:

1) возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;